人事管理系统如何助力企业规避用工风险？从一起旷工解除劳动合同纠纷说起

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本文结合一起因旷工引发的劳动合同解除纠纷，深入分析企业以旷工为由解除劳动合同的法律要件，探讨人事管理系统在合规流程规范、证据留存固化、风险预警防控中的核心价值。通过案例复盘揭示企业用工管理中常见的证据漏洞与流程瑕疵，并从人事管理系统的功能设计出发，说明其如何帮助企业满足《劳动合同法》对“规章制度合法性”“违纪事实证据性”“程序合理性”的要求。进一步对比人事系统本地部署与人事管理SaaS两种模式的优势，为不同规模企业选择适合的人事管理解决方案提供参考，最终总结企业利用人事系统优化用工管理的实践路径。

一、案例回顾：一起因“旷工”引发的解除劳动合同纠纷

2012年12月，闫某入职XX公司任生产部焊接组长，双方签订无固定期限劳动合同，约定工作地点为广州市海珠区、南沙区或公司指定临时地点。2017年1月至7月，闫某休产假期间，公司因经营需要撤销南沙区工作场所，于7月25日通过钉钉通知其7月31日到海珠区办公室上班。7月31日闫某休年假，8月1日到岗后，公司安排其从事采购助理工作，并告知原南沙区的餐费补贴、全勤奖、宿舍管理规定不再适用。闫某对此不满，未征得领导同意即于10点多离开公司，下午未返回；8月2日正常到岗但下午再次私自离开；8月3日起，闫某以“福利待遇未谈妥”为由提交事假申请，未获公司批准仍未到岗。

公司《员工手册》规定“连续旷工超过3个工作日者，构成重大过失，可解除劳动合同且不补偿”。问题随之而来：公司能否以“旷工”为由合法解除与闫某的劳动合同？

二、法律视角：旷工解除劳动合同的三大要件

根据《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条第二项规定，劳动者“严重违反用人单位的规章制度的”，用人单位可以解除劳动合同且无需支付经济补偿。但“严重违反”需满足三个核心要件，缺一不可。

1. 规章制度的合法性：民主程序+公示告知

公司的《员工手册》需经过“民主程序”（如职工代表大会讨论或全体职工讨论，与工会或职工代表协商确定），且已向劳动者“公示告知”（如培训签到、系统确认、书面签收）。若规章制度未经过民主程序或未公示，即使内容合法，也不能作为解除劳动合同的依据。

案例中，若公司能证明《员工手册》经过民主程序（如留存职工代表大会记录），且闫某已通过人事系统确认阅读（如钉钉中的“已读”状态或系统内的电子签名），则规章制度的合法性可得到支持。反之，若未留存公示证据，可能因“规章制度未告知”而导致解除行为无效。

2. 违纪事实的证据性：客观、完整、可追溯

公司需提供充分证据证明劳动者存在“旷工”行为，具体包括客观、完整且可追溯的考勤记录（如未打卡或打卡异常的系统自动生成记录，需劳动者确认）、请假审批记录（劳动者未提交请假申请或申请未被批准的系统留痕）、沟通记录（公司要求劳动者到岗的钉钉消息、短信等通知及劳动者未回应的证据），以及同事或HR的证人证言等辅助证据。

案例中，闫某8月1日、2日的“私自离开”是否属于“旷工”？需看公司的考勤制度：若规定“工作时间内未请假离开视为旷工”，且公司能提供闫某的打卡记录（如8月1日9点到岗，10点离开后未返回）、未提交请假申请的系统记录，则“旷工”事实成立。但需注意，若闫某主张“已向领导口头请假”，而公司无法提供反驳证据（如领导未批准的记录或沟通记录），则可能因证据不足而败诉。

3. 程序的合理性：通知、申辩、送达

公司在解除劳动合同前，需履行“通知义务”：书面通知劳动者旷工事实、规章制度依据及解除劳动合同的决定；听取劳动者申辩（如要求其提交书面说明）；通过合法方式（如直接送达、邮寄送达、人事系统送达）将解除决定送达劳动者。

案例中，若公司在闫某连续旷工3个工作日后，通过钉钉系统向其发送《解除劳动合同通知书》，并留存“已读”记录，且已听取闫某的申辩（如闫某提交的事假申请可视为申辩），则程序合法。反之，若未履行通知或申辩程序，可能因“程序违法”而导致解除行为无效。

三、人事管理系统：规避用工风险的“技术屏障”

