人力资源管理系统升级：如何用移动人事系统解决固定期限合同续签痛点？

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本文结合《中华人民共和国劳动合同法》的核心规定，探讨企业在员工连续签订两次一年期固定期限合同后，面临的无固定期限合同续签义务及实操痛点，涵盖企业或员工不愿签订的场景及背后的法律风险。在此基础上，提出通过人力资源管理系统升级（尤其是移动人事系统）优化合同管理流程、实现风险防控的解决方案，为企业解决“要不要签”“怎么签”的问题提供技术支撑。

一、连续两次固定期限合同后的法律边界：无固定期限合同的“强制续签”规则

根据《劳动合同法》第14条第2款第（三）项规定：“连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。”

这一规定的核心逻辑是：两次固定期限合同后，企业与员工的“用工稳定性”已形成，法律倾向于保护劳动者的长期就业权。具体需满足三个条件：一是连续订立两次固定期限劳动合同（如两次一年期合同）；二是劳动者无《劳动合同法》第39条（过错性解除）、第40条第1项（医疗期满不能从事原工作）、第2项（不能胜任工作）规定的情形；三是双方同意续订劳动合同（若企业不续签，需支付经济补偿；若员工不续签，企业无需补偿，但需符合法定条件）。

举个常见场景：员工李某2021年1月与A公司签订1年期合同，2022年1月续签1年，2023年1月合同到期前，A公司决定续签。此时，若李某未明确提出“要签固定期限合同”，A公司必须与其签订无固定期限劳动合同。若A公司强行要求签固定期限，或直接终止合同，李某可向劳动争议仲裁委员会申请两项诉求：一是要求A公司支付未签订无固定期限劳动合同的双倍工资（从应当签订之日起算，最长11个月）；二是若终止合同，要求支付经济补偿（按工作年限，每满1年支付1个月工资）。

需注意：“连续订立”指的是“无中断的两次固定期限合同”，若中间有中断（如员工离职后重新入职），则不适用此规则。

二、企业与员工的“不愿签”痛点：实操中的两难与风险

但在实际管理中，企业与员工对无固定期限合同的“不愿签”场景，却让这一规则的落地充满两难与风险。这种场景主要分为两类：企业不愿签和员工不愿签，两者都可能引发法律风险。

（一）企业不愿签：担心“灵活性丧失”与“成本增加”

企业不愿签无固定期限合同的核心原因是对“长期用工”的担忧：一方面，管理灵活性降低——无固定期限合同没有明确终止日期，企业若想解除合同，需符合《劳动合同法》第39条（过错）、第40条（非过错）的严格条件，否则可能构成“违法解除”，需支付2倍经济补偿（即“赔偿金”）；另一方面，用工成本上升——无固定期限合同员工的社保、福利等成本长期固定，若员工出现效率下降或岗位调整，企业无法通过“合同到期”终止关系，可能增加冗余成本；此外，部分企业（如互联网、零售等流动性高的行业）更倾向于“短期用工”，认为无固定期限合同会降低团队活力。

但企业若因“不愿签”而违反法律规定，将面临更严重的后果。例如，某科技公司2022年对12名连续两次签订1年期合同的员工，未征求意见直接续签固定期限合同，其中3名员工申请仲裁，公司最终支付了共计21万元的双倍工资赔偿（按员工月均工资1.5万元计算，每人7个月）。

（二）员工不愿签：“主动选择”或“被动博弈”

员工不愿签无固定期限合同的原因更复杂，主要包括：追求“补偿金”——部分员工认为，若企业终止固定期限合同，需支付经济补偿（N），而无固定期限合同无法通过“合同到期”获得补偿，因此故意拒绝签无固定期限；职业规划需求——如员工计划短期内离职（如考公、创业），认为无固定期限合同会限制其“自由离职”（实际上，员工提前30天通知即可解除，无固定期限合同不影响）；对企业信心不足——担心企业未来经营不善，无固定期限合同无法保障权益（如裁员时，无固定期限员工与固定期限员工的补偿标准一致）。

例如，某制造企业员工王某连续两次签订1年期合同，第三次续签时，王某明确表示“不愿签无固定期限”，要求签6个月固定期限。企业HR未留存王某的书面声明，仅口头同意。后来王某因个人原因离职，却以“企业未签无固定期限合同”为由申请仲裁，要求双倍工资。因企业无法提供证据，最终败诉。

三、人力资源管理系统升级：从“人工管理”到“智能防控”的破局之路

传统人事管理中，合同续签的痛点主要源于“信息差”与“流程漏洞”：人工记录合同期限易遗漏“连续两次固定期限”的情况；续签协商过程无书面记录，若员工反悔，企业无法举证；流程效率低，如纸质通知需邮寄、签字，耗时久且易丢失。

人力资源管理系统升级的核心价值，就是通过技术手段解决这些问题，实现“合同管理的全流程数字化”。具体来说，升级后的系统可实现以下功能：

（一）合同期限自动预警：避免“遗漏续签”

系统通过录入员工的合同信息（如签订日期、期限、续签次数），自动计算“连续两次固定期限”的节点，并在合同到期前30-60天向HR发送预警（如邮件、系统消息）。例如，员工张某的两次1年期合同将于2024年3月到期，系统会在2024年1月提醒HR：“张某已连续签订两次固定期限合同，需准备无固定期限合同续签事宜。”

