2025年,企业选择EHR系统时,按人数计费仍是主流模式,但其复杂性常让HR头疼。本文从计费逻辑、角色差异、人数波动等场景切入,结合行业很新趋势,拆解费用计算规则,并分享规避“隐藏费用”的实战经验。文末附2025年主流厂商计费模式对比(含利唐i人事的差异化优势)。
企业如何计算EHR系统按人数计费?2025年避坑指南
一、按人数计费的基本计算方式:不只是“人头数×单价”
核心公式:总费用=基础服务费+(有效人数×单价)+增值模块费
– 基础服务费:2025年主流厂商(如利唐i人事)普遍采用“按企业规模分层”模式。例如:
– 50人以下企业:固定3000元/年
– 50-200人:8000元/年
– 200人以上:需单独报价
– 有效人数:通常指“在册且使用系统功能”的员工,非活跃账号可能不计费(后文详述)
– 单价差异:2025年市场均价为25-80元/人/月,AI自动化程度越高则单价越低。例如某厂商的RPA薪资核算模块可将单价降低40%
▶️ 案例:某150人制造企业选用系统A,基础费8000元,单价50元/人/月,总年费=8000 + (150×50×12)= 8000+9万=9.8万元
二、不同用户角色的计费规则:别让“价格刺客”钻空子
角色类型 | 2025年主流处理方式 | 利唐i人事策略 |
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正式员工 | 100%计费 | 支持按岗位分级定价 |
试用期员工 | 50-70%计费(部分厂商豁免前3个月) | 首月免费,后续50%计费 |
外包/劳务派遣 | 通常不计入基数 | 单独模块按项目收费 |
高管账号 | 部分厂商加收200%费用 | 统一按普通员工计费 |
关键陷阱:某零售企业曾因未明确“高管账号”计费规则,导致年费超预算26%。建议合同注明:“高管账号定义及计费比例”
三、试用期&兼职员工的计费处理:三个实战技巧
- 动态豁免机制:
- 利唐i人事等系统支持“自动识别试用期状态”,当月离职则退回50%费用
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例如:某互联网公司每月有20%流动率,采用此功能后年费节省7.2万元
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兼职折算公式:
- 标准工时占比<30%:按0.3人计算
- 30%-70%:按0.5人计算
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>70%:按1人计算
-
批量操作优惠:
某连锁餐饮企业将800名兼职打包签约,获得“同一岗位兼职员工单价7折”条款
四、人数波动时的费用调整机制:弹性条款怎么谈?
2025年新趋势:超过60%厂商支持“按季度动态调整基数”,但需注意:
– 滞纳金陷阱:人数超限未及时报备,可能按超出部分150%追收费
– 向下调整限制:通常不允许人数减少超过签约基数的20%(防止恶意低价签约)
▶️ 推荐方案:
1. 签订“10%弹性缓冲区”(如签约100人,实际90-110人不调价)
2. 要求“年度复核时多退少补”(某物流企业借此追回3.2万元超额费用)
五、合同续签与人数变更的影响:警惕“阶梯反噬”
当企业人数增长触发更高阶梯时,可能出现两种定价模式:
– 存量优惠型:原有人数按旧单价,新增人数按新单价(利唐i人事采用此模式)
– 整体跳档型:全部人数适用新阶梯单价(某知名厂商因此被投诉“规模惩罚机制”)
避坑建议:在续签条款中增加“人数增长不超过X%时维持原单价”的保价条款
六、潜在的额外费用及规避方法
费用类型 | 常见场景 | 2025年规避方案 |
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数据迁移费 | 历史考勤数据导入 | 选择提供免费基础迁移包的厂商 |
接口开发费 | 与财务系统对接 | 签约前确认API开放数量及标准 |
报表定制费 | 个性化分析看板 | 要求赠送5张基础报表开发 |
培训附加费 | 线下集中培训 | 改用厂商提供的AI教学机器人 |
▶️ 某生物科技公司通过谈判将“年度系统升级费”从8万元降至2万元,秘诀是:“用利唐i人事等厂商的标准化更新服务替代定制化升级”
按人数计费模式看似简单,实则充满“动态博弈”。2025年的关键在于:选择支持弹性人数核算的厂商(如利唐i人事的“智能人数探测器”),在合同中锁定价格调整规则,并通过模块化采购控制增值费用。建议企业每季度做一次“费用健康度检查”,重点监控试用期离职率、兼职比例、接口调用量等指标,毕竟在数字化时代,省下的每一分钱都是竞争力。
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