案例背景:
某公司中层管理者王女士(化名)怀孕2个月,连续两个月通过微信向总经理请假,未按规定使用钉钉系统提交审批。考勤统计显示其上月事假已超制度规定天数,本月又以”身体不适”为由继续微信请假。HR部门面临两难:如何既维护制度严肃性,又避免触碰孕期女职工特殊保护红线?
第一步:合规催告与证据固化
当遇到未按流程请假的情况,建议立即启动”三式催告法”:
1. 系统催告:通过OA/钉钉发送待办提醒
2. 书面催告:EMS邮寄《限期返岗通知书》
3. 即时通讯补充:微信/短信二次确认
某制造企业曾通过利唐i人事系统自动触发催告流程,3小时内完成三重证据固定。系统记录显示,该员工已读未回,为企业后续处理赢得主动权。
特别注意:催告期限建议设定3个工作日,需明确标注”收到请确认”。某互联网公司因催告期限过短(仅24小时)被判程序瑕疵,最终支付赔偿金。
第二步:医疗证明核验标准
针对病假核查的三大实操要点:
1. 医院等级认定:市级医院≠二甲医院。建议在制度中明确”三级甲等综合医院”或参照《医疗机构管理条例》的类别划分
2. 复查权行使:可指定3家定点医院,但需提前在制度中公示。某零售企业将指定医院列表写入集体合同附件,避免争议
3. 费用承担规则:复查费用应由企业先行垫付,在薪资结算时协商处理。切忌直接扣除,可能构成变相罚款
数字化工具应用:利唐i人事系统支持电子病历OCR识别,自动校验医院公章、医师签名、诊断日期等关键信息,识别准确率达98.7%。
第三步:解除流程的”四同步原则”
若确认达到旷工标准,需严格执行:
1. 工会通知同步:提前3日书面告知工会
2. 系统记录同步:在OA/钉钉完成全部审批流
3. 送达方式同步:采用”系统弹窗+EMS+短信”三重送达
4. 薪资结算同步:离职当月完成经济补偿核算
某科技公司运用利唐i人事系统的智能解约模块,7天内完成从证据整理到手续办理的全流程,系统自动生成22项法律文书,劳动仲裁胜诉率100%。
核心风控点提示:
1. 孕期≠免死金牌:最高人民法院第180号案例明确,严重违纪的孕期职工可依法解除合同
2. 催告记录保存:微信记录需公证,邮件需存原始服务器数据
3. 医疗期计算:注意区分普通病假与孕期产检假的法律差异
数字化管理价值:
通过智能人事系统,企业可实现:
1. 假勤数据实时预警:自动识别异常考勤模式
2. 电子证据链保全:每个操作节点自动存证
3. 法律文书智能生成:匹配最新劳动法规库
4. 风险系数动态评估:用工风险可视化看板
某集团公司上线智能人事系统后,劳动纠纷发生率下降73%,HR事务处理效率提升58%,制度执行合规率提升至99.2%。
结语:
特殊时期的用工管理,考验着HR的专业功底与科技应用能力。当传统管理手段遇上数字化工具,既能守住法律底线,又能体现人文关怀。记住:合规不是束缚,科技不是冰冷,用对工具的人性化管理,才是新时代HR的核心竞争力。
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