AI面试视频删除指南：依托EHR系统与员工自助系统的人事系统使用教程

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本篇文章聚焦AI面试视频的合规删除需求，结合《个人信息保护法》等法规要求，阐述了企业管理面试数据的必要性。通过解析EHR（企业人力资源管理系统）与员工自助系统在视频删除中的协同作用，详细提供了管理员端与员工端的具体操作步骤，涵盖从登录系统、定位视频到确认删除的全流程。同时，文章强调了删除后的后续管理（如备份检查、日志保留）与风险防控措施（如权限控制、身份验证），并解答了删除失败、恢复可能性等常见问题，为企业规范AI面试视频管理、保障员工数据隐私提供了可操作的人事系统使用指南。

一、AI面试视频管理的合规性与必要性

随着AI技术在招聘领域的普及，AI面试已成为企业高效筛选候选人的重要工具。据IDC 2023年调研数据显示，全球60%的企业已采用AI面试工具，中国企业的使用率更是达到75%。然而，AI面试过程中产生的视频数据（包含候选人面部特征、声音、行为举止等敏感信息），其管理与删除直接关系到企业的合规性与员工的隐私权益。

从法规层面看，《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称《个保法》）第二十四条明确规定：“个人有权请求个人信息处理者删除其个人信息，个人信息处理者应当在核实身份后及时删除。”第三十一条进一步要求，处理敏感个人信息（如面部识别、声音信息）需取得个人单独同意，且在“处理目的已实现、无法实现或者不再必要”时删除。从企业角度看，未及时删除面试视频可能引发法律风险——某互联网企业曾因保留离职员工面试视频达1年之久，被投诉至监管部门，最终面临50万元罚款。从员工角度看，82%的员工（据某咨询公司2024年调研）希望自主管理个人面试数据，尤其是离职后，更关注个人信息的删除情况。

因此，规范AI面试视频的删除流程，不仅是企业合规运营的要求，也是维护员工信任、提升企业形象的重要举措。

二、EHR系统与员工自助系统在视频删除中的角色

要实现AI面试视频的规范删除，需依托企业的核心人力资源系统——EHR系统与员工自助系统的协同作用。

EHR系统：数据管理的核心平台

EHR（Enterprise Human Resource Management System）即企业人力资源管理系统，是企业集中存储、管理人力资源数据的核心工具。AI面试视频作为招聘数据的一部分，通常存储在EHR系统的“招聘管理”模块下，由系统统一控制其存储、访问与删除权限。EHR系统的优势在于：其一，集中管理，所有AI面试视频都存储在一个平台，便于管理员统一操作；其二，权限控制，只有具备“招聘管理”权限的管理员才能访问视频管理模块，避免未授权访问；其三，日志记录，每一次删除操作都会生成详细日志，包括操作人、操作时间、视频信息等，便于后续审计。

员工自助系统：自主操作的交互界面

员工自助系统是EHR系统的延伸，旨在让员工自主查询与管理个人人力资源信息（如考勤、薪资、面试记录）。在视频删除流程中，员工自助系统的作用是：其一，接收员工的删除请求，员工无需通过HR人工传递，直接在系统中发起申请；其二，提升透明度，员工可以实时查看申请进度（如“待审批”“已通过”），了解删除流程；其三，降低HR工作量，员工自主操作减少了HR的人工干预，提高了效率。

两者的协同模式

EHR系统作为“后台大脑”，负责视频的存储、权限控制与删除执行；员工自助系统作为“前台界面”，负责接收员工请求并传递给EHR系统。这种模式既保证了数据管理的安全性（由EHR系统控制权限），又提升了员工的参与感（由自助系统自主操作），形成了“员工发起-系统传递-管理员审批-后台执行”的闭环流程。

三、AI面试视频删除的具体操作教程

AI面试视频的删除操作分为两种场景：管理员端删除（针对企业HR管理员）与员工端删除（针对候选人/员工）。以下是详细的操作步骤，结合EHR系统与员工自助系统的实际使用场景。

（一）管理员端：EHR系统后台操作

管理员端的删除操作主要用于企业主动删除视频（如员工离职后）或处理员工的删除申请。以某主流EHR系统（如SAP SuccessFactors、用友NC）为例，步骤如下：

1. 登录系统：管理员通过企业内部网址或专用客户端进入EHR系统，输入管理员账号与密码（需具备“招聘管理”模块的操作权限）。
2. 定位视频：进入“招聘管理”模块，点击“AI面试记录”子菜单。系统会显示所有AI面试的记录，包括候选人姓名、面试时间、岗位名称、视频链接等信息。为快速定位目标视频，管理员可以通过筛选条件（如候选人姓名、面试时间范围、岗位名称）进行过滤——例如，输入候选人姓名“李华”，选择面试时间“2023年12月1日至2023年12月31日”，系统会自动列出符合条件的视频记录。
3. 确认删除：选中目标视频后，系统会弹出确认窗口，提示“删除后将无法恢复，请确认是否继续”。管理员需要再次核实视频信息（如确认候选人已离职、视频无保留必要），避免误删。确认无误后，点击“确认”按钮。
4. 执行删除与日志记录：系统启动删除流程，将视频从主服务器与备份服务器中彻底删除（采用不可逆方式，如覆盖存储区域）。同时，生成删除日志，记录操作人（管理员姓名）、操作时间（精确到秒）、视频文件名、候选人姓名等信息。删除完成后，系统提示“操作成功”，管理员可以在“删除日志”子菜单中查看记录。

