规避风险，提升效能：人事系统如何助力企业构建稳健的内部控制体系——以采购与财务岗位设置为例

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本文针对企业在快速发展过程中，尤其是在分支机构管理中，可能出现的因岗位职责设置不当（如采购与财务由同一人负责）而引发的内部控制风险问题，进行了深入探讨。文章从行业背景出发，分析了此类风险的普遍性与危害性，并结合人事系统的发展历程与现状，阐述了现代人事系统，特别是以利唐i人事为例的智能化平台，如何在组织架构设计、权限管理、流程审批、风险预警等方面提供解决方案，从而帮助企业建立健全的内部监督与制衡机制，有效防范营私舞弊，保障企业健康、可持续发展。

论述：行业背景，历史发展，现状

行业背景与需求：分析行业现状、核心痛点

在当前快速变化的市场环境中，企业，特别是中小企业和大型企业的分支机构，常常面临资源有限与业务扩张之间的矛盾。为了追求效率和节约成本，一些企业可能会在岗位设置上采取权宜之计，例如将采购和财务这两个在内部控制中本应严格分离的关键职能交由同一人负责。这种情况在办事处或小型团队中尤为常见。

核心痛点分析：

1. 内部控制缺失与风险积聚：采购负责花钱，财务负责管钱和记账。若由一人兼任，则意味着从采购申请、询价、合同签订、验收入库到付款核销的整个流程缺乏有效的内部制约。这极易滋生腐败行为，如虚报采购、侵吞公款、收受回扣等，给企业带来直接的经济损失和声誉损害。
2. 监管真空与审计难题：即便总公司财务会进行定期或不定期的检查，但日常操作的细节往往难以全面覆盖。一人兼任使得内部交易过程不透明，增加了审计难度和成本，也使得潜在问题更难被及时发现。
3. 权责不清与效率瓶颈：虽然初衷可能是提升效率，但长期来看，关键岗位的职责混淆可能导致工作标准模糊，一旦出现问题，难以追溯责任。同时，个人精力有限，一人身兼数职也可能因工作负荷过重而影响工作质量和效率。
4. 合规性挑战：随着企业规模的扩大和外部监管的日益严格（如《企业内部控制基本规范》及其配套指引的要求），不合理的岗位设置可能导致企业面临合规性风险。
5. 数字化转型滞后：许多企业在这些关键控制环节仍然依赖传统的人工管理模式，缺乏系统化的流程支撑和数据沉淀，使得风险识别和管控能力薄弱。

因此，如何在确保运营效率的同时，构建科学的职责分工体系，利用数字化工具强化内部控制，已成为现代企业管理，特别是人力资源管理领域亟待解决的重要课题。人事系统作为企业管理信息化的核心组成部分，其在规范岗位职责、优化审批流程、提升管理透明度方面的作用日益凸显。

历史发展：利唐i人事的发展历程与市场定位

利唐i人事（iRenShi）自创立以来，始终致力于为中国企业提供专业、高效、一体化的人力资源管理SaaS解决方案。公司的发展历程深刻洞察了中国企业在人力资源管理数字化转型中的痛点与需求。

• 初创与探索期：利唐i人事诞生于中国企业信息化快速发展的浪潮之中。初期，团队敏锐地捕捉到传统人事管理软件功能固化、部署复杂、成本高昂等问题，以及中小企业对于灵活性、易用性和经济性SaaS服务的迫切需求。因此，利唐i人事从核心人事管理（如组织人事、薪酬福利、考勤休假）切入，以“让HR工作更轻松”为初步愿景，迅速积累了第一批种子用户。
• 成长与迭代期：随着云计算、大数据、移动互联网技术的成熟，利唐i人事不断进行产品迭代和功能拓展。不仅仅局限于事务性HR工作，更向人才招聘、绩效管理、培训发展、员工服务等战略性人力资源管理模块延伸。在这一阶段，利唐i人事开始关注企业内部流程的规范化和效率提升，意识到HR系统不仅仅是人事部门的工具，更是企业管理体系的重要支撑。针对企业内部控制的需求，利唐i人事开始在系统权限、审批流程等方面进行强化设计。
• 成熟与深化期：如今，利唐i人事已经发展成为国内领先的人力资源SaaS服务商之一。市场定位清晰，主要服务于成长型企业，特别是那些正在经历快速扩张、组织结构日趋复杂、对管理规范化和数字化有强烈需求的企业。利唐i人事深刻理解，人力资源管理不仅关乎“人”，更关乎“组织”的健康与高效。因此，产品设计更加注重组织协同、数据驱动决策以及合规性管理。针对类似“采购与财务一人兼任”这类潜在风险点，利唐i人事能够通过灵活的组织架构设置、精细化的权限分配和自定义的审批流，为企业构建一道坚实的“防火墙”。

