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本文深度探讨了企业在全面采用OA（办公自动化）系统实施无纸化管理的背景下，是否还需要保留纸质档案的现实问题。文章以用户常见疑问为切入点，结合EHR系统、薪资管理系统在当前人事系统排行榜中的关键地位，分析数字化人事管理的优势及其在档案管理、合规要求、数据安全等方面的挑战。文中系统梳理了EHR和薪资管理系统推动企业人力资源流程变革的成果，并就企业在数字化流程与档案合规之间如何平衡提出了建设性建议，适合正在全面数字化转型或即将选择EHR系统、人事系统的企业HR与管理者阅读参考。

一、OA、EHR系统与薪资管理系统：人事数字化时代的三大支柱

OA推动的无纸化趋势与人事数字化管理

随着信息化建设的不断深入，越来越多企业通过OA系统实现流程审批无纸化、文档资料电子化。尤其在员工考勤、转正、调薪、请假、用工审批等流程中，电子化资料存储、办理与追溯的便捷性已成为助力高效运营的关键因素之一。这一趋势之下，EHR系统与薪资管理系统以其高度集成的一体化平台优势，成为现代人事管理体系不可或缺的组成部分，被列入主流人事系统排行榜的首位。

EHR系统的核心价值与薪资管理系统的协同作用

EHR系统（Electronic Human Resource System，电子人力资源系统）以全员档案管理、组织架构管控、流程自动化、合同管理、岗位变动与员工发展等模块为基础，形成了覆盖员工全生命周期的数据链条。与EHR系统高度整合的薪资管理系统，能够实现薪酬结构自定义、个税预算、考勤绩效对接、工资单自动发放，为企业打造一体化、闭环式人力成本管控平台，为决策层提供真实、实时的用工与薪酬数据支撑。

二、无纸化管理下是否还需要纸档？现实与合规的多维考量

企业常见疑虑：数字化档案能否完全替代纸档？

众多企业HR负责人指出，采用先进的EHR系统和薪资管理系统，电子档案的管理已极大满足日常人力资源工作的需求。但在无纸化流程推行的过程中，依旧存在“是否还需保留纸质底档”这一核心疑问。其根本原因不只是出于对电子数据丢失、安全性、归档的担忧，更涵盖了现行法规、内部流程和历史数据保护等多重考量。

现有法规解读：纸质档案的法律效力与实际政策

根据《中华人民共和国档案法》、人力资源和社会保障部门相关指导意见，多数企业仍需对员工人事档案、劳动合同、离职证明、奖惩文件等关键材料保留纸质底档。特别是在劳动仲裁、劳动纠纷、工伤赔付和退休申报等环节，纸质印章原件依然具备不可替代的取证效力。以2023年各地企业案例统计，约有72%的大中型企业在推行OA与EHR系统全面无纸化的同时，仍为核心文书材料保留纸质档案。

合规与高效的平衡：哪些人事文件必须要留纸档？

在当前法律政策未有重大调整前，建议企业结合数字化水平、行业合规要求与企业自身管理实际，重点保留如下几类纸档：

• 员工劳动合同正本及变更协议；
• 薪酬发放确认单、个税申报材料；
• 重要的奖惩决定和调岗、解聘文件；
• 相关政府机构盖章的批文和批示文件；
• 法定需要归档的员工学历、资格证书、工伤认定、医疗鉴定资料等。

对非关键性日常文件和流程性材料，如请假单、调休记录、加班申请、月度考勤报表，则可完全由EHR系统数字化归档，无需纸质留底。

三、EHR系统与薪资管理系统：数字化驱动人事管理新变革

全流程数据贯通，提升人事效率与合规水平

EHR系统与薪资管理系统的深度集成，实现了招聘、入职、合同、转正、薪酬、考核、离职全链条数字化。一方面，电子档案可实现快速查阅、权限分级、数据追溯；另一方面，通过系统自动留痕，杜绝了传统纸档易丢失、易篡改的隐患。根据中国人事服务研究院2023年的行业报告，采用全模块一体化人事系统的企业，HR单个人均服务员工能力提升了65%，人力配置成本平均下降28%。