（二）员工端：员工自助系统操作

员工端的删除操作主要用于员工自主发起删除申请（如离职后希望删除面试视频）。以某企业员工自助系统（如钉钉集成的HR模块、企业微信的“我的HR”）为例，步骤如下：

1. 登录系统：员工通过企业微信、钉钉或网页端进入员工自助系统，输入个人账号与密码（与企业邮箱或工号关联）。
2. 进入面试记录：登录后，进入“个人中心”，找到“面试记录”或“招聘流程”模块。这里会显示员工所有的AI面试记录，包括视频链接、面试时间、岗位名称等信息。
3. 发起删除申请：选中需要删除的视频，点击“申请删除”按钮。系统会弹出申请窗口，要求填写删除原因（如“本人已从公司离职，根据《个保法》要求，申请删除AI面试视频”），部分企业还要求上传证明材料（如离职证明扫描件）。填写完成后，点击“提交”按钮。
4. 查看进度与结果：申请提交后，系统会将其传递给HR管理员审批。员工可以在“申请进度”中查看审批状态——若审批通过，系统会自动删除视频，并发送通知邮件（如“您的AI面试视频已成功删除”）；若审批拒绝，系统会提示拒绝原因（如“未提供离职证明”），员工可补充材料后重新提交。

四、视频删除后的后续管理与风险防控

视频删除并非终点，企业需通过后续管理确保删除的彻底性与合规性，同时防范潜在风险。

（一）后续管理：确保合规与彻底

1. 检查备份数据：EHR系统通常会定期备份数据（如每日备份），因此需确认备份服务器中的视频也已被删除。管理员可进入EHR系统的“备份管理”模块，查看最近的备份记录，确认目标视频不在备份文件中。若发现备份中仍有视频，需手动删除或调整备份策略（如设置“删除后不备份”）。
2. 保留删除日志：根据《个保法》第三十九条规定，企业需保留个人信息处理活动的记录（包括删除操作），保留期限至少为6个月。管理员需将删除日志导出，存储在安全位置（如企业内部档案服务器），以备监管部门检查。
3. 定期审计：企业应每月或每季度对AI面试视频的删除情况进行审计。审计内容包括：① 是否有未及时删除的视频（如离职超过1个月的员工视频）；② 是否有未经授权的删除操作（如管理员越权删除）；③ 删除日志是否完整（如是否有遗漏的操作记录）。审计结果需形成报告，提交给企业合规部门。

（二）风险防控：避免操作失误与泄露

1. 权限控制：EHR系统需设置严格的权限分级，只有具备“招聘管理”权限的管理员才能删除视频，普通员工无法访问视频管理模块。同时，定期 review 权限设置（如每季度检查一次），避免权限溢出。
2. 身份验证：员工自助系统中的删除申请需核实员工身份（如通过短信验证码、人脸识别），防止他人冒充申请。例如，员工发起删除申请时，系统会发送短信验证码至其预留手机，输入正确后才能提交申请。
3. 流程审批：员工的删除申请需经过HR管理员审批，确保删除的合理性。例如，管理员需确认员工是否已离职（通过EHR系统的“员工信息”模块查看），是否有保留视频的必要（如视频涉及企业机密）。
4. 加密与彻底删除：在视频删除前，EHR系统应对视频进行加密存储（如采用AES-256加密算法），防止未授权访问；删除时，采用不可逆方式（如覆盖存储区域），确保视频无法恢复。

五、常见问题与解决方法

在AI面试视频删除过程中，企业与员工可能会遇到一些问题，以下是常见问题的解答：

Q1：删除视频时提示“操作失败”，怎么办？

删除失败的原因主要有三种：① 网络问题：检查网络连接，重试操作；② 系统维护：EHR系统可能正在升级，等待一段时间后再尝试；③ 权限不足：管理员需确认是否具备“招聘管理”权限，员工需确认是否登录了正确账号。若多次尝试仍失败，联系HR或EHR系统供应商的技术支持。

Q2：已删除的视频能不能恢复？

不能。为符合《个保法》要求，EHR系统采用不可逆删除方式（如覆盖存储区域），视频删除后无法恢复。因此，删除前需仔细确认视频的必要性（如是否为在职员工的视频）。

Q3：能不能批量删除视频？

可以。管理员端的EHR系统支持批量删除——进入“AI面试记录”模块，通过筛选条件（如“离职员工”“面试时间超过6个月”）选中多个视频，点击“批量删除”按钮，确认后系统会批量执行删除操作。批量删除前需仔细核对视频信息，避免误删。

Q4：员工离职后，企业能不能自动删除视频？

可以。EHR系统可设置自动删除规则——进入“规则设置”模块，设置“离职员工面试视频自动删除”规则，选择触发条件（如“员工离职后7天”），系统会自动删除该员工的所有AI面试视频。这种方式能提高效率，避免遗漏。

Q5：删除后，员工还能查看面试记录吗？

可以。删除视频后，员工仍可在员工自助系统中查看面试记录的基本信息（如面试时间、岗位名称、面试结果），但视频链接会显示“已删除”，无法播放。这既保证了员工的查询需求，又保护了个人隐私。

结语

AI面试视频的删除并非简单的“点击按钮”，而是涉及合规性、系统协同与后续管理的复杂流程。依托EHR系统与员工自助系统，企业可以实现视频删除的规范化与自动化，既符合《个保法》等法规要求，又提升了员工的隐私体验。未来，随着AI面试的进一步普及，企业需不断优化视频管理流程，加强风险防控，确保人力资源数据的安全与合规。

总结与建议

公司人事系统具有操作简便、功能全面、数据安全等优势，建议企业在选择人事系统时，重点关注系统的易用性、扩展性和售后服务。同时，建议企业在实施前做好需求分析，确保系统能够满足企业的实际需求。