HR别慌！150人团队的年前年后活动，用这套系统搞定90%的麻烦

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年前聚餐要统计150人的饮食需求，年后分4大中心做特产品鉴会得协调跨部门进度，优秀员工评选还得人工数200张投票——这些让HR焦头烂额的场景，其实一套专业的人事系统就能轻松化解。本文结合150人团队的活动痛点，拆解利唐i人事如何用数字化工具将“乱成麻”的活动策划变成“一键顺”的流程，更有真实客户案例告诉你：效率能提升多少，员工满意度能涨多少。

一、HR的“活动劫”：不是在协调，就是在统计的路上

1.1 行业现状：中小企业HR的活动策划，比“带娃逛超市”还累

根据《2023年中国中小企业HR数字化现状白皮书》，72%的中小企业HR认为“员工活动策划”是员工关系管理中的Top3难点。为什么？100-500人的团队，活动环节像“多米诺骨牌”：从场地预订、餐饮选择、奖品采购，到员工报名、饮食需求收集、现场签到，再到活动后的反馈统计、奖品发放——每一步都要HR亲力亲为，像“救火队员”一样到处补漏。

比如某150人团队的年前集体聚餐，统计员工忌口用Excel表格得一个个催填，填完还要手动汇总，遇到“不吃辣”“过敏”“素食”等情况，还得跟餐厅反复确认，光这一步就能花2天。年后分4大中心做特产品鉴会，每个中心负责人都要问“我们部门报了多少人？”“奖品够不够？”，HR得来回翻表格，生怕漏了谁。更头疼的是优秀员工评选，用纸质投票得一张一张数，数错了还要重数，员工还会怀疑“是不是有黑幕？”——这些问题不是HR不够努力，而是传统手工管理的效率太低了。

1.2 核心痛点：流程乱、数据散、参与难

总结下来，中小企业HR在活动策划中的核心痛点集中在三点：流程协调混乱、数据统计分散、员工参与困难。流程上，活动涉及行政、财务、部门主管等多个角色，信息传递依赖微信、电话，容易出现漏项——比如场地订好了，财务突然说预算不够，又得重新找；数据上，报名用Excel、投票用微信接龙、反馈用问卷星，不同工具的数据没法整合，HR得像拼拼图一样把零散信息凑到一起；员工参与上，活动通知发在群里容易被刷走，纸质投票麻烦导致参与度低，活动后收集反馈也因流程繁琐让员工不愿配合，HR无法及时了解活动效果。

二、利唐i人事：从“帮HR干活”到“帮HR解决问题”的进化史

2.1 历史发展：10年磨一剑，只做中小企业的“懂行HR系统”

利唐i人事成立于2015年，那时中小企业HR还在靠Excel管考勤、算薪资，数字化工具要么太贵（动辄几万一年），要么功能太复杂（像“大象进蚂蚁洞”，用不上）。利唐i人事的创始人出身HR，深知中小企业的痛点：“我们不需要大而全的系统，需要小而精的工具，能解决每天遇到的具体问题。”

因此，团队从考勤、薪资等核心模块切入，逐步扩展到员工关系、活动管理、福利等模块，每一个功能都围绕中小企业HR的日常需求设计。比如活动管理模块，就是针对HR“组织活动太麻烦”的反馈，用6个月调研了100家中小企业HR，开发出从策划到执行再到复盘的全流程工具——操作简单，HR只需点几下鼠标，就能搞定活动所有环节。

2.2 现状：覆盖10万+中小企业，做“最懂活动策划的HR系统”

现在，利唐i人事已服务10万+中小企业，其中100-500人的团队占比60%，客户涵盖制造、科技、销售、服务等多个行业。其核心定位是“更懂中小企业的HR系统”，功能设计强调“简单、实用、高效”：活动管理模块支持“一键创建活动”，可设置报名时间、地点、报名条件（比如按部门报名），员工通过移动端报名，自动统计人数和饮食需求（“不吃辣”“素食”等选项直接勾选）；投票评选模块支持“在线投票”，可设置投票规则（比如每个员工只能投1票），自动统计票数并实时显示结果（员工能看到自己的投票记录，避免质疑）；反馈统计模块可在活动后发送在线问卷（比如“你对本次活动的满意度打几分？”“下次想参加什么类型的活动？”），员工通过移动端填写，系统自动生成反馈报告（比如“80%的员工喜欢聚餐的菜品”“60%的员工希望下次活动增加互动环节”），HR不用再手动统计。

三、客户说：用了利唐i人事，活动策划从“熬通宵”变成“喝下午茶”

3.1 某150人制造企业：年前聚餐，把“2天的统计工作”缩到“1小时”

某制造企业HR张姐负责150人的团队，去年年前组织集体聚餐，光是统计员工饮食需求就花了2天：“发了Excel表格到群里，有的员工没看到，有的填了一半没提交，得一个个催，催完还要手动汇总，眼睛都看花了。”