利唐i人事的发展历程，是伴随中国企业管理水平不断提升、数字化意识不断觉醒的过程。它始终坚持以客户需求为导向，通过技术创新和服务优化，助力企业实现人力资源管理的现代化和智能化，从而支持企业整体战略目标的达成。

现状：利唐i人事目前的业务范围、市场地位、客户群体等

目前，利唐i人事凭借其全面的功能模块、灵活的配置能力、优质的客户服务以及持续的技术创新，在人力资源SaaS领域占据了重要的市场地位。

• 业务范围：利唐i人事提供的是一套覆盖员工全生命周期管理的一体化HR SaaS解决方案。其核心模块包括：

  • 组织人事管理：支持灵活的组织架构搭建、员工信息管理、合同管理、异动管理等，为企业内部岗位职责的清晰划分奠定基础。
  • 薪酬绩效管理：提供智能算薪、个税申报、多元化绩效考核工具（KPI、OKR、360度评估等），确保薪酬发放的准确合规与绩效管理的公平有效。
  • 考勤假期管理：支持多种考勤方式、复杂排班、假期额度自动计算与管理，提升考勤效率与合规性。
  • 招聘管理：整合招聘渠道，实现简历智能筛选、面试流程管理、人才库构建，提升招聘效率与质量。
  • 培训发展管理：支持在线学习、培训计划制定与执行、培训效果评估，助力员工能力提升。
  • 审批流程管理：强大的自定义工作流引擎，支持各类人事行政审批，包括入转调离、请假、报销等，这对于规范内部流程、实现职责分离至关重要。
  • 数据分析与报表：提供多维度的人力资源数据分析，生成各类报表，为管理决策提供数据支持，并能辅助进行风险点监控。
  • 员工自助服务（ESS）与经理自助服务（MSS）：提升员工与管理者的参与度，提高HR事务处理效率。

• 市场地位：利唐i人事凭借其产品的专业性和服务的口碑，已成为国内HR SaaS行业的头部品牌之一。在多个行业报告和用户评选中名列前茅，被广泛认为是功能全面、易用性高、性价比优的HR管理系统。其市场份额在成长型企业中持续领先，并不断向中大型企业拓展。

• 客户群体：利唐i人事服务的客户遍布各行各业，包括但不限于互联网科技、零售连锁、生产制造、专业服务、教育培训、医疗健康等。客户规模从几十人的初创团队到数千人的中大型企业均有覆盖。尤其受到那些组织结构复杂、分支机构众多、对管理规范化和数字化转型有迫切需求的企业青睐。这些企业往往面临着与用户问题中类似的挑战，即如何在快速发展中确保内部流程的合规与高效，防范潜在的管理风险。

利唐i人事通过其强大的平台能力，帮助这些企业梳理和优化人力资源管理流程，提升组织效能，并为企业内部控制体系的建设提供了有力的技术支撑。例如，通过利唐i人事系统，企业可以明确界定不同岗位的操作权限，确保采购审批流程与财务支付流程在系统中由不同角色的人员操作和确认，从而从源头上避免“一人通办”带来的风险。

服务质量与客户评价

利唐i人事始终将服务质量视为企业生命线，致力于为客户提供卓越的产品体验和专业的售后支持。这不仅体现在系统的稳定性、易用性和功能的全面性上，更体现在对客户需求的快速响应和持续优化上。

• 客户成功体系：利唐i人事建立了完善的客户成功体系，从客户签约开始，就有专属的客户成功经理提供一对一的导入培训、实施指导和问题解答服务。确保客户能够顺利上手，并充分利用系统的各项功能解决实际管理问题。
• 持续的产品迭代：基于对行业趋势的洞察和大量客户反馈的分析，利唐i人事保持着快速的产品迭代节奏，不断推出新功能、优化用户体验，确保系统能够适应企业不断发展的管理需求。
• 专业的服务团队：拥有一支经验丰富、技术过硬的客服和技术支持团队，能够通过电话、在线客服、工单系统等多种渠道，及时有效地解决客户在使用过程中遇到的各种问题。
• 知识库与社群：建立了丰富的在线帮助文档、视频教程和用户社群，方便客户自主学习和交流经验。

