当公司只剩10人：人事主管如何用人事管理系统与人力资源SaaS重构价值

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本文结合一位电商公司人事主管的真实经历，讲述了公司从五六十人骤减至十人后，人事工作从“忙到焦头烂额”到“无所事事”的困境。通过引入人事管理系统、优化人事系统维护流程及采用人力资源SaaS工具，她成功将事务性工作自动化，腾出时间聚焦于员工发展、业务赋能等价值创造环节，实现了从“事务执行者”到“业务伙伴”的转型。文章探讨了小公司HR如何利用数字化工具应对规模变化，重构自身价值，为同类从业者提供了可借鉴的路径。

一、当“忙到焦头烂额”变成“无所事事”：小公司人事的困境与思考

去年春天，我所在的电商公司还处于快速增长期，五六十人的团队每天都有新订单涌入，我的工作像上了发条——早上刚到公司就开始筛选简历，中午边吃外卖边回复面试邀约，下午办理入职手续，晚上熬到十点算薪资、做考勤。那时候，我总觉得“连喝口水的时间都没有”，甚至开玩笑说“自己是公司的‘救火队员’”。

可下半年行业环境突变，订单量骤减，老板不得不裁员。短短三个月，团队从五六十人精简到十人，原本忙碌的工作突然停了——招聘需求没了，简历箱里躺了半个月没新消息；薪资计算从每晚熬到十点变成只需半小时（员工少了，设置好公式后系统自动生成）；员工关系也简单了，以前常见的矛盾纠纷几乎消失。

刚开始，我享受这种“闲”，终于能喝杯咖啡看风景。可没过多久，焦虑涌上来——我开始问自己：“我存在的价值是什么？”作为人事主管，难道我的工作只是处理事务性事情？当这些事情没了，我还能为公司做什么？

二、人事管理系统：从“工具”到“核心支撑”的角色转变

老板的一次谈话点醒了我：“现在公司规模小了，但要活下去再发展。你能不能用更高效的方式处理工作，让团队更有凝聚力？”

我开始思考，是不是该用数字化工具优化流程？以前忙得没时间研究，现在正好有时间。于是我选了一款适合中小企业的人事管理系统，功能覆盖考勤、薪资、员工信息、绩效等多个模块。刚开始花了一周时间录入数据、设置公式，效果很快就显现出来。

薪资计算方面，以前得翻Excel逐一核对考勤与提成，稍不注意就会出错；现在只需导入考勤数据，系统就能自动生成薪资条，员工还能自助查询，大大节省了时间。考勤管理也变轻松了，以前员工问考勤，我得翻好几张表格找记录，现在系统有“自助查询”功能，员工自己就能查看，减少了我的工作量。更重要的是数据的价值，通过考勤数据，我发现有几个员工经常晚到是因为通勤时间长，于是把这个情况反馈给老板，后来公司调整了上班时间（从九点改成九点半），员工的积极性明显提高了。

这时候我才明白，人事管理系统不是“大企业专利”，小公司更需要——它能把HR从事务性工作中解放出来，聚焦价值创造。

三、人力资源SaaS：让小公司人事工作“轻量化”的关键

虽然人事管理系统解决了考勤、薪资等基础问题，但我还是觉得不够——比如未来若有招聘需求，还是得去多个平台逐一发布；想做在线培训，也没有合适的工具支撑。这时候，人力资源SaaS进入了我的视野。

人力资源SaaS是基于云计算的服务模式，按订阅付费，成本低、功能全，正好符合小公司的需求。我对比了几个平台，最终选了一款专注中小企业的SaaS产品，它的“轻量化”特点很对我的胃口——不用安装软件，登录账号就能用，功能还能模块化选择（比如招聘、培训、绩效等模块，需要哪个选哪个）。

用了这款SaaS后，工作效率进一步提升了。招聘模块整合了58、智联等多个招聘平台，发布一次职位就能同步到多个渠道，不用再一个个平台去发；AI简历筛选功能还能自动识别符合要求的简历，过滤掉无关信息，省了我大量筛选时间。培训模块有很多在线课程，涵盖电商运营、客户服务、团队管理等领域，我可以根据员工的需求选择课程，员工随时都能学习；系统还能跟踪学习进度，我可以针对性地给员工提供帮助。绩效模块也很实用，能自定义绩效指标（比如销售提成比例、客服响应时间等），系统会自动统计绩效数据并生成报表，不用再手动统计了。

比如今年春天，公司要招运营经理，我用SaaS发布职位，很快收到很多简历，AI筛选出几个符合要求的候选人，安排面试后没过多久就招到了合适的人。这要是在以前，可能要花一周时间。

四、人事系统维护：不是“善后”，而是“价值延续”的必修课

刚开始用系统时，我犯了一个错误——以为只要录入数据、设置好公式就万事大吉了，没想到很快就出了问题。比如有次算薪资时，发现一位员工的薪资少了，查了半天才知道是考勤数据没及时更新；还有一次，一个员工查社保，系统显示的还是他离职前的信息，原来是我没及时删除旧数据。

这些问题让我意识到，维护不是“善后”，而是“价值延续”的必修课。于是我制定了一套系统的维护流程：每月末，检查员工信息，删除离职员工的数据，更新在职员工的联系方式、社保等信息；每季度，检查系统功能是否正常（比如考勤是否能正常打卡、薪资公式是否正确），及时修复bug；每年年初，根据公司变化调整流程（比如人数减少后，简化了入职手续——以前跑三个部门签字，现在系统提交申请，老板在线审批即可）。

维护让系统保持了活力，也让它更好地适应了公司的变化。

五、从“被动执行”到“主动赋能”：人事主管的转型密码

用了人事管理系统和人力资源SaaS后，我再也不是“忙到焦头烂额”的HR了——我有了更多时间做价值创造的事。

比如员工发展方面，通过系统数据，我发现员工对电商运营新知识的培训需求很大，于是给老板建议做在线培训，并用SaaS的培训模块找了相关课程，员工随时都能学习，技能提升了，公司的业绩也有了好转。绩效优化方面，通过绩效数据，我发现销售部门的提成计算有问题，有些员工的提成没及时发放，导致他们有抱怨，于是我帮他们优化了提成公式，及时统计并发放提成，解决了这个矛盾。更重要的是业务赋能，现在老板调整战略时，会主动问我：“你觉得我们需要什么样的人才？”“绩效体系要不要调整？”我再也不是以前那个“打杂的”，而是成了老板的“业务伙伴”。

结语

对于小公司HR来说，“闲”不是终点，而是思考的起点——思考自己的价值在哪里，思考如何用工具优化流程，思考如何从“事务执行者”变成“业务伙伴”。

人事管理系统、人力资源SaaS不是“奢侈品”，而是小公司HR的“必需品”——它们能帮我们从繁琐的事务性工作中解放出来，腾出时间聚焦价值创造。而人事系统的维护，则是让这些工具保持活力、适应公司变化的关键。

未来，无论公司规模是大还是小，我都会继续用数字化工具优化工作——因为我知道，只有不断改变，才能跟上时代步伐，才能在激烈竞争中生存下来。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1）自主研发的智能算法可精准匹配岗位需求；2）模块化设计支持快速定制开发；3）银行级数据安全保障体系。建议客户：优先选择支持移动办公的SaaS版本，分阶段实施系统升级，并定期组织员工培训以提升使用效率。