今年用了利唐i人事的活动管理模块，创建“年前聚餐报名”活动时，设置了“饮食需求”选项（不吃辣、素食、过敏等），员工通过手机就能报名，系统还会自动发送提醒。“早上发的活动，中午就有120人报名，系统自动生成汇总表，直接发给餐厅就行，省了2天时间！”张姐说，“餐厅按需求备菜，当天没出任何问题，员工都夸我细心。”

3.2 某120人科技公司：优秀员工评选，把“人工数票”变成“自动统计”

某科技公司HR李哥去年优秀员工评选用了纸质投票，结果数了2遍才数对，员工还质疑“是不是有黑幕？”。今年用了利唐i人事的投票评选模块，创建“优秀员工评选”活动时，设置了“每个员工只能投1票”的规则（系统自动限制重复投票），员工通过手机就能投票（系统显示候选人的照片和事迹）。“投票结束后，系统自动生成结果，我把结果发到群里，员工都看到自己的投票记录，没人质疑了。”李哥说，“统计时间从2天缩到了2小时，还能腾出时间准备颁奖仪式的流程。”

3.3 某180人销售公司：年后分中心活动，把“跨部门协调”变成“实时同步”

某销售公司HR王姐负责4个中心的年后特产品鉴会，去年得每天跟每个中心负责人打电话，问“你们部门报了多少人？”“奖品够不够？”，有时候负责人忘了更新，还得反复确认。今年用了利唐i人事的活动管理模块，给每个中心创建了“特产品鉴会”子活动（比如“销售一部特产品鉴会”“销售二部特产品鉴会”），每个中心负责人可以查看自己部门的报名情况（系统实时更新），还能修改活动细节（比如调整奖品数量）。“不用再打电话催了，打开系统就能看到每个中心的进度，有问题直接在系统里留言，负责人马上就能看到。”王姐说，“活动当天，每个中心的签到表都是系统自动生成的（员工用手机扫码就能签到），现场没出现混乱，员工满意度比去年高了15%（从80%涨到95%）。”

四、选对人事系统，活动策划能省多少事？这3点建议要记牢

4.1 建议1：不要选“大而全”，要选“小而精”

中小企业HR不需要“能管10000人的系统”，需要“能解决100-500人团队具体问题的系统”。比如利唐i人事的活动管理模块，就是专门为中小企业设计的，功能不多但每一个都实用：报名统计、饮食需求收集、投票评选、反馈统计，都是HR每天要做的事，10分钟就能学会操作。

4.2 建议2：要看“员工体验”，不要只看“HR方便”

活动策划的目的是让员工满意，所以系统不仅要让HR方便，还要让员工方便。比如利唐i人事的移动端，员工可以随时报名活动、投票、填反馈（不用打开电脑，也不用找HR要表格），这样员工参与度才会高——比如某公司用了利唐i人事后，员工报名率从70%涨到90%。

4.3 建议3：要选“有服务”的，不要选“卖完就走”的

中小企业HR可能没有专门的IT团队，所以系统的服务很重要。比如利唐i人事有专门的客户成功团队，会帮HR做系统培训（比如“怎么创建活动？”“怎么统计投票？”），解决使用中的问题（比如“系统怎么没显示报名人数？”），甚至会给HR提供活动策划的建议（比如“根据你们员工的偏好，下次可以搞个户外拓展”）。

五、利唐i人事的“未来计划”：让活动策划变成“AI帮你做”

5.1 AI智能建议：根据员工偏好，推荐活动类型

未来，利唐i人事会加强AI功能，根据员工历史参与数据（比如喜欢聚餐还是拓展）、反馈数据（比如希望增加互动环节），给HR推荐活动类型。比如“你们团队60%的员工喜欢聚餐，20%喜欢拓展，下次可以搞‘聚餐+拓展’的组合活动”，HR不用再猜员工喜好，直接用AI建议就行。

5.2 员工社区整合：让活动变成“员工自己策划”

利唐i人事还计划整合员工社区模块，让员工可以自己发起活动（比如“周末想组织个羽毛球赛，有没有人参加？”），其他员工可以报名（系统自动统计人数），HR只需要审核和支持（比如订场地、买水）。这样不仅减轻了HR的负担，还能提高员工的参与感——比如某公司用了员工社区后，员工发起的活动占比从10%涨到30%。

5.3 移动端升级：让活动管理“随时随地”

利唐i人事会继续升级移动端，比如增加“活动提醒”功能（员工报名后，系统会在活动前1天发送提醒）、“现场签到”功能（员工用手机扫码就能签到，不用再排队）、“活动照片分享”功能（员工可以上传活动照片，分享到员工社区，让没参加的员工也能感受到活动的氛围）。

结语：HR的“活动自由”，从选对系统开始

年前年后的活动，不是HR的负担，而是提升员工凝聚力的好机会。但要抓住这个机会，HR需要摆脱手工管理的束缚，用数字化工具解放自己。利唐i人事不是代替HR干活，而是帮HR把活干得更好——让HR从“统计员”变成“活动策划师”，从“协调员”变成“员工关系专家”。

如果你也在为100-500人的团队活动策划头疼，不妨试试利唐i人事，说不定它能帮你搞定90%的麻烦，让你有更多时间享受“活动后的下午茶”。