上述案例中，公司若使用专业的人事管理系统（而非仅用钉钉等基础工具），可大幅降低用工风险。人事管理系统的核心价值在于：将合规流程“数字化”，将证据留存“自动化”，将风险预警“实时化”，从技术层面彻底解决企业用工中的“证据难留、流程难控、风险难防”问题。

1. 流程标准化：让合规“可复制”

人事管理系统可将“规章制度公示”“考勤管理”“请假审批”等流程标准化，避免人为操作导致的合规漏洞。例如，系统内设置“规章制度模块”，要求劳动者登录后必须阅读并电子签名确认，留存“阅读时间”“电子签名”等公示证据；对接打卡设备自动生成“考勤日报”，标记迟到、早退、旷工等异常并提醒劳动者确认；设置“请假流程”（如员工提交申请→部门经理审批→HR确认），系统自动记录申请时间、审批结果及未审批原因，彻底杜绝“口头请假”的争议。

案例中，若公司使用人事管理系统的“请假审批”功能，闫某的“私自离开”将无法以“口头请假”为由抗辩——因系统内无请假审批记录，公司可直接证明“未请假”事实。

2. 证据留存：让事实“可追溯”

人事管理系统的“电子证据”具有客观、完整、不可篡改的特点，符合《中华人民共和国民事诉讼法》关于电子证据的规定（如《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十四条）。常见的电子证据包括系统自动生成的打卡记录（含打卡时间、地点、设备等信息）、请假审批流程（含申请人、审批人、审批时间等记录）、消息中心的通知记录（含发送时间、接收人、已读状态等），以及系统内的聊天记录（含对话内容、发送与接收时间等）。

案例中，若公司使用人事管理系统的“消息中心”向闫某发送《到岗通知》，并留存“已读”记录（如钉钉中的“已读”状态或系统内的“阅读时间”），则可证明“公司已通知”；若使用“考勤日志”记录闫某的“未打卡”情况，并要求其确认（如系统内的“异常考勤确认”功能），则可证明“旷工”事实。

3. 风险预警：让问题“早发现”

人事管理系统可通过“数据统计”功能，实时监控用工风险。例如，系统自动统计劳动者的“连续旷工天数”，当达到《员工手册》规定的“3个工作日”时，向HR发送短信或系统提醒，提醒HR及时处理；统计劳动者的“请假次数”“请假时长”，若出现“频繁请假”或“请假未批准仍未到岗”的情况，向HR发送预警；生成“用工合规报表”，包含“规章制度公示率”“考勤异常处理率”“解除劳动合同程序合规率”等指标，帮助HR定期检查流程是否符合法律规定。

案例中，若公司使用人事管理系统的“旷工预警”功能，当闫某8月1日、2日连续旷工2天时，系统向HR发送预警，HR可及时与闫某沟通（如通过系统内的“聊天模块”询问原因），避免“连续旷工超过3个工作日”的情况发生，从而降低解除劳动合同的风险。

四、人事系统本地部署 vs 人事管理SaaS：不同企业的选择之道

人事管理系统主要有两种部署模式：本地部署（On-Premise）和SaaS模式（Software as a Service）。企业需根据自身规模、数据需求、预算等因素选择适合的模式，以最大化发挥人事系统的合规价值。

1. 人事系统本地部署：适合大型企业的“定制化解决方案”

本地部署模式是将人事系统安装在企业自己的服务器上，数据由企业自行管理。其核心优势在于数据安全性高（企业拥有数据完全控制权，适合金融、医疗等对数据敏感的行业）、定制化能力强（可根据企业规章制度、流程需求定制特殊考勤制度、复杂请假流程等功能）、集成性好（可与企业现有ERP、CRM等系统集成，实现考勤数据与薪资系统同步等数据共享）。

适用场景：大型企业（如员工人数超过1000人）、对数据安全要求高的企业、需要定制化流程的企业。

案例适配：若XX公司是大型制造企业，拥有完善的《员工手册》和复杂的考勤制度，选择本地部署的人事系统可定制“旷工统计规则”（如“工作时间内未请假离开超过1小时视为旷工”）、“通知模板”（如《到岗通知》《解除劳动合同通知书》），并与现有钉钉系统集成，实现数据同步（如将钉钉的打卡记录同步至人事系统的“考勤日志”）。

2. 人事管理SaaS：适合中小企业的“轻量化解决方案”

