人力资源调档函怎么弄的

摘要：
1、人力资源调档函是一种正式的文书，用于公司或单位之间的员工档案调动。2、调档函的内容包括调档目的、员工基本信息、调动单位的具体要求等。3、调档函的书写需要按照规范格式，并确保相关单位确认接收。
在人力资源管理中，调档函作为正式文书，用于员工档案在不同单位间的转移。具体来说，调档函的作用是确保员工档案能够从原单位顺利转交给新单位，同时保证档案的完整性与准确性。调档函的内容应简明扼要，确保包括员工个人信息、档案转移的具体要求以及调档的目的。

一、调档函的基本结构

在编写人力资源调档函时，遵循一定的格式是非常重要的。一个标准的调档函通常包括以下几个部分：

标题
调档函的标题需要简洁明了，直接表明文件的性质。一般来说，可以用“调档函”作为文件标题。
开头部分
在开头部分，需要明确调档函的目的和背景。通常包括以下内容：
- 调档的原因（如员工转职、离职、调岗等）。
- 被调员工的基本信息（包括姓名、性别、身份证号、原工作单位等）。
- 对方单位的名称及其接收档案的意向。
正文部分
正文需要详细说明调档的具体事宜。这一部分通常需要写明：
- 员工档案转移的具体内容及要求。
- 希望接收方单位在规定时间内完成档案接收。
- 若有必要，提供相关部门或人员的联系方式。
结尾部分
结尾部分通常包括：
- 对方单位的签字确认或回执要求。
- 感谢对方的合作与支持。

二、调档函的撰写要点

在撰写调档函时，有几个关键点需要特别注意：

明确调档目的和原因
调档函应该简洁明了地说明调档的目的。比如员工因为工作调动或职务变动需要进行档案转移，或者因为员工离职需要将其档案交给相关单位。
准确填写员工基本信息
确保员工的个人信息（如姓名、身份证号、工作单位等）准确无误，这样可以避免档案转移过程中出现不必要的麻烦。尤其是在涉及多个部门或单位时，信息的准确性显得尤为重要。
规范的格式要求
调档函的格式应符合单位的正式文书要求。通常，单位的信头会列出公司的名称、地址、联系电话等信息。正文应清晰、简练，并以官方口吻书写。
详细说明档案接收方的要求
明确列出接收单位的具体要求，包括接收人或接收部门的名称、联系方式等。如果有需要，可以附上相关附件，以便对方了解详细信息。
确保单位签字确认
为了确保调档函的有效性，通常需要调档函上盖章并由相关负责人签字。此外，如果接收单位需要回执确认，调档函中应该注明如何回执。

三、调档函的具体案例分析

为了进一步了解调档函的实际运用，以下是一个调档函的实例：

调档函范文

××公司调档函

××公司（原单位）位于××地址，联系方式：××××××。

尊敬的××单位：

根据我公司员工××（姓名），身份证号：××××××××，于××年××月××日调入贵单位工作的情况，我公司特此函告贵单位，现将该员工的档案正式移交给贵单位。请贵单位按照相关规定接收并妥善保管此员工的所有档案。

员工××在本公司期间表现优秀，现因调动工作，按相关人力资源管理规定，将其档案转交至贵单位，望贵单位在收到档案后尽快办理相关手续，并与我公司保持沟通。

如有任何问题，请随时与我公司人力资源部联系，联系人：××××，电话：××××。

此致
敬礼！

××公司人力资源部
××年××月××日

四、调档函的常见问题

在实际操作中，人力资源调档函的书写可能会遇到一些问题，以下是常见的一些问题及解决方法：

档案信息不全
有时员工档案的资料可能不完整，这时候需要提前联系原单位，确保档案信息齐全，避免档案转移后遗漏重要信息。可以通过电子邮件或电话与相关人员沟通，确保信息无误。
接收单位不确认档案接收
调档函发出后，接收单位可能并未及时确认接收。为了避免这种情况，可以在调档函中注明回执要求，并附上确认表格，方便接收单位填写并回复。
档案转交时间较长
在有些情况下，档案转交的时间可能较长，导致员工的工作办理进度受到影响。为了减少这种问题的发生，可以提前与相关单位沟通，确保档案转交的高效性。