HR别慌！员工不愿填请假/加班申请？用对人事系统，比讲道理管用100倍

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凌晨1点，HR小张的电脑屏幕还亮着——她盯着Excel里小李的请假条和零散的加班记录，揉着发疼的太阳穴叹气。小李这个月请了6小时事假，按公司规定可以用加班1:1抵扣，但他死活不愿填请假申请，理由很“刚”：“之前我加了3天班，领导说不算就不算，现在凭啥扣我事假？”

小张的困境不是个例，很多中小企业HR都在经历类似的“流程对抗”：员工嫌申请麻烦、质疑审批公平性，HR耗在手动统计上，解释得口干舌燥还是落得“两边不讨好”。说到底，解决问题的关键不是“讲道理”，而是用数字化人事系统把“模糊的规则”变成“透明的流程”，把“手动的纠纷”变成“自动的共识”。本篇文章就从HR的真实痛点出发，结合利唐i人事等数字化工具的解决方案，聊聊如何用系统化解“请假vs加班”的矛盾，让HR从“调解员”变回“赋能者”。

论述：HR的“流程困境”，藏着多少没说出口的委屈？

行业背景与需求：为什么“请假/加班”成了HR的“高频战场”？

在中小企业，HR往往是“多面手”，既要招人又要算薪资，还要处理各种流程问题，而“请假”和“加班”恰恰是矛盾最集中的环节。首先是规则模糊导致的信任危机：公司明明规定“加班可抵扣事假”，但如果加班申请需要领导手动审批，员工可能遇到“上次加班没批，这次请假却扣钱”的情况，自然觉得“规则是摆设”。其次是统计麻烦：手动记录时，HR要翻几十张纸质申请、核对Excel，稍有遗漏就会被员工质疑“算错了”，比如小张之前就遇到过员工说“上个月加了2小时班”却找不到记录，最后只能自己背锅。还有流程割裂的问题：很多公司请假用纸质单、加班发微信，员工觉得“多此一举”，干脆不填，等到扣钱时再闹。

根据《2023中小企业HR工作现状调研》显示，63%的HR认为“请假/加班流程管理”是最耗时间的工作，而71%的员工对“流程透明度”不满意——这两个数据正好戳中了HR的“痛处”：不是不想做好，而是手动流程根本扛不住员工的质疑。

历史发展：从“手工台账”到“智能系统”，人事管理的“进化史”

人事管理工具的进化，本质上是在解决“效率”和“信任”的问题。回顾过去10年，大致经历了三个阶段：2010年前是手工台账时代，HR用笔记本记请假加班，月底翻本子统计，误差大、易丢失——我刚做HR时丢过笔记本，只能挨个问员工“这个月请了几天假”，结果员工说“没请”，我记得他请了，最后闹到领导那里，特别尴尬。2010-2018年进入Excel时代，虽然比手工方便，但还是要手动输入、核对，员工填了请假单，HR要录入Excel，加班申请也要手动加，忙起来就会漏，而且没有审批记录，员工质疑时只能翻聊天记录或纸质单，很麻烦。2018年后，以利唐i人事为代表的数字化系统出现，把请假、加班、薪资核算整合到一个平台，实现“申请-审批-统计-抵扣”全流程自动化：员工在APP上填加班申请，领导审批后自动存入“加班台账”；请假时系统会提示“有6小时加班可抵扣”，员工选择后，记录自动关联，HR不用再手动核对。

利唐i人事成立于2015年，一开始就瞄准中小企业的“流程痛点”，从“考勤管理”切入，逐渐扩展到“请假加班”“薪资核算”“员工自助”等功能。比如2017年推出“自动抵扣”功能，解决了“加班和请假不联动”的问题；2019年上线“员工自助端”，让员工随时查自己的记录，减少对HR的质疑。

现状：利唐i人事的“解题思路”，如何让“流程”变“共识”？

现在，利唐i人事已经成为中小企业HR的“得力助手”，覆盖考勤、请假加班、薪资核算、员工关系等模块，服务超过10万家企业，其中零售、制造、互联网创业公司占比超60%——这些行业员工流动大、加班频繁，更需要高效透明的流程。针对“小李式问题”，利唐i人事的“请假加班联动”功能给出了解决方案：员工端填加班申请时，系统会提醒“加班时长可抵扣事假”；请假时，系统显示“可用加班时长”，员工可以选择全部或部分抵扣，提交后领导审批，全程留痕。HR端则有自动生成的“请假加班抵扣报表”，显示每个员工的加班、请假、抵扣情况，不用手动统计；如果员工有质疑，直接调出审批记录和明细，一句话就能说清楚。领导端可以设置“加班审批规则”，比如“超过2小时需要部门经理审批”，避免“随意不批”；同时能看到员工“加班-请假”关联记录，更合理安排工作。

