试用期员工不符合录用条件，证据不足时HR必须发书面通知吗？答案可能和你想的不一样

一位HR同行最近在社群里抛出一个难题：试用期员工工作态度散漫、业绩不达标，但公司没有留存完整的考核记录。这种情况该不该发书面解除通知？发通知怕被反诉违法解除，不发又担心员工赖着不走。这个两难抉择，80%的HR都曾遇到过。

根据最高人民法院公布的劳动争议白皮书，试用期解除纠纷占劳动争议总量的21.3%。更值得警惕的是，用人单位败诉率高达68%。这些数字背后，暴露的是多数企业用工管理的系统性缺陷。

一、法律条文背后的隐藏规则

《劳动合同法》第三十九条看似简单，实则暗藏玄机。其中”不符合录用条件”六个字，必须同时满足三个要件：
1. 存在具体可量化的录用条件
2. 有客观公正的考核记录
3. 解除程序合法合规

某互联网公司曾因录用条件表述为”具备较强学习能力”这样模糊的表述，在仲裁中败诉。裁决书明确指出：”用人单位对’较强’的判定标准应当有可操作的量化指标。”

二、证据不足时的”死亡陷阱”

当HR面临证据不足时，常见有三个认知误区：
1. 误区一：认为没有证据就不能解除
2. 误区二：为避免纠纷选择不书面通知
3. 误区三：用”协商解除”代替法定程序

某制造企业曾因未书面通知试用期员工，在员工离职三个月后被起诉要求恢复劳动关系。由于超过举证期限，公司无法补交证据，最终支付了6个月工资赔偿。

三、书面通知的四大法律价值

即便证据链存在瑕疵，书面通知仍是必要程序：
1. 程序合法性证明：证明公司履行告知义务
2. 诉讼时效起算点：书面送达日开始计算时效
3. 证据固定作用：防止员工主张不知情
4. 管理痕迹留存：体现企业规范用工态度

某零售企业HR分享实操经验：他们在书面通知中特别注明”如对本决定有异议，可在收到通知后3个工作日内提交申诉材料”。这个细节在后续仲裁中成为证明程序合规的关键证据。

四、证据不足时的补救方案

当发现证据薄弱时，建议采用”三步抢救法”：
1. 即时启动补充取证：在解除前完成以下动作
– 补签录用条件确认书
– 收集工作成果物证据
– 留存工作沟通记录
2. 设计缓冲解除方案：
– 延长试用期（需双方书面同意）
– 转换解除理由（如协商一致）
– 设置离职冷静期
3. 构建风险防火墙：
– 附条件解除协议
– 分期支付补偿金
– 保密及不起诉承诺

某科技公司创新使用”岗位胜任力诊断报告”，在解除前邀请第三方机构出具评估报告，成功补强证据链条。

五、预防胜于治疗的制度设计

建立三道防火墙可降低90%法律风险：
1. 录用条件体系化：
– 岗位说明书量化表
– 胜任力模型雷达图
– 新员工培养路线图
2. 考核过程留痕：
– 周报系统自动存档
– 导师评价双签确认
– 系统登录轨迹记录
3. 解除程序标准化：
– 三级审批流程
– 法务合规审查
– 送达见证制度

某上市公司开发试用期管理系统，自动触发考核提醒、留存操作日志、生成法律文书，将试用期纠纷率降低至0.3%。

六、特殊情形的处理要诀

遇到”三期”员工或工伤员工，处理更需谨慎：
1. 医疗期员工：优先考虑医疗期满解除
2. 孕期员工：确保解除理由与生育无关
3. 工伤员工：需劳动能力鉴定后处理

某外资企业遇到试用期怀孕员工表现不佳的情况，通过延长试用期至哺乳期结束，既规避法律风险又体现人文关怀。

写在最后：
试用期管理是劳动关系的”试金石”，更是企业管理的”显微镜”。每个解除决定都是对企业制度体系的一次压力测试。当证据不够完美时，书面通知不是可选项，而是必选项。它不仅是法律程序要求，更是企业规范化管理的宣言书。聪明的HR都懂得，真正的风险防控不是事后补救，而是把每个日常动作都变成证据链条的一环。