小公司不用专职人事？靠人事管理软件，效率提升10倍

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对于20人以内的小公司而言，“没有专职人事”几乎是默认状态——行政兼做考勤、财务兼算薪资、部门负责人兼管招聘，看似节省了成本，实则隐藏着诸多隐患：员工信息混乱、考勤统计耗时、薪资计算易错、流程审批不规范……这些问题不仅消耗了兼职人员的精力，更影响了公司的运营效率。难道小公司必须要招专职人事才能解决这些问题？答案是否定的。用对人事管理软件、人力资源云系统（如钉钉人事系统），就能实现高效管理，甚至替代专职岗位的核心功能，为小公司节省成本、提升效率。

一、小公司人事的“兼职困境”：不是不想做好，是真的做不好

小公司选择“兼职做人事”，本质是为了节省成本，但兼职模式的痛点却远超想象：

1. 信息碎片化，找资料像“拆盲盒”

兼职人事没有固定的时间整理员工信息，往往把员工档案分散在Excel、微信聊天记录、纸质表格里。比如新员工入职时，身份证复印件存在抽屉里，社保缴纳记录存在财务电脑里，想要查某个员工的合同期限，得翻遍所有资料，耗时又耗力。

2. 考勤统计“靠手算”，误差率高达20%

小公司考勤方式多样（打卡、外勤、远程办公），兼职人事每天要收集不同渠道的打卡记录，还要核对请假条、加班申请。比如统计10个员工的月度考勤，要花1-2小时，还容易漏掉外勤员工的记录，导致“考勤误差”，引发员工不满。

3. 薪资计算“凭记忆”，错发率让人头疼

小公司薪资结构虽简单，但涉及社保补贴、交通补贴、全勤奖、迟到扣款等多个项目，兼职人事计算时，容易“记混规则”——比如员工明明有全勤奖，却因为忘记核对考勤而没算进去；或者社保公积金比例调整了，却没及时更新公式，导致薪资错发。

4. 流程审批“靠口头”，责任不清

小公司没有固定的审批流程，比如请假、报销往往是“口头说一声”，没有留痕。等需要核对时，兼职人事根本记不清谁批准了，导致“责任推诿”，甚至出现“虚假报销”的情况。

这些痛点的根源，不是兼职人员“不认真”，而是“兼职模式”本身的局限性——人的精力有限，无法同时做好多份工作。对于小公司来说，想要解决这些问题，不需要“增加专职人事”，而是要“用工具替代人力”。

二、为什么小公司不需要“专职人事”？因为工具比人更高效

小公司的人事需求，本质上是“基础事务性工作”，比如员工信息管理、考勤统计、薪资核算、流程审批。这些工作的特点是“重复性高、规则性强、易标准化”，而人事管理软件的“自动化”优势，正好能覆盖这些需求。

1. 工具不会“累”，能24小时工作

兼职人事每天要处理本职工作，只能在下班时间做人事，容易“疲劳出错”。而人事管理软件能24小时运行，比如钉钉人事系统的“考勤打卡”功能，支持员工随时打卡，系统自动统计数据，不用等兼职人事下班再处理。

2. 工具不会“忘”，数据永远准确

兼职人事会忘记更新员工信息、忘记核对考勤、忘记调整薪资公式，而工具不会——比如钉钉人事系统的“员工档案”功能，能自动同步员工的合同期限、社保缴纳记录，只要输入一次，就不会出错；“薪资管理”功能支持“自定义公式”，只要设置好规则，系统会自动计算，不会“记混”。

3. 工具“效率高”，能节省80%的时间

统计20人的考勤，兼职人事要花2小时，而工具只要1分钟；计算20人的薪资，兼职人事要花3小时，而工具只要5分钟。比如某小公司用钉钉人事系统后，每月人事工作时间从5天缩短到1天，效率提升了5倍。

对于小公司来说，“时间成本”比“人力成本”更珍贵。用工具替代专职人事，不仅能解决兼职模式的痛点，还能让兼职人员把精力放在更重要的工作上（比如行政做后勤、财务做报表），提升整体运营效率。

三、选对人事管理软件，覆盖小公司核心需求

小公司选人事管理软件，不需要“大而全”，只要“准而精”，覆盖以下几个核心功能即可：

1. 员工信息“集中化”：告别碎片化，一键查所有

小公司员工流动大，兼职人事没时间更新信息，导致“员工档案混乱”。人事管理软件的“员工档案”功能，能把员工信息集中存储，比如钉钉人事系统的“员工档案”模块，包含“基本信息”（姓名、身份证号、手机号）、“合同管理”（合同期限、续签提醒）、“社保公积金”（缴纳基数、比例）、“奖惩记录”（表扬、处罚）等内容，一键导入（从Excel导入），自动更新，随时可查。

比如新员工入职时，兼职人事只要把员工信息录入Excel，就能一键导入钉钉人事系统，系统自动生成“员工档案”，不需要手动输入；员工离职时，只要在系统里标记“离职”，就能自动同步到社保、薪资模块，避免“漏停社保”的情况。

2. 考勤与假期“自动化”：不用手算，报表自动生成

小公司考勤统计的痛点，在于“数据分散”和“手动计算”。人事管理软件的“考勤”功能，能自动同步打卡数据，比如钉钉的“考勤打卡”支持手机打卡、外勤定位、远程办公打卡，员工提交请假申请后，系统自动扣除假期天数，生成“月度考勤报表”。

