人力资源管理系统如何化解合同续签风险？——从人事系统实施到绩效考评的全流程解决方案

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员工合同到期超一年未续签是企业常见的人事风险，不仅可能引发“视为无固定期限劳动合同”“支付双倍工资”等法律后果，更暴露了企业流程不规范、数据不及时、决策主观等深层次管理痛点。本文结合人力资源管理系统的核心功能（如智能预警、流程自动化）、专业人事系统实施服务（从需求调研到落地运维）及绩效考评系统的联动作用（用数据支撑续签决策），为企业提供全流程解决方案，助力前置规避风险、优化人事管理、提升决策效率。

一、合同续签逾期的法律风险与企业管理痛点

1. 法律风险：从“小疏漏”到“大成本”

根据《中华人民共和国劳动合同法》第十四条、第八十二条规定，员工合同到期后，企业未及时续签且继续用工的，超过一年未订立书面劳动合同将视为双方已订立无固定期限劳动合同；超过一个月不满一年未订立的，企业需向员工支付每月应得工资两倍的双倍工资。此外，若企业此时想解除劳动合同，还需按工作年限每满一年支付一个月工资的经济补偿。例如某企业因遗漏2名员工的合同续签（超一年），最终支付了12万元双倍工资及3万元经济补偿，不仅增加了成本，还影响了企业声誉。

2. 企业管理痛点：人工模式的“不可持续性”

传统人工管理合同的模式往往存在三大痛点：信息分散、流程不规范、决策主观。信息分散体现在合同数据存储在Excel、档案袋或各部门电脑中，HR难以实时掌握所有员工的到期时间，容易因交接疏漏、工作繁忙导致遗忘；流程不规范则是续签决策依赖“口头沟通”“纸质审批”，缺乏可追溯性，若出现纠纷，企业无法提供有效证据；决策主观表现在部门负责人仅凭“印象”判断员工是否值得续签，未结合绩效、考勤等客观数据，容易引发员工不满。

二、人力资源管理系统：前置化解合同续签风险的技术引擎

人力资源管理系统的核心价值，在于将合同管理从“事后补救”转向“事前预防”，通过技术手段解决人工管理的漏洞。其针对合同续签风险的关键功能包括：

1. 合同到期智能预警：告别“遗忘式”管理

系统可根据企业需求设置预警阈值（如提前60天、30天），当员工合同即将到期时，自动向HR、部门负责人发送系统消息、邮件、短信等多渠道提醒。例如某零售企业设置“提前45天提醒”，HR收到提醒后能立即联系部门负责人启动续签评估流程，彻底避免“到期后才想起”的被动局面。

2. 合同信息集中化：从“碎片化”到“可视化”

系统将所有员工的合同信息（签订日期、到期日期、合同类型、续签记录、电子合同附件）集中存储在数据库中，HR可通过“员工姓名”“到期月份”“合同类型”等关键词快速查询。比如想了解“2024年12月到期的员工”，只需在系统中输入“2024-12”，即可获取完整列表，避免了人工翻找Excel的繁琐。

3. 续签流程自动化：从“人工传递”到“在线闭环”

系统支持“续签申请→部门评估→HR审核→合同生成”全流程自动化。部门负责人可通过系统提交员工续签意见（如“建议续签”“建议不续签”），同时系统自动关联绩效、考勤等数据；HR审核后，系统会自动生成续签合同或解除通知，员工通过电子签名即可完成确认。这种流程不仅减少了人工错误，还保留了完整的审批痕迹，若出现纠纷，企业能快速调取证据。

4. 多模块联动：用数据支撑决策

人力资源管理系统并非孤立的“合同工具”，它与绩效考评、考勤、薪酬等模块深度联动，为续签决策提供全面数据支撑。当员工合同到期时，系统会自动提取其最近一年的绩效评分（如“优秀”“良好”“不合格”）、考勤记录（如迟到次数、请假天数）及薪酬调整情况（如是否涨薪），生成“续签评估报告”。HR和部门负责人可根据这份报告，全面评估员工的“价值贡献”，做出更合理的决策。

三、人事系统实施服务：从“安装系统”到“融合管理”的关键桥梁

要让人力资源管理系统真正发挥作用，专业的人事系统实施服务是关键。优秀的实施服务不是“简单部署”，而是从企业实际需求出发，帮助企业优化流程、配置系统、培训人员，确保系统与企业管理深度融合。

1. 需求调研：找准企业“痛点”

实施团队首先会与企业HR、部门负责人、管理层沟通，了解当前合同管理流程（如“如何提醒续签？”“审批环节有哪些？”）、存在的痛点（如“跨区域门店合同管理困难”“数据不准确”）及未来需求（如“希望关联绩效模块”“实现电子签名”）。例如某制造企业反映“车间员工流动性大，HR难以实时掌握合同到期情况”，实施团队便将“实时合同状态更新”作为重点需求。

2. 流程梳理与优化：让系统适配企业

基于需求调研结果，实施团队会帮助企业优化合同续签流程。比如将原来的“人工提醒→部门提交纸质意见→HR审核→签订合同”流程，优化为“系统自动提醒→部门通过系统提交评估意见（附绩效数据）→HR在线审核→系统自动生成合同→员工电子签名”，减少“人工传递”的时间，同时确保流程“可追溯”。

