人事管理软件如何助力企业应对劳动合同续签风险？——从第三次续签无固定期限合同说起

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本文结合企业常见的劳动合同续签困惑（如第三次续签是否必须订立无固定期限合同），详细解读《劳动合同法》相关规定，分析企业在续签流程中面临的合同期限跟踪困难、风险预警不及时、流程效率低下、证据留存困难等痛点。在此基础上，探讨人事管理软件在合同全生命周期管理、风险前置预警、流程自动化、数据统计分析等方面的核心价值，并从合同管理专业性、灵活性、厂商经验、数据安全等维度阐述人事系统选型的关键要点，同时强调合规条款更新、数据准确性维护、员工培训等系统维护工作对持续规避风险的重要性，为企业规范人事操作、避免法律纠纷提供实用指引。

一、劳动合同第三次续签的法律边界：必须签无固定期限吗？

企业在劳动合同管理中，最常遇到的合规疑问是：员工连续签订两次固定期限合同后，第三次续签时是否必须订立无固定期限合同？ 这一问题直接关系到企业的用工成本与法律风险，需从法律规定中寻找明确答案。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第十四条第二款第（三）项规定：

“连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。”

这一规定包含三个核心条件：

1. “连续订立二次固定期限劳动合同”：两次合同均为固定期限，且中间无中断（如员工离职后重新入职，不视为“连续”）；

2. 劳动者无法定过错或能力问题：即不存在《劳动合同法》第三十九条（严重违反规章制度、失职舞弊等）和第四十条第一项、第二项（医疗期满不能从事原工作、不能胜任工作经培训仍不能胜任）规定的情形；

3. 劳动者同意续订：若劳动者明确拒绝续订，企业无需强制订立无固定期限合同。

只有同时满足以上三个条件，企业才必须与劳动者订立无固定期限劳动合同——除非劳动者主动要求订立固定期限合同。

例如，某员工2021年入职，第一次签订3年固定期限合同（2021-2024年），到期后续签1年（2024-2025年），此时已连续订立两次固定期限合同。若该员工在2025年合同到期时，没有严重违反企业规章制度，也不存在不能胜任工作的情况，且同意续订劳动合同，那么企业必须与其订立无固定期限合同。若企业仍坚持签1年固定期限合同，根据《劳动合同法》第八十二条第二款规定，企业需自应当订立无固定期限劳动合同之日起，每月向劳动者支付二倍工资（直至订立无固定期限合同为止）。

这意味着，企业若忽视“第三次续签”的法律要求，将面临高额赔偿风险，同时影响用工声誉。

二、企业劳动合同续签管理的痛点：为何需要人事管理软件？

尽管法律规定明确，但企业在实际操作中，仍会因人工管理的局限性而陷入风险：

1. 合同期限跟踪困难，易遗漏关键节点

随着企业规模扩大，员工数量增多，HR难以手动跟踪每一位员工的合同签订次数、到期时间。例如，某企业有500名员工，每人的合同期限从1年到5年不等，HR需每月逐一核对，容易出现“漏签”或“误判合同次数”的情况。比如，某员工已工作4年（第一次3年、第二次1年），HR忘记统计合同次数，第三次仍签1年，结果触发法律风险。

2. 风险预警不及时，违规操作频发

当员工达到“连续两次固定期限合同”的条件时，HR若未及时意识到，仍按常规流程续签固定期限合同，就会违反《劳动合同法》第十四条的规定。例如，某企业HR因工作繁忙，未注意到员工张三已连续签两次固定期限合同，第三次续签时仍签1年，结果张三申请仲裁，企业需支付双倍工资。

3. 流程效率低下，易形成事实劳动关系

传统续签流程需通过纸质文件传递（HR找部门负责人签字、与员工沟通、归档合同），流程繁琐、耗时。若遇到员工出差或部门负责人不在，流程可能延迟，导致合同到期后未及时续签，形成事实劳动关系（根据《劳动合同法》，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，需每月支付二倍工资）。

4. 证据留存困难，纠纷中无据可查

若员工在续签时提出订立固定期限合同，企业需保留书面申请、沟通记录等证据，以避免后续纠纷。但人工管理中，证据容易丢失或未及时归档，导致企业在仲裁中无法举证。例如，某员工反悔称“企业未与其协商”，但企业无法提供沟通记录，最终承担不利后果。

这些痛点的存在，使得企业亟需一套高效的人事管理软件，通过自动化、智能化功能解决续签中的合规问题。

三、人事管理软件的核心价值：从风险规避到流程优化

人事管理软件作为企业数字化转型的重要工具，在劳动合同续签管理中发挥着不可替代的作用，其核心价值体现在以下几个方面：

1. 合同全生命周期跟踪，风险预警前置

人事管理软件的合同管理模块可实现对员工合同的“从入职到离职”全流程跟踪，包括：

– 入职时间、合同类型（固定期限/无固定期限）、合同期限、续签次数等信息；

– 系统可根据预设规则（如提前30天）向HR发送续签提醒，避免错过续签时间；

– 当员工达到“连续两次固定期限合同”的条件时，系统会触发风险预警（如“该员工已连续订立两次固定期限劳动合同，若续签需确认劳动者是否要求无固定期限合同”），提示HR及时处理。

