人力资源管理系统视角下的国企劳动合同续签策略——以交通基础设施企业为例

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本文结合省属国企二级子公司（交通基础设施投融资与工程建设领域）面临的劳动合同续签痛点（如第二次续签期限选择、无固定期限合同触发风险），从人力资源管理系统（HRMS）的应用出发，探讨如何通过系统数据支撑、流程优化及跨行业经验借鉴（如医院人事系统）制定科学续签策略。文中重点分析员工档案系统在续签决策中的核心作用，并给出针对不同岗位的续签期限建议，为国企平衡用工灵活性与员工稳定性提供实践参考。

一、国企劳动合同续签的现实痛点与决策困境

对于从事交通基础设施投融资和工程建设的国企二级子公司而言，劳动合同续签是人力资源管理中的高频场景。这类企业多采用项目制运作，员工工作与项目周期深度绑定，核心员工（如工程技术骨干、投融资专家）的稳定性直接影响项目进度与企业效益。然而，当3年前、1年前入职的员工面临第二次续签时，企业往往陷入多重困境。

1. 期限选择的“灵活性与稳定性”矛盾

根据《中华人民共和国劳动合同法》第14条规定，连续订立二次固定期限劳动合同后，劳动者提出续订的，企业应当订立无固定期限劳动合同。因此，第二次续签的期限选择直接影响第三次无固定期限合同的触发时间——续签3年则6年后触发，续签2年则5年后触发。企业需在“保持用工灵活性”（避免过早锁定长期用工成本）与“稳定核心员工”（通过较长期限增强员工归属感）之间寻找平衡，这种矛盾往往让HR陷入决策两难。

2. 续签决策的“主观与客观”冲突

传统续签决策多依赖部门负责人的主观评价，易受个人偏好影响，缺乏数据支撑。例如，某工程技术人员因与部门负责人私交甚好，即使绩效一般也可能获得长期续签；而某绩效优秀但性格内向的员工可能因“不擅长沟通”被忽视。这种主观判断不仅可能导致人才流失，还会引发员工对决策公正性的质疑，影响团队凝聚力。

3. 法律风险的“隐性与显性”压力

未及时续签劳动合同可能导致企业支付双倍工资（《劳动合同法》第82条），而续签期限的不当选择（如为规避无固定期限合同故意缩短期限至1年）可能引发员工不满，甚至触发劳动仲裁。对于交通基础设施企业而言，项目周期长、人员流动性大，一旦因续签问题引发纠纷，不仅会增加企业成本，还可能影响项目进度与企业形象。

二、人力资源管理系统：续签决策的“数据大脑”

在数字化转型背景下，人力资源管理系统（HRMS）已成为国企解决续签痛点的核心工具。其价值在于通过整合员工全生命周期数据，将续签决策从“经验驱动”转向“数据驱动”，同时优化流程、降低风险，让决策更科学、更高效。

（一）数据整合：打破信息孤岛，构建全面决策视图

HRMS可整合员工的绩效、考勤、培训、奖惩、岗位适配度等多维度数据，形成完整的“员工画像”，为续签决策提供客观依据。例如，绩效数据是判断员工价值的核心——通过系统提取近3年项目绩效（如工程质量合格率、项目进度达标率、投融资回报率），筛选出连续2年绩效优秀的“高绩效员工”，优先考虑3年续签；培训记录则用于判断员工潜力，对于绩效中等但参加过高级培训（如注册建造师、投融资策略培训）的员工，可给予2年观察期，看其是否能成长为核心人才；考勤与奖惩数据则用于规避风险，对于经常迟到早退或有违纪记录的员工，缩短期限至1年或不续签，避免用工隐患。

以某交通基础设施企业为例，其通过HRMS整合了1000余名员工的数据，快速筛选出30名核心员工（占比3%），均续签3年；500名关键岗位员工（占比50%），续签2-3年；470名普通岗位员工（占比47%），续签1-2年。这种基于数据的分类决策，既稳定了核心团队，又保持了用工灵活性，有效解决了此前“一刀切”的续签问题。

（二）流程优化：从“人工跑腿”到“在线闭环”

传统续签流程需经过“部门提交申请→HR审核→领导签字→合同签订”等多个环节，易出现“漏签”“延迟签”等问题。HRMS通过功能优化，实现了流程的在线闭环：一是自动提醒，系统根据劳动合同到期时间，提前30天向HR、部门负责人发送短信或系统通知，避免错过续签期限；二是在线审批，部门负责人通过系统提交续签建议（包括期限、理由），HR直接查询员工数据（如绩效、培训记录）进行审核，领导在线签字，全程可追溯，减少了人工传递的误差；三是电子合同，通过系统签订电子劳动合同，减少纸质合同的打印、存储成本，同时避免合同丢失风险。

