劳动合同续签的权责边界：HR如何协同业务部门做好用工风险管理

在劳动合同续签场景中，HR部门常面临一个现实难题：当业务部门明确表示不续签时，沟通责任究竟应该由谁承担？这个问题的答案直接影响企业用工风险管控的有效性。根据某地劳动仲裁委2023年度报告显示，因劳动合同终止引发的争议中，43%源于沟通程序不当，其中部门权责不清导致的沟通失误占比达27%。

一、劳动合同终止的法定程序与责任划分
《劳动合同法》第四十条明确规定，劳动合同到期终止需提前30日书面通知，或支付代通知金。但法律并未明确沟通主体，这要求企业必须建立内部管理机制：

1. 业务部门：基于业务需求与员工绩效评估，提出续签建议
2. HR部门：审核法律合规性，制定沟通方案，保存证据链
3. 管理层：审批重大人事决策，确保决策程序合法

某科技公司曾因业务主管直接告知员工不续签，且未保存沟通记录，最终被裁定支付违法解除赔偿金。这警示我们：沟通主体错位可能直接导致法律风险。

二、利唐i人事系统的流程管控解决方案
通过数字化系统构建标准流程，可实现权责分明、过程留痕：

1. 合同到期预警：提前90/60/30天三级预警机制
2. 评估流程电子化：业务负责人在系统中提交《续签评估表》，需包含具体评估维度及事实依据
3. 风险扫描功能：自动匹配员工司龄、特殊保护身份（孕产期、医疗期等）等风险点
4. 沟通任务分配：生成带法律文本的《沟通指引包》，自动分配至指定沟通人
5. 全流程留痕：沟通记录、文件签收、系统操作日志同步归档

某零售企业使用该系统后，合同终止纠纷同比下降68%，业务部门评估表完整率从53%提升至97%。

三、标准化的沟通实施五步法
1. 业务反馈确认阶段
– 要求业务部门提供书面评估报告
– 包含具体不续签理由（如绩效考核数据、岗位匹配度分析）
– 避免主观评价，聚焦可量化事实

1. HR法律风险评估
2. 核查是否存在无固定期限劳动合同情形
3. 确认是否涉及特殊保护群体

4. 核算法定经济补偿金标准

5. 沟通方案制定

6. 确定沟通人选：建议HR主导，业务主管配合
7. 制定沟通话术模板

8. 准备《终止劳动合同通知书》等法律文件

9. 实施沟通程序

10. 首轮沟通：HR说明法律依据，业务补充业务考量
11. 给予员工申诉通道

12. 签署《协商一致终止协议》（如适用）

13. 离职管理闭环

14. 工作交接清单线上化确认
15. 经济补偿金计算器自动核验
16. 离职面谈记录云端存档

四、数字化转型带来的管理升级
某制造企业通过系统改造实现三大突破：
1. 流程时效管控：合同到期处理周期从平均45天缩短至22天
2. 风险预警前置：系统自动拦截3例医疗期员工终止操作
3. 数据分析应用：发现某部门续签拒绝率异常偏高（达38%），推动人才盘点优化

五、常见误区与合规建议
误区1：业务部门单独沟通
风险：易出现承诺偏差，缺乏法定程序证据
对策：所有沟通必须双人在场，使用系统录音备案功能

误区2：忽视最后工作日确认
风险：可能产生事实劳动关系
对策：在系统中锁定员工权限，自动发送离职确认函

误区3：补偿金计算误差
风险：少算司龄、应发工资基数错误
对策：调用薪酬模块数据自动计算，生成补偿明细单

在劳动合同管理数字化进程中，企业需要建立三层防护：
1. 制度层：明确各部门权责清单
2. 系统层：固化合规流程节点
3. 数据层：留存完整证据链条

当不续签决定不可避免时，HR应当扮演好三个角色：流程设计师（设计合规路径）、风险把关人（拦截法律风险）、组织缓冲器（降低冲突烈度）。通过数字化工具的应用，将原本可能对立的人力资源决策，转变为可追溯、可分析、可优化的组织能力建设过程。