中小企业用工风险规避指南：从”试岗期工资纠纷”看合规管理

一、员工请假失联引发的用工风险
某30人规模企业市场部讲师入职16天后通过微信请假，在未明确请假时长的情况下连续缺勤超半个月，企业不仅面临工资支付争议，更暴露了在休假管理和试岗期制度上的重大漏洞。这种情形在中小企业中颇具代表性，据2023年人力资源社会保障统计公报显示，劳动争议案件中涉及考勤管理和工资支付的占比达37.6%，其中小微企业占比超六成。

二、三大争议焦点的法律解析
1. 微信请假的效力认定
– 依据《电子签名法》，通过即时通讯工具进行的请假沟通具有法律效力，但须满足两个前提：①聊天记录能完整呈现请假事由及审批过程；②企业规章制度中明确认可电子化请假方式。建议企业应在《员工手册》中规定：”超过3个工作日的请假需补交书面申请”。

1. 试岗期制度的合法性边界

2. 现行《劳动合同法》并无”试岗期”概念，司法实践中普遍认定试岗期属于劳动关系存续期间。北京朝阳区法院2022年典型案例明确：”任何形式的试岗期均应支付劳动报酬，用人单位不得以试岗不合格为由拒付工资”。企业自设的”15天试岗期”条款涉嫌违法，应立即废止。

3. 工资支付的计算标准

4. 根据人社部《工资支付暂行规定》，劳动者实际工作16天应获得全额工资。即便存在请假情形，企业也应按照实际出勤天数核算工资。某电商企业因扣除”试岗期工资”被劳动监察部门责令补发工资并加付赔偿金的案例（2023年杭州劳动仲裁委裁决书），值得引以为戒。

三、四步合规处理方案
1. 事实调查阶段
立即组建由HR、部门负责人、法务（或法律顾问）组成的专项小组。核查员工考勤记录、微信沟通截图、劳动合同约定条款等关键证据，制作完整的事实经过说明文件。

1. 法律适用分析
   对照《劳动合同法》第39条、第30条，重点审查：①请假是否构成旷工；②工资核算是否符合法定标准；③企业规章制度是否存在程序瑕疵。建议参考最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26号）第44条关于规章效力的认定标准。

2. 协商解决方案
   计算应发工资=约定工资÷21.75×实际出勤天数（16天）。若存在未办理离职手续的情况，可依据《工资支付暂行规定》第9条暂扣不超过20%的工资作为经济担保，但需书面告知扣款依据及返还条件。

3. 制度完善措施

4. 修订《考勤管理制度》：明确不同假别的审批权限，规定”连续请假超过5个工作日需提交书面申请并附证明材料”
5. 建立电子化流程：在OA系统设置请假审批模块，实现流程留痕
6. 废止试岗期条款：将考察期纳入试用期管理，签订3个月以内的试用期劳动合同

四、用工风险防范体系构建
1. 制度设计三原则
– 合法性审查：新制度实施前必须通过专业法律审核
– 民主程序：涉及劳动者切身利益的规章制度需经职工代表大会讨论
– 公示告知：采用签收确认、系统公告等多渠道公示

1. 证据留存指南
2. 电子证据：定期备份通讯记录，使用企业微信等具有法律效力的办公平台
3. 书面证据：重要事项通过EMS邮寄书面通知，保留邮寄存根

4. 视听证据：涉及违纪处理的谈话应做好录音录像

5. 应急响应机制
   建立三级响应机制：

6. 普通争议：由HR部门依据制度处理
7. 复杂纠纷：启动法律顾问介入程序
8. 群体事件：成立应急管理小组并报备劳动监察部门

五、典型案例的启示价值
上海某科技公司2022年因”试岗期不支付工资”被员工集体诉讼，最终支付双倍工资赔偿38万元的案例警示我们：小微企业的用工管理不能因规模小降低合规标准。建议企业每年至少开展一次用工风险评估，重点关注：劳动合同签订率、社保缴纳合规性、加班费计算标准等高风险领域。