SaaS模式是人事系统由服务商提供，企业通过互联网访问，数据存储在服务商的服务器上。其核心优势在于成本低（无需购买服务器、雇佣IT人员，按订阅制付费，如每月 per user 收费）、更新快（服务商定期更新系统功能，如新增“电子签名”“风险预警”功能，企业无需自行维护）、易上手（系统界面简洁，操作流程标准化，适合中小企业无专业IT背景的HR使用）。

适用场景：中小企业（如员工人数少于1000人）、预算有限的企业、需要快速上线的企业。

案例适配：若XX公司是中小企业（如员工人数500人），选择人事管理SaaS可快速上线“考勤管理”“请假审批”“规章制度公示”等功能，无需定制化，直接使用服务商提供的“合规模板”（如《员工手册》模板、《到岗通知》模板），并通过系统的“证据留存”功能（如电子签名、已读记录），满足基本的合规需求。

3. 两种模式的核心差异

五、企业利用人事系统优化用工管理的实践路径

无论是本地部署还是SaaS模式，企业都可通过人事管理系统，优化用工管理流程，降低用工风险。具体实践路径可分为以下四步：

1. 完善规章制度的数字化公示

将《员工手册》《考勤制度》《请假制度》等上传至人事系统，设置“强制阅读”功能（如劳动者登录系统后，必须阅读并电子签名确认，才能进入其他模块）；系统自动记录“阅读时间”“电子签名”“IP地址”等信息，作为“规章制度已告知”的证据，彻底解决“公示难、留证难”问题。

2. 优化考勤与请假流程

对接指纹机、人脸识别等打卡设备，系统自动生成“考勤日志”，标记迟到、早退、旷工等异常并提醒劳动者确认；设置标准化“请假流程”（如员工提交申请→部门经理审批→HR确认），系统自动记录申请时间、审批结果及未审批原因，杜绝“口头请假”的争议；开启“旷工预警”功能，当劳动者连续旷工达到规定天数时，及时向HR发送短信或系统提醒，避免风险扩大。

3. 加强沟通与反馈的证据留存

使用系统的“聊天模块”进行HR与劳动者的沟通（如《到岗通知》《请假询问》），记录自动留存，作为“公司已通知”的证据；使用系统的“反馈表单”收集劳动者对“考勤异常”“规章制度”的反馈，自动留存为“申辩证据”，帮助企业应对劳动争议时占据主动。

4. 定期进行合规审计

使用系统的“合规报表”功能，生成“规章制度公示率”“考勤异常处理率”“解除劳动合同程序合规率”等报表，定期检查流程是否符合法律规定；根据报表结果调整流程，如“规章制度公示率”低则优化系统的“强制阅读”功能，“考勤异常处理率”低则加强HR培训（如及时处理异常考勤），形成“流程优化-合规审计-再优化”的闭环。

六、总结：人事管理系统是企业合规的“底层逻辑”

在劳动争议日益增多的今天，企业要规避用工风险，不仅需要完善的规章制度，更需要技术手段的支持。人事管理系统通过“流程标准化”“证据留存”“风险预警”等功能，帮助企业满足《劳动合同法》的要求，降低因“规章制度未告知”“证据不足”“程序违法”而导致的败诉风险。

对于大型企业，选择人事系统本地部署可实现定制化流程，满足复杂的合规需求；对于中小企业，选择人事管理SaaS可快速上线，降低成本，满足基本的合规需求。无论选择哪种模式，企业都需将“人事系统”与“规章制度”“HR培训”结合，形成“制度+技术+人”的合规体系，才能真正规避用工风险。

回到本文开头的案例，若XX公司使用了专业的人事管理系统，留存了“规章制度公示记录”“考勤记录”“请假审批记录”“沟通记录”等证据，且履行了“通知”“申辩”“送达”程序，则以“旷工”为由解除劳动合同的行为，将得到法律的支持。反之，若未使用人事系统，可能因证据不足或程序违法而导致解除行为无效，面临“支付经济赔偿金”的风险。

总之，人事管理系统不是“摆设”，而是企业规避用工风险的“技术屏障”。在数字化时代，企业要实现“合规用工”，必须借助人事管理系统的力量，将“人治”转化为“法治”，将“经验管理”转化为“数据管理”，才能在劳动争议中站稳脚跟，实现长期稳定发展。

总结与建议

公司人事系统具有操作简便、功能全面、数据安全等优势，建议企业在选择人事系统时，优先考虑系统的易用性和扩展性，确保能够满足企业不同发展阶段的需求。同时，建议选择提供完善售后服务的供应商，以便在系统使用过程中获得及时的技术支持。