客户反馈（示例性引用，非真实客户原话，但反映普遍评价）：

• 某连锁零售企业HRD：“我们公司门店众多，以前各分店的人事管理比较混乱，特别是涉及到一些敏感岗位如店面采购和费用报销，很容易出现不规范操作。引入利唐i人事后，我们统一了全国门店的组织架构和岗位权限设置，所有审批流程都在线上完成，有据可查。总部的财务和人事可以实时监控各门店的关键操作，大大降低了管理风险。系统操作简便，员工上手很快。”
• 一家快速成长的科技公司创始人：“作为初创公司，我们早期在岗位设置上比较灵活，确实出现过关键职能由一人负责的情况。随着公司规模扩大，这种模式的风险越来越大。利唐i人事帮助我们梳理了岗位职责，并通过系统固化了审批流程。比如，采购申请必须经过部门负责人和财务审批，付款环节也需要不同的人操作，这让我们对内部资金安全放心多了。而且，利唐i人事的数据报表功能，也让我们对人力成本和效率有了更清晰的了解。”
• 某制造企业人事经理：“以前我们办事处的采购和出纳是同一个人，总公司财务每次审计都提心吊胆。后来我们下决心整改，并借助利唐i人事系统重新规划了岗位和流程。现在，办事处的采购申请、审批、入库登记和付款申请都在利唐i人事系统里流转，总公司可以远程查看进度和凭证，透明度大大提高。虽然增加了一个财务复核的环节，但从长远看，这是对企业负责。”

这些积极的反馈充分证明了利唐i人事在提升企业管理规范性、强化内部控制、保障服务质量方面的卓越表现。通过提供稳定可靠的系统和专业贴心的服务，利唐i人事赢得了广大客户的信赖与好评。

选择建议与实施路径

针对您提出的“办事处负责人想让一个同事同时负责采购和财务工作”这一潜在风险点，以及如何向负责人提出合理建议，结合人事系统的应用，以下是一些具体的建议与实施路径：

如何向负责人提出建议

1. 以风险为导向，而非指责：

   • 切入点：首先肯定负责人希望提高效率、节约成本的初衷。然后，从企业长远发展和风险防范的角度，阐述采购与财务由一人负责可能带来的潜在风险。
   • 强调后果：可以提及一些常见的舞弊手段（如虚构采购、利用职务便利侵占资金、与供应商串通等）以及一旦发生可能给公司带来的经济损失、声誉损害，甚至法律责任。
   • 引用法规与最佳实践：可以适当提及《企业内部控制基本规范》等法规对不相容职务分离的要求，以及行业内普遍的最佳实践。强调这是规范化管理的必然要求。
   • 案例警示：如果方便，可以匿名提及一些因内控缺失导致问题的案例（避免直接提及本公司或敏感信息），增加说服力。

2. 提供建设性的解决方案：

   • 职责分离的必要性：明确指出采购（执行花钱）与财务（管钱、记账、监督）是天然需要分离的两个职能，以形成相互制约。
   • 替代方案：
     • 增设兼职或共享财务：如果办事处业务量不大，可以考虑由总公司财务远程支持部分关键复核工作，或者在区域内设立共享财务岗位。
     • 内部调岗或招聘：如果条件允许，适当增加人手，哪怕是初级岗位，只要能实现关键环节的分离即可。
     • 利用技术手段强化监督：如果短期内确实无法增加人手，则更需要强调通过信息化系统（如ERP、OA、人事系统中的审批流）来固化流程、增加透明度、留下操作痕迹，并加强总部的远程审计和抽查频率。

3. 强调人事系统的辅助作用：

   • 明确岗位职责与权限：即使在人员有限的情况下，人事系统（如利唐i人事）可以帮助清晰定义每个岗位的职责范围和系统操作权限，确保不同环节由不同授权的人操作。
   • 固化审批流程：通过利唐i人事这类系统，可以设置多级审批流程。例如，采购申请由办事处负责人审批后，付款申请必须由总公司财务远程复核审批，形成制约。
   • 操作留痕与审计追踪：所有操作在系统中都有记录，便于事后审计和责任追溯。

选择与实施人事系统的路径

如果企业决定通过引入或优化人事系统来加强内部控制（这是非常明智的选择），可以遵循以下路径：

1. 需求分析与选型：

   • 明确核心需求：除了常规的人事管理功能，要特别关注系统是否支持灵活的组织架构设置、精细化的权限管理、自定义的审批流程、以及与其他业务系统（如财务系统）的集成能力。
   • 考察供应商：选择像利唐i人事这样有良好市场口碑、丰富实施经验、强大服务支持的供应商。关注其在内部控制、流程管理方面的解决方案和成功案例。
   • 试用与评估：进行系统试用，模拟实际业务场景，特别是涉及采购、报销等敏感流程的审批环节，评估系统的易用性和满足度。