这种“提前预警”可避免企业因“忘记续签”而导致的“事实劳动关系”风险（根据《劳动合同法》，未签合同超过1个月，需支付双倍工资）。

（二）续签流程自动化：从“协商”到“签署”的闭环

升级后的系统可将续签流程标准化、自动化：首先，生成个性化续签通知——系统根据员工的合同历史（如连续两次固定期限），自动生成《续签通知书》，明确告知员工“本次续签的法律选项”（无固定期限或固定期限）、“不同选项的法律后果”（如无固定期限合同的稳定性、固定期限合同的到期终止权）；其次，员工自主选择——员工通过移动人事系统（如手机APP、小程序）查看通知，选择“续签类型”（无固定期限/固定期限/不续签），并填写“选择原因”（如“个人职业规划需要”“希望保持灵活性”）；再次，电子签名确认——若员工选择“固定期限”，系统自动弹出《员工主动要求签订固定期限劳动合同声明》，要求员工通过电子签名（符合《电子签名法》规定）确认，签名数据同步存储在系统的加密数据库中；最后，流程归档——HR可实时查看员工的选择结果，系统自动将《续签通知书》《声明》《电子签名记录》归档，形成完整的“证据链”。

例如，某零售企业通过人力资源管理系统升级，将续签流程从“线下7天”缩短至“线上1天”：员工在手机上选择“固定期限”，并电子签名，系统自动将记录同步给HR，HR无需再手动整理纸质材料，有效避免了“证据丢失”的风险。

（三）风险实时监控：从“事后救火”到“事前预防”

系统通过大数据分析，可实时监控“无固定期限合同续签率”“员工选择固定期限的比例”“未续签员工的原因分布”等指标，帮助企业提前识别风险：若某部门“固定期限合同选择率”过高（如超过50%），系统会提醒HR：“该部门员工可能对无固定期限合同存在误解，需开展沟通（如宣讲无固定期限合同的权益）；若员工选择“不续签”的原因集中在“企业待遇降低”，系统会提示HR：“需检查该员工的薪酬是否符合市场标准，避免因‘降低待遇’导致的经济补偿风险（根据《劳动合同法》，企业降低待遇导致员工不续签，需支付经济补偿）。

四、移动人事系统的“场景化应用”：解决“不愿签”的实操难题

移动人事系统作为人力资源管理系统的“前端延伸”，可实现“员工与企业的实时互动”，尤其适用于解决“不愿签无固定期限合同”的场景。以下是两个典型案例：

（一）案例1：员工不愿签无固定期限——“主动选择”的证据留存

某餐饮企业员工刘某连续两次签订1年期合同，第三次续签时，刘某通过移动人事系统选择“固定期限”，并填写原因：“计划6个月后回老家创业，希望合同到期后能顺利离职。”系统自动生成《声明》，刘某电子签名确认。

3个月后，刘某因创业失败，反悔要求企业签无固定期限合同，并声称“企业未征求其意见”。企业通过系统调出《声明》和电子签名记录，仲裁委员会认定“员工主动要求固定期限”，企业无需承担责任。

（二）案例2：企业不愿签无固定期限——“合规协商”的流程支撑

某制造企业因“生产线调整”，希望对部分连续两次签订1年期合同的员工，续签“6个月固定期限”合同（以便调整岗位）。通过移动人事系统，企业向员工发送《协商函》，明确说明“生产线调整的背景”“6个月固定期限合同的目的”（如“岗位培训期”）、“调整后的薪酬待遇”（不低于原标准）。

员工通过移动人事系统查看后，12名员工中有9名选择“续签6个月固定期限”，并电子签名；3名员工选择“无固定期限”，企业按照法律规定与其签订。最终，企业既实现了“岗位调整”的目标，又避免了法律风险。

五、总结：人力资源管理系统升级是“合规”与“效率”的双赢

对于企业来说，“连续两次固定期限合同后要不要签无固定期限”的问题，本质是“法律义务”与“管理需求”的平衡。人力资源管理系统升级（尤其是移动人事系统）的价值，在于通过技术手段将“法律规定”转化为“流程标准”，将“人工风险”转化为“系统防控”：对HR而言，系统的自动预警、流程自动化能减少遗漏和错误，提升工作效率；对企业来说，电子签名与证据归档可避免举证不能的风险，降低法律成本；对员工而言，移动人事系统的自主选择和透明化流程能增强对企业的信任，提升归属感。

在劳动力市场日益规范的今天，企业要解决“合同续签”的痛点，不能依赖“侥幸心理”，而应通过人力资源管理系统升级，实现“合规管理”与“效率提升”的双赢。毕竟，技术不是“替代人”，而是“帮助人”——帮助企业更精准地遵守法律，更智慧地管理员工。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域拥有显著优势：1）自主研发的智能算法可实现考勤、排班、绩效等模块的自动化处理；2）支持多终端访问，PC端与移动端数据实时同步；3）提供定制化开发服务，满足不同行业特殊需求。建议企业在选型时重点关注：系统扩展性、数据安全机制、与现有ERP/财务系统的对接能力，并要求供应商提供至少3个同行业成功案例。