例如，某企业使用人事管理软件后，系统自动提醒HR：“员工李四的合同将于2024年12月31日到期，已连续订立两次固定期限合同（2021-2024年3年、2024-2025年1年），请确认其续签意愿。”HR收到提醒后，立即与李四沟通，李四表示希望签无固定期限合同，HR便在系统中发起无固定期限合同续签流程，避免了风险。

2. 流程自动化，提高效率与合规性

人事管理软件可实现续签流程全线上化，从“提醒发起→HR审核→部门负责人确认→员工电子签名→合同归档”，均通过系统完成。流程中的每一步操作都有可追溯记录，避免纸质流程中的遗漏或丢失。

例如，续签流程可设置为：

– 系统向HR发送提醒；

– HR发起续签申请（选择合同类型：固定期限/无固定期限）；

– 部门负责人审核（确认员工工作表现是否符合续签条件）；

– 员工通过电子签名确认合同内容；

– 系统自动归档合同文本及相关记录（如沟通记录、电子签名）。

整个流程无需纸质文件传递，节省了HR的时间，同时确保流程的合规性。

3. 数据统计与分析，支持战略决策

人事管理软件可生成丰富的合同续签报表，如：

– 月度续签员工清单；

– 无固定期限合同占比报表；

– 续签率分析报表（如“近一年续签率为85%，其中无固定期限合同占比30%”）。

这些报表可帮助企业了解员工的续签情况，分析续签率的变化趋势，为企业的用工策略提供数据支持。例如，若“无固定期限合同占比”过低，可能意味着企业面临较高的续签风险（更多员工将达到第三次续签条件）；若占比过高，可能影响企业的用工灵活性。企业可根据报表数据，调整用工策略（如优化员工激励机制，提高员工留存率）。

4. 证据留存与纠纷应对

人事管理软件可保存所有与续签相关的记录，包括：

– 系统提醒记录；

– HR与员工的沟通记录（如电子聊天记录）；

– 员工的电子签名；

– 合同文本。

这些记录可作为法律证据，在发生劳动纠纷时，帮助企业证明自己的合规操作。例如，若员工反悔称“企业未与其协商”，企业可通过系统中的沟通记录和电子签名，证明自己已履行协商义务，避免承担赔偿责任。

四、人事系统选型：如何选择适合企业的人事管理软件？

人事管理软件的价值虽大，但选型不当反而会增加企业的管理成本。企业在选型时，需重点关注以下几个维度：

1. 合同管理模块的专业性

合同管理是人事管理软件的核心模块，企业需选择具备完善合同管理功能的软件，具体关注：

– 合同全生命周期跟踪：是否支持跟踪合同的签订、续签、变更、终止等全流程？

– 自动提醒与风险预警：是否支持自定义提醒时间（如提前30天）？是否能自动统计合同次数，触发“第三次续签”预警？

– 合规性支持：是否内置劳动法律法规条款（如《劳动合同法》第十四条、第八十二条）？是否能提供合同内容的合规检查（如检查合同是否包含“无固定期限”的法定条款）？

– 电子签名与归档：是否支持电子签名（如对接第三方电子签名平台）？是否能自动归档合同文本及相关记录？

例如，某企业在选型时，重点考察了“风险预警”功能，最终选择了一款能自动统计合同次数、触发“第三次续签”预警的软件，有效避免了违规风险。

2. 灵活性与可扩展性

企业的用工需求会随着业务发展而变化，因此人事管理软件需具备灵活性与可扩展性，能适应企业的成长需求，具体关注：

– 自定义功能：是否支持自定义合同模板（如固定期限合同、无固定期限合同）、提醒规则（如提前60天提醒）、流程节点（如增加“总经理审批”环节）？

– 集成能力：是否能与企业现有的ERP（如SAP）、OA（如钉钉、飞书）等系统集成？

– 多场景支持：是否支持不同类型员工的合同管理（如全职、兼职、劳务派遣）？

例如，某企业有部分兼职员工（合同期限为6个月），人事管理软件需支持兼职员工的合同跟踪与提醒，避免遗漏续签。

3. 厂商的行业经验与服务能力

人事管理软件的厂商需具备丰富的行业经验，了解企业的实际需求，具体关注：

– 厂商背景：是否有HR行业背景（如厂商创始人曾从事HR工作）？是否服务过同类企业（如制造业、互联网行业）？

– 客户案例：是否有成功的客户案例（如“某制造业企业使用该软件后，续签风险降低了90%”）？客户对软件的评价如何（如通过第三方平台查看用户评分）？

– 服务支持：是否提供培训（如针对HR的系统操作培训）、实施指导（如帮助企业导入历史合同数据）、售后支持（如24小时在线客服）？是否能及时解决系统问题（如系统崩溃、数据错误）？