某国企通过HRMS优化续签流程后，续签效率提升了60%，未出现一起因延迟续签导致的双倍工资纠纷，流程的规范性与透明度也得到了员工的认可。

三、员工档案系统：续签决策的“核心依据库”

员工档案系统是HRMS的“数据仓库”，包含了员工从入职到当前的所有关键信息（如劳动合同信息、绩效评估报告、培训经历、考勤记录、奖惩情况、岗位变动记录），是续签决策的核心依据。其作用主要体现在三个方面：

（一）劳动合同信息：精准掌控期限节点

员工档案系统可实时更新劳动合同的签订日期、到期日期、续签次数等信息，帮助HR快速识别“即将第二次续签”的员工。例如，某员工2020年1月入职，第一次续签2023年1月（期限3年），系统会在2025年12月（到期前1个月）提醒HR处理第二次续签，避免因忘记续签导致的法律风险。

（二）绩效与成长记录：判断员工价值的“晴雨表”

员工档案中的绩效评估报告（如项目验收报告、上级评价、同事反馈）是判断“是否值得续签”的关键。例如，某工程技术人员在2021-2023年参与了3个重大项目，均提前1个月完成，成本控制在预算内，绩效评级均为“优秀”，其档案中的“项目贡献”栏会详细记录这些信息，HR在续签时可直接调取，作为续签3年的依据。而对于绩效一般但有成长潜力的员工（如参加过高级培训），档案中的“培训记录”会提示HR给予2年观察期，看其是否能提升绩效。

（三）岗位适配度：预测员工未来价值的“望远镜”

员工档案中的岗位变动记录（如从“项目助理”晋升为“项目经理”）、技能证书（如注册建造师、造价工程师）可反映员工的岗位适配度。例如，某投融资岗位员工2022年入职，2023年获得“中级经济师”证书，2024年晋升为“投融资主管”，其档案中的“岗位成长轨迹”显示，该员工具备较强的学习能力与岗位适配度，HR可续签3年以保留该人才，避免因流失导致的岗位空缺。

四、跨行业借鉴：医院人事系统的“续签管理经验”

医院作为事业单位，其人事管理更强调“规范性”与“以员工为中心”，其人事系统的续签管理经验值得国企借鉴。尤其是以下两点，对国企有较强的参考价值：

（一）“全周期数据”支撑：从“入职到退休”的档案管理

医院人事系统实行“全周期数据”管理，记录员工从入职到退休的所有关键信息（如学历、职称、培训经历、工作业绩、奖惩情况），为续签决策提供全面支撑。国企可借鉴这种模式，通过员工档案系统保留员工全生命周期数据，例如，记录员工入职时的岗位、学历，入职后的培训经历、绩效表现、岗位变动，甚至是员工的职业发展需求，这些数据都能为续签决策提供更全面的依据。

（二）“职业发展”激励：从“续签”到“留才”

医院人事系统会将员工的职业发展与续签挂钩，例如，对表现优秀的医护人员，续签时承诺“晋升机会”（如从“住院医师”晋升为“主治医师”）；对需要提升技能的，续签时提供“培训支持”（如前往上级医院进修）。这种“以员工为中心”的续签策略，不仅提高了员工的留存率，还增强了员工的归属感。

国企可借鉴这种模式，通过HRMS跟踪员工的职业发展需求，在续签时提供“培训机会”“晋升通道”等激励措施。例如，对工程技术骨干，续签时承诺“参与重大项目”（如高速公路建设）的机会，让员工感受到企业对其价值的认可；对投融资主管，续签时提供“CFA培训”支持，帮助员工提升技能，实现职业发展。这种策略不仅能保留人才，还能激发员工的工作积极性。

五、优化续签策略的“实践建议”

结合国企（尤其是交通基础设施企业）的特点，以下是基于人力资源管理系统的续签策略建议，旨在帮助企业平衡用工灵活性与员工稳定性：

（一）“分类分级”制定续签期限

根据员工的“岗位价值”与“绩效表现”，将员工分为三类，制定不同的续签期限：

1. 核心员工（占比10%-20%）：包括工程技术骨干、投融资专家、高级管理人员等，这类员工是企业的“核心资产”，直接影响项目进度与企业效益。建议第二次续签期限为3年，理由有三：一是3年期限可避免过早触发无固定期限合同（需6年后），保持企业用工灵活性；二是3年期限与交通基础设施项目的周期（通常2-5年）匹配，可保证项目的连续性；三是3年期限能增强员工的归属感，降低核心员工的流失率。