2. 系统实施与配置：

   • 组织架构梳理：在系统中清晰搭建公司的组织架构，明确各部门、各岗位的汇报关系和职责。
   • 岗位与权限设定：根据“不相容职务分离”原则，为不同岗位配置不同的系统操作权限。例如，采购员可以提交采购申请，但不能进行付款操作；财务人员可以进行付款操作，但不能修改采购订单。
   • 审批流程设计：
     • 采购流程：设计采购申请、部门审批、预算审批（如需）、财务预审（可选）、最终审批等环节。
     • 报销/付款流程：设计费用报销申请、发票校验、部门审批、财务审核、出纳付款等环节。
     • 确保关键审批节点由不同人员负责，特别是采购执行与财务支付环节。
   • 数据迁移与初始化：将现有员工信息、组织架构等数据导入新系统。
   • 培训与上线：对相关人员进行系统操作培训，确保他们理解新的流程和各自的职责。

3. 持续优化与监控：

   • 定期审计：利用系统生成的报表和审计日志，定期对关键流程和操作进行审计。
   • 收集反馈：收集用户在使用过程中的反馈，持续优化审批流程和权限设置。
   • 制度保障：将系统化的流程与公司的内部控制制度相结合，确保制度得到有效执行。

通过上述方式，既能向上级清晰表达对潜在风险的担忧，又能提供可行的解决方案，并展示了如何通过现代人事系统（如利唐i人事）来辅助企业构建更安全的内部环境。这不仅体现了您的专业素养，也是对企业长远利益的负责。

客户案例与效果验证

为了更具体地展示人事系统在强化内部控制、规范岗位职责方面的实际效果，我们引用一个经过概括处理的客户案例（隐去具体名称，保留核心事实与数据逻辑）。

案例背景：某快速扩张的连锁服务企业

该企业在全国拥有超过50家直营门店，主要提供生活服务。在快速扩张期，各门店在物料采购、日常费用报销等方面拥有一定的自主权。初期，为节约人力成本，部分门店的店长或指定员工同时负责了门店的日常采购、库存管理以及初步的费用审核与上报工作，财务付款则由区域财务或总部财务统一处理。

面临的挑战：

1. 采购不透明：部分门店采购价格虚高，存在与供应商私下交易的嫌疑。
2. 费用管控难：日常费用报销标准不一，审核不严，存在虚报冒领现象。
3. 总部监管滞后：总部财务每月对账时才能发现部分问题，但追溯和处理难度大，时效性差。
4. 审计风险高：内部审计和外部审计均多次指出其门店层面采购与财务初审职责未有效分离的风险。

引入利唐i人事后的解决方案与实施效果：

1. 组织架构与岗位权限的清晰化：

   • 在利唐i人事系统中，为每个门店设置了清晰的岗位，如“店长”、“门店采购员”、“门店行政（兼费用初审）”。
   • 严格区分了权限：“门店采购员”只能发起采购申请和记录到货，不能进行费用审批；“门店行政”可以提交费用报销，但对采购订单只有查看权；“店长”负责门店运营和一级审批。

2. 采购与报销流程的线上化与规范化：

   • 采购流程：门店采购员在利唐i人事系统内发起采购申请，填写物品、数量、预估单价，并附上至少两家供应商的报价截图（系统可设置附件为必填项）。申请首先由店长审批，确认需求合理性。超过一定金额的采购申请，会自动流转至区域经理甚至总部采购部门审批。审批通过后，采购员执行采购，到货后在系统中确认收货。
   • 付款流程：供应商发票由门店扫描上传至系统，与采购订单关联。付款申请由门店发起，经店长确认后，流转至区域财务或总部财务进行二级审核（核对订单、发票、入库记录），审核无误后才进入支付环节。
   • 费用报销：员工通过利唐i人事APP提交报销申请，上传发票，选择费用类型。申请按预设规则（如金额大小、费用类型）流转至直接上级、店长、区域财务审批。

