员工非因工负伤未提交请假及医疗证明？HR必看的合规处理指南

一、非因工负伤处理的法律红线

根据《劳动合同法》第39条、第40条及《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》，员工非因工负伤需进入医疗期时，用人单位不得随意解除劳动合同。但若员工未履行请假手续且未提供有效医疗证明，则可能触发以下法律风险：
1. 劳动关系认定争议：员工可能主张单位未保障其医疗期权益，导致劳动仲裁风险。
2. 违规解除赔偿风险：据2022年某地劳动仲裁数据，因医疗期问题导致的用人单位败诉率高达63%。
3. 薪酬支付纠纷：未及时核算病假工资可能触发《工资支付暂行规定》第7条的追责。

二、四步处理流程化解管理难题

（一）事实核查阶段

• 48小时黄金沟通期：通过书面通知（邮件/企业微信）要求员工在3个工作日内补交材料
• 证据固化要点：保留考勤记录、系统操作日志、沟通记录（需员工确认收到）

（二）医疗期确认程序

• 医疗证明审核标准：二级以上医院诊断证明+医嘱休假建议（注意排除美容整形等非必要治疗）
• 医疗期计算规则：参照《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》中”实际工作年限+本单位工作年限”的叠加计算法

（三）劳动关系处理方案

（四）特殊情形应对

• 精神类疾病处理：需结合专业机构鉴定，避免歧视性解除
• 异地就医证明：通过卫健委官网验证医院资质，必要时要求公证

三、三大风险防范实操策略

1. 制度设计双保险
2. 请假流程：线上审批+纸质材料扫描上传

3. 复查机制：随机抽查5%病假案例的医疗记录（需员工签署授权书）

4. 证据链闭环管理

5. 建立”缺勤-催告-反馈”全流程台账

6. 使用带时间戳的电子存证系统（如区块链存证平台）

7. 柔性沟通技巧

8. 采用”关切询问+制度说明”的话术模板：”我们注意到您近期未到岗，是否需要协助办理病假手续？根据公司规定……”
9. 对疑似虚假病假的情况，可通过工会代表参与面谈

四、典型案例的合规启示

案例A（合规操作）：
某制造业员工张某腰椎受伤未请假，HR通过：
① 发送EMS催告函
② 联系家属获取初诊记录
③ 启动医疗期确认程序
最终在医疗期满后依法解除，仲裁庭支持企业主张

案例B（违法教训）：
某互联网公司直接以旷工为由解除未提交证明的员工，因未履行催告程序被判赔偿12个月工资

五、制度优化建议清单

1. 在《员工手册》中明确：
2. 病假申请须在缺勤后24小时内发起
3. 三甲医院复诊要求（针对超过15天的病假）
4. 设计《医疗期管理告知书》模板，包含：
5. 医疗期期限
6. 工资计算标准
7. 返岗评估流程
8. 建立医疗期专项管理台账，记录：
9. 病假申请日期
10. 材料提交情况
11. 医疗期累计天数