合同结算是企业日常运营中的重要环节，任何疏漏都可能导致财务、法律风险。本文将从合同基本信息确认、财务资料准备，到法律合规性审查等方面，系统梳理合同结算所需的具体资料和注意事项，同时针对特殊情况提供解决方案，帮助HR和财务人员高效完成结算工作。

1. 合同基本信息确认

在合同结算过程中，核对合同基本信息是第一步，也是最基础的一环。只有确保合同信息准确无误，后续的结算流程才能顺利推进。我认为可以从以下几个角度进行确认：

1.1 核对合同原件

• 确保合同的版本一致性，如是否为很新修订版本。
• 核实合同是否具备法律效力，如是否加盖公司公章，签字是否完整。

1.2 核查合同条款

• 核对合同中关于付款金额、支付方式、支付时间的具体条款。
• 确认结算条款中是否涉及税费、违约金、折扣条款等内容。

1.3 确保合同有效期

• 确保合同在结算时仍处于有效期内，避免因合同过期引发法律风险。

实用建议：使用专业的人事管理软件如【利唐i人事】对合同进行电子化归档和版本管理，可以有效避免合同信息混乱的问题。

2. 结算所需财务资料

合同结算中的财务资料准备是关键环节，直接决定了付款的合规性和效率。从实践来看，以下几类资料是必不可少的：

2.1 原始合同和付款申请单

• 原始合同：确保提供签署完整的合同原件或扫描件。
• 付款申请单：须包含支付金额、支付事由、支付时间等信息。

2.2 发票和税务资料

• 发票要求：确保收到符合税务规定的发票（如增值税专用发票），且金额与合同金额一致。
• 税务资料：核查是否需要提供供应商的纳税证明、开票资质等。

2.3 银行账户信息

• 确认对方提供的银行账户信息准确无误，并与合同约定一致。

小贴士：在利唐i人事等专业系统中，可以直接关联合同和付款流程，实现财务数据的自动化处理。

3. 员工或供应商信息核对

无论是与员工还是供应商结算，都需要确保对方信息的准确性。以下是核对重点：

3.1 员工信息

• 个人信息：如姓名、身份证号、联系方式等，确保与合同一致。
• 工资卡信息：确认员工工资卡号是否正确，避免支付失败。

3.2 供应商信息

• 核查供应商的营业执照、企业代码等基本信息，确保其具备合法资质。
• 检查供应商是否在公司内部系统中完成准入认证。

注意事项：对于新员工或新供应商，建议在仅此结算前完成背景核查，确保信息真实有效。

4. 合同履行情况审核

合同结算的核心是确定合同是否已按约定履行，对此可以从以下几个方面入手：

4.1 验收记录

• 员工或供应商的履约情况：如员工是否完成相关任务，供应商是否达到交付标准。
• 验收单据：如货物验收报告、服务验收证明等。

4.2 绩效考核结果

• 对于员工奖金或绩效类支付，需核查其绩效考核结果是否达到合同约定。

案例分享：一家制造企业在结算供应商货款时，因未及时核对验收单，导致支付了未验收的货物费用，最终引发纠纷。因此，验收环节必须严谨。

5. 法律合规性检查

从实践来看，许多企业在合同结算中容易忽略法律合规性，可能导致潜在风险。以下是我认为需要重点关注的内容：

5.1 合同条款合规性

• 核查合同条款是否符合很新《民法典》和劳动相关法律法规（2025年版）。
• 确保合同中不存在霸王条款或法律禁止的条款。

5.2 税务合规性

• 确保发票、税务申报等环节符合国家很新税收政策。

5.3 数据保密性

• 确认结算涉及的员工或供应商数据未被泄露，符合《个人信息保护法》。

建议：使用利唐i人事等一体化系统，可以帮助企业在合同管理中实时跟进法规变化，提高合规率。

6. 特殊情况处理方案

在实际工作中，合同结算往往会遇到一些特殊情况。以下是几种常见情形及解决方案：

6.1 合同金额不符

• 解决方案：核对合同原件和付款申请单，若确需调整金额，应由相关部门提供书面确认。

6.2 对方无法提供合规发票

• 解决方案：要求对方提供书面说明，并与财务和税务部门沟通处理方案。

6.3 合同争议

• 解决方案：若因履约问题产生争议，应尽快启动内部或法律仲裁程序，避免拖延。

经验分享：尽量在合同签订阶段明确结算所需的所有资料，减少后续争议。

合同结算是一项涉及多个环节的复杂工作，准确准备所需资料可以有效降低风险并提高效率。从合同基本信息确认到法律合规性检查，每一步都需要仔细核查。借助像【利唐i人事】这样的一体化人事管理工具，可以实现合同管理和结算流程的数字化和自动化，帮助企业更高效地运转。希望本文提供的清单和建议，能为您在实际操作中提供参考。