比如，员工请假时，在钉钉上提交“请假申请”，选择“请假类型”（事假、病假、年假），系统自动计算“剩余假期”，并提醒审批人（部门负责人）。兼职人事只要打开“考勤报表”，就能看到每个员工的“迟到次数”“早退次数”“请假天数”，不用再翻找请假条、打卡记录。

3. 薪资核算“精准化”：公式自定义，错发率降为0

小公司薪资计算的痛点，在于“规则多”和“易忘记”。人事管理软件的“薪资”功能，能自定义薪资公式，比如钉钉的“薪资管理”功能，支持设置“基本工资+社保补贴+交通补贴-迟到扣款”的公式，输入社保基数、公积金比例等参数，系统自动计算每个员工的薪资，生成“工资条”，一键发放。

比如，某小公司的薪资规则是“基本工资3000元+社保补贴500元+交通补贴300元+全勤奖200元-迟到每次50元”，兼职人事只要在钉钉里设置好这个公式，系统就能自动计算每个员工的薪资。即使社保比例调整了，只要更新公式，系统就会自动同步，不会出现“错发”的情况。

4. 流程审批“标准化”：留痕可查，责任清晰

小公司流程审批的痛点，在于“没有留痕”和“责任不清”。人事管理软件的“审批”功能，能设置固定的审批流程，比如钉钉的“审批”功能，支持“自定义流程”（如请假申请需要“部门负责人→人事→老板”审批，报销申请需要“部门负责人→财务→老板”审批），员工提交申请后，系统自动提醒审批人，审批记录会永久保存，随时可查。

比如，员工报销时，在钉钉上提交“报销申请”，上传发票照片，选择“报销类型”（交通、餐饮、办公物资），系统自动发送给部门负责人审批，审批通过后，再发送给财务审批，最后发送给老板审批。兼职人事只要查看“审批列表”，就能知道哪些流程需要处理，不用再催审批人。

三、人力资源云系统：小公司的“低成本”选择

对于小公司来说，“成本”是选择工具的关键。人力资源云系统（如钉钉人事系统）的“按需付费”模式，正好符合小公司的预算需求：

1. 低成本：比专职人事省75%

专职人事的年成本约8万元（月薪6500元+社保公积金），而人力资源云系统的年成本仅为1-2万元（比如钉钉人事系统的高级版每月199元，适合20人以内的公司），节省了75%的成本。

2. 易上手：不用培训，会用手机就能用

人力资源云系统的操作简单，比如钉钉人事系统的界面友好，兼职人事只要会用手机，就能很快学会“导入员工信息”“生成考勤报表”“计算薪资”等功能，不用参加培训。

3. 可扩展：随公司发展升级功能

小公司发展快，当员工增加到30人、50人时，人力资源云系统可以升级功能，比如增加“招聘管理”“培训管理”“绩效评估”等模块，满足更大的需求，而不需要增加专职人事。

四、钉钉人事系统：小公司的“定制化”人事解决方案

钉钉人事系统作为“人力资源云系统”的代表，之所以适合小公司，是因为它“贴合小公司的场景”：

1. 一键导入员工信息，节省80%的时间

小公司没有专职人事，兼职人事没时间录入员工信息，钉钉人事系统支持“从Excel导入”员工信息，只要把员工的姓名、身份证号、手机号等信息整理成Excel，就能一键导入，自动生成“员工档案”。

2. 自动生成考勤报表，不用再手算

钉钉的“考勤报表”功能，能自动统计“迟到次数”“早退次数”“请假天数”“外勤天数”等数据，生成“月度考勤报表”，兼职人事只要下载报表，就能直接用，不用再手动计算。

3. 薪资公式自定义，错发率降为0

钉钉的“薪资管理”功能，支持自定义薪资公式，输入社保基数、公积金比例等参数，系统自动计算每个员工的薪资，生成“工资条”，一键发放给员工，不用再手动写工资条。

4. 审批流程可视化，责任清晰

钉钉的“审批”功能，支持“自定义流程”，比如“请假申请”需要“部门负责人→人事→老板”审批，“报销申请”需要“部门负责人→财务→老板”审批，流程可视化，员工提交申请后，系统自动提醒审批人，兼职人事只要查看“审批列表”，就能知道哪些流程需要处理。

五、结语：小公司的人事智慧，用工具替代专职

对于20人以内的小公司来说，“不需要专职人事”不是“降低要求”，而是“用对工具”。人事管理软件、人力资源云系统（如钉钉人事系统），能帮小公司解决“兼职人事效率低、易出错”的问题，甚至比专职人事做得更好。

比如，某20人小公司之前由行政兼职做人事，每月统计考勤要花2天，薪资计算要花1天，还经常出错。后来用了钉钉人事系统，考勤自动统计，薪资自动计算，每月只需要1小时就能完成，而且没有错误。行政现在可以把更多时间放在“客户接待”“办公物资管理”等更重要的工作上，公司的效率提升了10倍。

对于小公司来说，“节省成本”不是目的，“把钱花在刀刃上”才是关键。用人事管理软件替代专职人事，把节省下来的钱用来“提升员工福利”“拓展业务”，这才是小公司的“人事智慧”。

不用专职人事，不是因为小公司“不需要人事”，而是因为小公司“会用工具”。选对人事管理软件，就能让兼职人事从“繁琐的事务”中解放出来，把精力放在更有价值的工作上，为公司创造更大的效益。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1) 自主研发的智能人事管理平台支持全流程数字化管理；2) 提供定制化解决方案满足不同规模企业需求；3) 拥有完善的售后服务体系。建议企业在选型时重点关注系统的扩展性、数据安全性和移动办公支持，同时建议先进行小范围试点再全面推广。