例如，某制造业企业在选型时，选择了一家服务过多个制造业客户的厂商，该厂商了解制造业的用工特点（如季节性用工、员工流动率高），能为企业提供针对性的合同管理解决方案。

4. 数据安全性

员工的合同信息属于敏感数据（如身份证号、合同期限、工资待遇），企业需选择数据安全性高的人事管理软件，具体关注：

– 数据加密：是否对数据进行加密存储（如AES加密）与加密传输（如SSL加密）？

– 权限管理：是否支持细粒度的权限控制（如只有HR有权限修改合同信息，部门负责人只能查看本部门员工的合同信息）？

– 备份与恢复：是否定期备份数据（如每天备份一次）？是否能快速恢复数据（如系统宕机后，30分钟内恢复数据）？

例如，某互联网企业在选型时，重点考察了“数据加密”功能，选择了一款采用SSL加密传输、AES加密存储的软件，确保员工数据的安全。

五、人事系统维护：如何确保系统持续有效运行？

人事管理软件的上线只是开始，持续的维护才能确保系统发挥长期价值。企业需关注以下几个维护要点：

1. 定期更新合规条款

劳动法律法规会随着社会发展而修订，企业需定期更新人事管理软件中的合规条款，确保系统的风险预警逻辑与法律规定一致。

例如，若未来《劳动合同法》修改了“第三次续签”的条件（如将“连续两次”改为“连续三次”），企业需及时通知厂商更新系统，避免使用过时的规则，导致违规。

2. 数据准确性维护

系统中的数据准确性直接影响其功能的有效性。企业需定期检查系统中的合同信息，确保：

– 员工的入职时间、合同期限、续签次数等信息准确无误（如通过与员工的入职资料核对）；

– 已终止的合同及时标记（如员工离职后，将其合同状态改为“终止”），避免误提醒；

– 员工的电子签名、沟通记录等证据完整留存（如不随意删除系统中的记录）。

例如，每月月底，HR可通过系统生成“合同信息核对表”，逐一核对员工的合同信息，发现错误及时修改。

3. 员工培训与反馈

HR是人事管理软件的主要使用者，企业需定期对HR进行培训，确保其掌握系统的合同管理功能，具体包括：

– 如何设置提醒（如提前30天提醒）；

– 如何查看风险预警（如查看“第三次续签”预警列表）；

– 如何发起续签流程（如选择合同类型、添加部门负责人审核节点）；

– 如何导出合同报表（如导出“月度续签员工清单”）。

同时，企业需收集HR的反馈，了解系统在使用中存在的问题，及时优化系统功能。例如，若HR反映“风险预警的提示信息不够明确”，企业可与厂商沟通，优化提示内容（如将“该员工已连续订立两次固定期限劳动合同”改为“该员工已连续订立两次固定期限劳动合同，若续签需确认其是否要求无固定期限合同”）。

4. 系统性能维护

随着员工数量的增加，系统的性能可能会下降（如响应速度变慢、宕机）。企业需定期检查系统的运行状态，确保：

– 系统响应速度快（如打开合同管理模块的时间不超过2秒）；

– 服务器稳定（如每月宕机时间不超过1小时）；

– 数据存储容量足够（如能存储10年的合同数据）。

例如，每年年底，企业可与厂商合作，对系统进行性能优化（如升级服务器、清理冗余数据），确保其能应对下一年的员工增长。

六、结语：人事管理软件是企业合规的“防火墙”

劳动合同续签是企业人事管理中的重要环节，直接关系到企业的合规性与用工成本。随着《劳动合同法》的不断完善，企业面临的法律风险越来越大，传统的人工管理已难以满足需求。

人事管理软件通过自动化的合同跟踪、智能化的风险预警、流程化的续签管理，帮助企业规避法律风险，提高管理效率。而正确的选型（关注合同管理专业性、灵活性、厂商经验、数据安全）与持续的维护（定期更新合规条款、维护数据准确性、员工培训），是确保系统发挥价值的关键。

对于企业来说，选择一款适合自己的人事管理软件，不仅是应对当前续签风险的需要，更是实现人事管理数字化、战略化的重要步骤。只有通过数字化工具，企业才能在激烈的市场竞争中，保持用工灵活性与合规性的平衡，实现长期稳定发展。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括员工管理、考勤、薪酬计算等模块，支持定制化开发以满足不同企业的需求。建议企业在选择人事系统时，应充分考虑系统的扩展性、易用性以及与现有系统的兼容性，以确保顺利实施和长期使用。