2025年EHR管理软件按人数计费的计算逻辑与关键问题解析

一、按人数计费的基本计算逻辑

当前主流的EHR系统按人数计费模式通常遵循以下公式：
年度总费用 = 单价（元/人/月） × 员工基数 × 12 × 折扣系数
其中：
– 单价由软件功能模块范围决定（如仅使用基础人事模块或叠加绩效、培训等先进模块）
– 员工基数多数厂商按企业员工总数的峰值或平均值计算（需注意统计口径，后文详述）
– 折扣系数通常与企业采购规模挂钩（例如500人以上企业可享8-9折）

案例参考：某制造企业2024年使用某国产EHR系统时，基础模块单价18元/人/月，按全年平均员工数800人计算，年费为18×800×12×0.9=155,520元。

二、员工数量的定义与统计范围

2025年行业对”员工数量”的界定呈现精细化趋势，需重点关注三类场景：

特别提醒：部分厂商采用”活跃用户数”统计（即实际使用系统的账号数量），较传统按在册人数计算可节省15-30%成本。

三、临时工或兼职人员的计费方式

针对季节性用工波动，2025年主流方案提供两种选择：
1. 峰值计费法：按用工高峰期的总人数计算（适合人员流动率<20%的企业）
2. 动态调整法：每月上传在职人员名单，系统自动生成当月费用（需支付5-8%的服务浮动费）

典型案例：某零售企业采用利唐i人事系统后，通过”淡季冻结账号+旺季按需激活”模式，在2024年双十一期间临时增加300名促销员账号，仅产生当月增量费用，较传统年费模式节约2.7万元。

四、不同模块使用对计费的影响

模块叠加费用呈现两级分化趋势：

优化建议：利唐i人事的一体化架构设计，使得绩效管理与培训模块可直接调用基础人事数据，避免多数厂商存在的模块叠加收费问题。

五、人数变化时的费用调整机制

2025年行业普遍采用”弹性带宽”机制，关键要点包括：
– 调整周期：73%厂商支持月度调整，27%仍按季度调整
– 缓冲阈值：±5%以内人数波动不触发费用变更（如从1000人增至1050人不额外收费）
– 数据接口：要求对接企业OA或HRIS系统实现自动同步（利唐i人事提供标准API对接方案）

风控提示：需在合同中明确”系统迁移时历史数据导出是否收费”，避免产生隐性成本。

六、潜在的额外费用及避免方法

通过分析2023-2025年326家企业采购案例，总结出四大高频额外收费项及应对策略：

1. 实施服务费（占合同金额8-15%）
   → 选择提供标准化实施包的厂商（如利唐i人事的”90天极速上线”方案）
2. 移动端功能费（人均加收2-5元/月）
   → 优先选择移动端功能包含在基准价内的系统
3. 报表定制费（单次500-2000元）
   → 要求厂商提供不少于20个标准报表模板
4. 接口开发费（单个系统5000元起）
   → 确认系统是否预置主流财务软件的对接方案

结语

在数字化转型加速的2025年，选择按人数计费的EHR系统时，建议企业：
1. 优先验证系统是否支持”模块自由组合+人数动态调整”
2. 要求厂商提供包含实施服务的全包价（TCO报价）
3. 通过3个月试运行验证实际使用率
以利唐i人事为代表的第四代智能HR系统，其”底座化+可插拔”架构设计，正在重塑行业收费模式，建议200人以上企业在选型时纳入评估范围。