3. 系统配置与定制化：解决“特殊需求”

实施团队会根据企业需求配置系统参数（如预警阈值、流程节点、权限设置），对于“特殊需求”还会进行定制化开发。例如某科技企业要求“员工技能证书有效期与合同续签挂钩”（如“技能证书过期的员工不得续签”），实施团队便在系统中增加“技能证书管理”模块，当员工证书即将过期时，系统会同时提醒HR和员工，确保续签条件“合规”。

4. 培训与运维：确保系统“用起来”

系统上线前，实施团队会对HR、部门负责人、员工进行培训（如“如何查询合同信息？”“如何提交续签申请？”“如何查看绩效数据？”）；上线后，还会提供“运维服务”（如解决系统bug、收集反馈优化功能）。例如某零售企业的门店负责人对系统不熟悉，实施团队便针对其开发了“快速上手指南”，并进行“一对一培训”，确保他们能熟练使用系统。

四、绩效考评系统：连接合同续签与员工价值的核心枢纽

合同续签的本质是“评估员工价值是否符合企业需求”，而绩效考评系统正是“量化员工价值”的工具。其在合同续签中的作用主要体现在以下三点：

1. 用数据替代“主观判断”

绩效考评系统通过量化指标（如销售额、项目完成率、客户满意度）和定性指标（如团队合作、责任心）评估员工表现。例如某软件企业规定“连续两年绩效评分≥90分（优秀）的员工，优先续签无固定期限劳动合同；绩效评分≤60分（不合格）的员工，需进行绩效改进计划”。这种基于数据的决策，避免了“凭关系续签”“凭印象续签”的问题，让员工感受到“公平”。

2. 绩效改进计划：给员工“改进的机会”

对于绩效待改进的员工，绩效考评系统会生成“绩效改进报告”（如“项目完成时间延迟”“客户投诉次数较多”），并建议改进措施（如“参加项目管理培训”“每周与主管沟通工作进展”）。HR和部门负责人可通过系统跟踪员工改进情况（如“培训参与率”“项目完成时间是否缩短”），若员工在改进期内达到要求，则续签合同；若未达到，则考虑不续签。这种方式既给了员工“改进的机会”，也让企业决策“更合理”。

3. 与合同管理模块联动：自动生成“续签评估报告”

绩效考评系统与人力资源管理系统的“合同管理”模块联动，当员工合同到期时，系统会自动提取其最近一年的绩效数据，生成“续签评估报告”。例如报告中会显示：“该员工2023年绩效评分为85分（良好），完成了12个项目，销售额较去年增长15%，客户投诉次数为0次，建议续签”。HR和部门负责人可根据这份报告，快速做出决策。

五、案例复盘：某制造企业用人事系统解决续签逾期问题的实践

某制造企业拥有500名员工，之前采用“Excel人工管理合同”，2022年有2名员工合同到期超一年未续签，被迫支付了12万元双倍工资及3万元经济补偿。2023年，企业引入了人力资源管理系统（含绩效考评模块），并选择了专业实施服务，解决了“续签逾期”问题：

1. 系统配置：设置“60天预警”

实施团队为企业配置了“提前60天提醒”功能，当员工合同即将到期时，系统自动向HR和部门负责人发送提醒。HR收到提醒后，立即联系部门负责人启动续签评估流程。

2. 联动绩效系统：用数据支撑决策

当员工合同到期时，系统自动提取其最近一年的绩效数据（如产量、次品率、出勤率），生成“续签评估报告”。例如某员工2023年产量较去年增长20%，次品率下降5%，绩效评分为90分（优秀），系统建议“续签”；另一名员工产量下降10%，次品率上升8%，绩效评分为55分（不合格），系统建议“不续签”，并生成“绩效改进计划”。

3. 结果：逾期率从4%降至0%

实施系统后，该企业2023年合同续签逾期率从2022年的4%降至0%，没有再发生“法律纠纷”。HR的工作效率也大幅提升（原来需要3天收集数据，现在只需1小时），部门负责人表示“用数据做决策，更有底气”。

六、结语

员工合同到期超一年未续签的风险，本质上是企业“管理流程不规范”“数据不及时”“决策主观”的综合体现。人力资源管理系统通过“智能预警”“流程自动化”“多模块联动”，帮助企业实现“前置化解风险”；专业的人事系统实施服务确保系统“与企业管理融合”；绩效考评系统则用“数据”连接“员工价值”与“企业需求”，三者协同发力，解决了传统管理中的痛点。

对于企业来说，引入人力资源管理系统不是“为了用系统而用系统”，而是要通过系统“优化流程”“提升效率”“规避风险”。只有将系统与企业的“实际需求”“管理文化”结合起来，才能真正发挥其价值，让人事管理从“被动救火”转向“主动预防”，为企业的发展提供“坚实的人力资源支撑”。

总结与建议

公司人事系统解决方案具有模块化设计、云端部署和智能分析三大核心优势。建议企业在选型时重点关注系统的可扩展性，确保能够随着企业发展灵活调整功能模块；同时建议优先选择提供移动端应用的解决方案，以满足现代企业移动办公需求；最后建议在实施前进行充分的员工培训，确保系统使用效果最大化。