2. 关键岗位员工（占比50%-60%）：包括项目经理、财务主管、招标专员等，这类员工是企业的“中坚力量”，支撑着项目的正常运行。建议第二次续签期限为2-3年，理由是：一是2-3年期限可观察员工的后续表现（如绩效提升、岗位适配度），避免因过早长期续签导致的风险；二是与项目周期（通常2-3年）匹配，避免因员工离职导致项目延误。

3. 普通岗位员工（占比20%-30%）：包括行政、后勤、辅助岗位等，这类员工的流动性较大，对项目的影响较小。建议第二次续签期限为1-2年，理由是：一是1-2年期限可及时调整用工需求（如项目结束后减少辅助岗位员工），保持用工灵活性；二是降低因员工表现不佳导致的用工风险（如经常迟到、违纪）。

（二）“数据驱动”优化决策流程

1. 建立“续签评分模型”：通过HRMS整合绩效（40%）、考勤（20%）、培训（15%）、奖惩（15%）、岗位适配度（10%）等指标，计算员工的“续签得分”。得分≥80分的，属于“高价值员工”，续签3年；70-79分的，属于“潜力员工”，续签2年；60-69分的，属于“待改进员工”，续签1年；＜60分的，属于“低价值员工”，不续签。这种模型能让决策更客观，减少主观判断的影响。

2. 设置“自动提醒”功能：通过HRMS在劳动合同到期前30天、15天、7天向HR、部门负责人发送提醒，避免错过续签期限。例如，提前30天提醒部门负责人提交续签建议，提前15天提醒HR审核，提前7天提醒领导签字，确保流程按时完成。

3. 实现“在线审批”：部门负责人通过系统提交续签建议（包括期限、理由），HR通过系统查询员工数据（如绩效、培训记录）进行审核，领导在线签字，全程可追溯。这种流程不仅提高了效率，还增强了决策的透明度，让员工对决策结果更认可。

（三）“以员工为中心”提升留存率

1. 结合“职业发展”制定续签策略：对于表现优秀的员工，续签时承诺“晋升机会”或“培训支持”。例如，工程技术骨干续签3年时，承诺“参与重大项目”（如高速公路建设）的机会；投融资主管续签3年时，提供“CFA培训”支持。这种策略能让员工感受到企业对其职业发展的重视，增强归属感。

2. 加强“续签后沟通”：通过HRMS跟踪员工续签后的表现，每月与员工进行一次沟通，了解其工作需求与困难。例如，对绩效下降的员工，分析原因（如项目压力大、技能不足），提供“心理辅导”或“技能培训”；对表现优秀的员工，给予“奖金激励”或“晋升机会”。这种沟通能让员工感受到企业的关怀，提高员工的忠诚度。

结语

国企劳动合同续签是一项“平衡艺术”，需在“用工灵活性”与“员工稳定性”之间寻找平衡点。人力资源管理系统（尤其是员工档案系统）为决策提供了“数据支撑”，让决策更科学、更客观；医院人事系统的“全周期数据管理”与“以员工为中心”的经验，为策略提供了“跨行业借鉴”，让决策更人性化、更有温度。

通过“分类分级”的期限选择（核心员工3年、关键岗位2-3年、普通岗位1-2年）、“数据驱动”的决策流程（续签评分模型、自动提醒、在线审批）、“以员工为中心”的留存策略（职业发展激励、续签后沟通），国企可实现“科学续签”，既保留核心人才，又保持用工灵活性，为企业的长期发展提供人力资源保障。

对于从事交通基础设施投融资和工程建设的国企而言，结合项目周期与员工价值的续签策略，既符合《劳动合同法》的规定，又满足企业的实际需求，是应对劳动合同续签问题的有效路径。相信通过这些策略，国企能有效解决续签痛点，实现人力资源的优化配置。

总结与建议

公司人事系统具有高效、稳定、安全的特点，能够满足企业多样化的人力资源管理需求。建议企业在选择人事系统时，重点关注系统的扩展性、数据安全性以及与现有系统的兼容性，以确保系统能够长期稳定运行并适应企业未来的发展需求。