员工连续旷工拒不返岗？HR必看的合规辞退全流程指南

一、问题核心：旷工员工失联的处置难点

员工连续旷工3天且明确表示不再返岗，但拒不配合办理离职手续。这种情况存在三重风险：
1. 法律程序风险：直接按旷工解除可能因证据不足被认定为违法解除
2. 经济补偿风险：未足额支付工资可能引发劳动仲裁
3. 工作交接风险：重要资料或资产未收回导致公司损失

根据最高人民法院劳动争议司法解释，用人单位对解除劳动合同的合法性承担全部举证责任。这意味着HR必须做到流程完整、证据闭环。

二、法律依据：这些条款必须吃透

1. 《劳动合同法》第39条：严重违反规章制度可解除劳动合同
2. 《工资支付暂行规定》第16条：经济损失赔偿每月扣除部分不得超过月工资20%
3. 最高法院指导案例（2021）：认定连续旷工3日解除合法的三个要件：
4. 规章制度经民主程序制定
5. 旷工事实有完整证据链
6. 解除程序符合法律规定

三、六步操作流程（附风险防控要点）

1. 制度合规性审查

• 检查员工手册签收记录
• 核查旷工条款是否明确”连续旷工3日属严重违纪”
• 确认制度经过职工代表大会讨论（留存会议记录）

风险提示：某互联网公司因制度未经民主程序，被判支付赔偿金12万元

2. 事实证据固定

• 连续3日考勤异常记录（需有系统日志+人工确认记录）
• 三次以上联系记录（电话录音+短信/邮件截图）
• 部门主管的情况说明（需签字+日期）
• 客户/同事的旁证材料（如工作对接中断证明）

操作技巧：第3日发送《限期返岗通知书》EMS，备注文件内容

3. 工会告知程序

• 有工会的企业需提前通知（提交《解除劳动合同告知书》）
• 无工会的需向所在地总工会备案

数据支持：2022年劳动争议案件中，23%的败诉因未履行工会程序

4. 解除通知送达

• 通过EMS邮寄《解除劳动合同通知书》
• 邮寄单注明”解除劳动合同通知”字样
• 保留寄送凭证及未签收退回件

特别提醒：不可用微信发送解除通知，需配合书面文件

5. 工资结算规范

• 旷工当日工资按200%扣除（需保证实发工资≥最低工资）
• 结算周期：解除后3个工作日内
• 支付方式：银行转账并备注”离职结算”

计算公式：应发工资=月工资÷21.75×实际出勤天数 – 旷工天数×日工资×2

6. 后续手续办理

• 15日内办理社保减员
• 出具解除证明（不写主观评价）
• 工作交接可采用公证提存（费用约800元）

四、三大高频风险应对策略

风险1：员工主张”已口头辞职”

• 对策：在《解除通知》中明确”因旷工解除”
• 依据：最高法（2019）民再127号判决书

风险2：员工质疑考勤真实性

• 对策：提供连续3日门禁记录+工作系统登录日志
• 佐证：要求员工按制度定期确认考勤（邮件留痕）

风险3：经济补偿金争议

• 对策：在工资条中单独列明”旷工扣款”项目
• 数据：2023年薪酬争议中，43%因扣款项目不明确

五、特殊场景处理方案

场景1：员工拒收EMS

• 操作：在省级报刊公告解除（需满30日）
• 成本：公告费约2000元，但可确保程序合法

场景2：涉及竞业限制人员

• 特别程序：同步发送《竞业义务告知书》
• 期限计算：竞业期从劳动合同解除日起算

场景3：岗位涉及经济责任

• 风控措施：
• 冻结系统权限（留存操作日志）
• 审计工作记录（双人核查制）
• 发送《债权债务确认书》

六、文书模板库（精简版）

1. 《旷工事实确认书》
   “本人确认__年__月__日至__年__月__日未履行请假手续缺勤，已知晓旷工3日将导致劳动合同解除。”

2. 《解除劳动合同通知书》
   “因您连续旷工达3日，严重违反公司《员工手册》第__条，现依法解除劳动合同，请于__日前办理离职手续。”

结语：合规是底线，人性化是智慧

处理旷工离职既要坚持制度刚性，也要体现人文关怀。建议在最终沟通时告知员工：”无论是否办理手续，公司都将依法出具离职证明，不影响您寻找新工作。” 这种柔性处理可降低75%的仲裁概率（数据来源：2023年HR合规白皮书）。