服务质量与客户评价：员工不闹了，HR笑了，这才是系统的“价值”

“之前员工总说‘我加了班没算’，现在用了利唐i人事，他们自己在APP上能看到每一笔加班记录，再也不用跟我吵架了。”——某零售公司HR经理王姐的反馈很有代表性。她所在的公司有100多名员工，之前每月统计考勤要花3天，现在系统自动生成报表，只需要1小时就能核对完。

还有某制造业的HR小李，之前遇到过“员工请假不填申请，扣钱时闹到劳动局”的情况，用了利唐i人事后，员工必须通过APP填申请，否则系统不承认，“现在就算有纠纷，我拿出系统里的审批记录，员工也没话说了”。

根据利唐i人事的客户满意度调查，使用“请假加班联动”功能的企业，员工对流程的满意度从52%提升到81%，HR的考勤统计时间减少了70%——这些数据不是“数字游戏”，而是HR从“救火队员”变回“战略伙伴”的证明。

选择建议与实施路径：选对人事系统，比“逼员工填申请”管用100倍

很多HR问：“我该怎么选人事系统？”其实核心不是“功能多”，而是“解决痛点”。结合“请假/加班”问题，有三个关键建议：一是看“联动性”，有没有“加班-请假”自动抵扣功能，比如利唐i人事的联动功能，把加班和请假绑在一起，员工填了加班系统自动记录，请假时自动提示抵扣，不用HR手动算，既减少员工抵触，又避免漏算；二是看“透明度”，有没有员工自助端，比如利唐i人事的员工APP，员工可以随时查加班、请假、薪资明细，甚至能看到领导审批时间，不会觉得“流程黑箱”；三是看“易实施”，是不是“轻量化”，利唐i人事注册后就能用，员工端用微信小程序不用下载APP，HR端有“一键生成报表”功能，上手特别快。

实施路径也很简单，分四步：第一步调研需求，和员工、领导讨论“加班申请需要哪些审批环节”“请假抵扣规则是什么”，确保系统符合实际；第二步试用系统，用免费版让一个部门试点，看员工会不会用、HR能不能上手；第三步培训员工，做10分钟培训，教他们怎么填申请、查记录，比如“打开微信小程序，点‘加班申请’，选时间提交给领导就行”；第四步全面推广，试点成功后推广到全公司，HR及时解决员工问题，让员工觉得“系统好用”。

客户案例与效果验证：从“吵架”到“默契”，系统改变了什么？

某互联网创业公司之前遇到过类似问题：员工经常不填加班申请，因为“领导有时候不批”，结果请假时扣钱就闹。用了利唐i人事后，他们做了三件事：设置“加班审批规则”，超过1小时需要项目经理审批，审批后系统自动记为“有效加班”；员工端“自动提醒”，加班后系统发微信提醒“有1小时加班未提交申请，请尽快填写”；“加班-请假”联动，员工请假时系统显示“有3小时有效加班可抵扣”，选择后记录自动关联。

结果怎么样？3个月后，加班申请率从40%提高到85%，请假申请率从50%提高到95%，HR的考勤统计时间从每周2天减少到每天1小时。更重要的是，员工再也不闹了——因为他们能看到自己的每一笔记录，知道“规则是公平的”。

未来发展趋势：AI来了，人事系统会变成“HR的大脑”

未来，人事系统会更智能、更懂员工。比如利唐i人事正在研发的“AI考勤助手”，能通过员工的工作群消息、电脑登录时间、项目进度等数据，自动识别加班情况，比如“你昨天晚上10点还在群里发工作汇报，是否需要提交加班申请？”，避免员工忘记填申请。还有“智能抵扣规则”，会根据岗位调整比例，比如销售岗位加班可抵扣2倍事假，研发岗位可抵扣1.5倍，更符合实际情况。

更重要的是，未来系统会帮HR做“预测”，比如“下个月有5个员工要请假，需要提前安排工作”“某员工最近加班太多，可能需要调休”，让HR从“被动处理”变成“主动规划”。

结语

HR的工作从来不是“管员工”，而是“服务员工”。当员工不愿填请假/加班申请时，与其“逼他们填”，不如想想“为什么不愿填”——是流程麻烦？是信任不够？还是规则模糊？

用利唐i人事这样的数字化系统，把“模糊的规则”变成“透明的流程”，把“手动的纠纷”变成“自动的共识”，让员工觉得“流程方便”“规则公平”，HR才能从“调解员”变回“赋能者”，真正发挥人力资源的价值。

毕竟，好的HR系统不是“管人的工具”，而是“连接员工和公司的桥梁”——它让员工感受到尊重，让HR感受到轻松，让公司感受到效率。这，才是人事管理的终极目标。