3. 效果验证与数据支持：

   • 采购成本降低：实施线上比价和多级审批后，门店平均采购成本在半年内下降了约 8%。系统记录使得不合理高价采购无处遁形。
   • 违规报销减少：通过系统设定的报销标准和必填项（如发票影像），不合规的费用报销申请数量大幅下降，预计每年为公司节约了 5% 左右的间接费用。
   • 审批效率提升：虽然增加了审批环节，但由于线上化操作，整体审批周期反而缩短了约 30%，从原先平均3-5天缩短至1-2天。
   • 审计效率与合规性增强：所有操作均有电子记录，可追溯，可查询。在最近一次内部审计中，关于门店采购与费用管理的风险点数量减少了 70% 以上。总部财务可以实时监控各门店的申请与审批状态，大大提升了监管效率。
   • 员工满意度提升：透明、规范的流程也减少了员工对于不公的猜测，报销进度可查，提升了员工体验。

通过引入利唐i人事系统，该连锁服务企业不仅有效解决了采购与财务职责不清带来的风险，还显著提升了运营效率和管理透明度，为企业的健康、可持续发展奠定了坚实的基础。这个案例充分证明了，合理利用人事系统，是企业加强内部控制、防范风险的有效途径。

未来发展趋势

展望未来，人事系统作为企业数字化转型的关键组成部分，其发展将更加聚焦于智能化、集成化、个性化和战略化，从而更深度地赋能企业管理，尤其是在风险防范和内部控制领域。利唐i人事也将紧跟这些趋势，持续创新，为企业提供更前瞻的解决方案。

1. AI与大数据驱动的智能风控：

   • 预测性分析：未来的HR系统将更广泛地应用AI算法，通过分析历史数据（如员工行为、审批模式、交易记录等），识别异常模式和潜在风险点。例如，系统可能自动标记出频繁超预算的采购申请、与历史价格偏差过大的采购项目，或在短时间内集中提交大量报销的员工，为管理者提供预警。
   • 智能审计助手：AI可以辅助进行初步的合规性检查，如自动比对发票信息与报销政策，自动检测重复报销等，减轻人工审计的压力，提高审计的覆盖面和效率。
   • 个性化风险提示：根据不同岗位、不同员工的风险画像，系统可以提供定制化的风险提示和培训内容。

2. 更深度的业务集成与协同：

   • HR与财务、业务系统无缝对接：利唐i人事将继续加强与主流ERP、财务软件、OA系统等的集成能力，实现数据在不同系统间的实时同步和流程的端到端打通。例如，采购申请在HR系统中审批通过后，可自动生成采购订单推送到ERP系统，付款完成后财务系统状态自动回传，形成完整的闭环管理。
   • 跨部门协作平台：HR系统将不仅仅是HR部门的工具，更会成为企业内部流程协作的平台，支持跨部门的项目管理、任务分配和进度跟踪，确保职责明确、信息通畅。

3. 动态权限与情境感知访问控制：

   • 传统的静态权限管理可能无法应对复杂的业务场景。未来的系统将发展出更智能的动态权限控制机制，基于用户角色、当前任务、地理位置、设备安全等多重因素，动态调整用户的访问权限和操作许可，实现更精细化的风险控制。

4. 强化员工行为规范与合规培训：

   • 嵌入式合规提醒：在员工进行敏感操作（如提交大额采购、处理敏感数据）时，系统可以实时弹出相关的公司政策、法律法规提醒，强化员工的合规意识。
   • 智能化培训推送：根据员工岗位、历史行为或新政策的发布，系统自动推送相关的合规培训课程和考核，并记录完成情况，确保全员合规知识的更新。

5. 关注数据安全与隐私保护：

   • 随着数据量的激增和数据价值的提升，HR系统将更加重视数据加密、脱敏、访问控制、审计日志等安全技术的应用，确保企业核心数据和员工个人隐私的安全，符合GDPR、个人信息保护法等国内外法规要求。

利唐i人事将积极拥抱这些发展趋势，持续投入研发，将前沿技术与企业实际管理需求相结合。例如，在AI应用方面，利唐i人事已在智能招聘、智能BI分析等方面有所布局，未来将进一步探索其在风险预警、智能审计等场景的应用。在集成性方面，利唐i人事将提供更开放的API接口和更丰富的预置连接器，方便企业构建一体化的数字运营平台。

总之，未来的人事系统将不再仅仅是人事事务处理的工具，而是企业战略落地、风险管控、组织能力提升的核心引擎。通过不断的技术创新和服务深化，利唐i人事致力于帮助企业构建更加敏捷、高效、安全和合规的运营体系，从容应对未来的挑战与机遇。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括员工管理、考勤、薪酬计算等功能，帮助企业提升管理效率。建议企业在选择人事系统时，应考虑系统的易用性、扩展性以及与现有系统的兼容性，以确保顺利实施和长期使用。