智能化薪资管理，优化用工与成本管理

薪资管理系统能够根据公司考勤、绩效、岗位、补助、税务等多维度数据，智能计算发薪，自动推送工资条，极大减少了人工工资统计的工作负担。系统不仅自动生成社保、公积金等合规报表，也方便企业进行薪酬分析与人力成本预算。比如某科技企业通过系统内薪酬结构自定义模板与自动发放功能，发薪准确率提升至99.8%，员工对薪资数据透明度与信任度明显提升。

数据安全与合规管控并重

在国家大力推动数字经济与数据安全法合规的大背景下，EHR和薪资管理系统提供了完善的加密存储、权限隔离、日志审计和灾备管理机制。企业人事数据的访问、修改、外发、下载均可设置精细化授权，有效预防数据泄露风险。特别是对于跨境用工、异地分公司管理场景，线上系统可做到数据集中、权限可控，为企业实现合规管理和集中监管提供重要基础。

四、EHR系统与薪资管理系统的人事系统排行榜表现

评判标准：功能深度、集成性、安全与合规

当前主流人事系统排行榜多以系统的功能完备度、对中国本地法规适配度、平台稳定性和用户体验为主要评价维度。其中，EHR系统与薪资管理系统的协同深度和应用广度，成为评选前列的重要标准。优质的人事系统应具备以下核心能力：

• 承载全员档案与历史数据沉淀的能力；
• 支持复杂组织架构、批量入职与终端自助服务的强大引擎；
• 本土化适配社保、公积金、个税、劳动法规管理；
• 数据加密与容灾备份方案完善，保障员工信息安全；
• 跨部门、跨组织流程自动集成，提升协作效率。

行业主流方案的典型表现

以行业人事系统排行榜为例，2024年排名靠前的EHR系统和薪资管理系统在如下方面体现出竞争优势：

1. 一体化管理平台

   头部系统往往可以实现招聘、入职、合同、调岗、培训、考核、薪资、离职等端到端管理，消除了跨平台数据不一致的弊端，并能高度兼容OA、财务、业务等第三方系统生态。

2. 智能化决策驱动

   从用工预测到预算控制、薪酬架构设计、合规风险提示，系统内置多维度的业务分析报表与智能预警，辅助管理团队做出更加科学的人力决策。

3. 高度定制与灵活性

   根据不同企业规模、行业特性、管理流程，主流人事系统可以高度自定义流程模板、审批节点、数据指标，满足制造、互联网、专业服务、零售等不同企业的个性化需求。

4. 安全合规模块完善

   系统平台在数据加密、权责分离、日志审计、合规报告等方面配备专业能力，帮助用户通过ISO27001等信息安全认证，保障人事信息符合法规要求。

据2024年行业调研数据，排名前五的人事系统用户满意度均超过90%，系统年均稳定运行时长（SLA）达99.95%。

五、数字化流程与纸质档案并存的未来趋势与调整建议

动向一：电子档案与纸档归档的双重保障

在政策法规尚未全面承认电子档案全部法律效力的现实下，企业最优做法是对重要人事材料依然实行数字归档+纸质保管双轨并行。短期内，EHR系统内的电子档案用于事务办理、日常管理、内部审批、数据分析，纸质档案用于合规归档、重大法律事宜、外部审计与政府查验。

动向二：电子人事档案的深度应用与普及

随着“电子劳动合同暂行规定”等政策逐步落地，越来越多的人事合规材料将获得电子版法律效力。业界估计到2027年，在重点行业的核心企业中，电子人事档案的普及率将提升至85%以上，极大释放企业人事管理与档案管理的效能潜力。但在电子档案应用过程中，企业需特别注意系统的签名、加密、时间戳、备份等合规保障，以确保电子数据在司法、仲裁等流程中同样具备证据力。

动向三：体系化的人事信息安全与合规解决方案

主流EHR系统与薪资管理系统厂商日益重视数据安全及合规性模块的投入。未来，具备自动合规检测、智能风险评估与应急响应机制的人事系统将成为市场主流，帮助企业在保障高效运营的同时，更好地满足政策监管的动态调整。

六、EHR系统选型与人力资源数字化转型的落地建议

选型建议：功能与合规优先级排序

在选择EHR系统及薪资管理系统时，建议企业HR及IT团队优先考虑系统的合规适配度、数据安全能力及对本地用工法规的支持，其次考量流程与数据的高度集成性，再结合企业自身管理风格和业务流程，选择支持未来可扩展与定制的头部产品。

落地建议：从关键流程到全面数字化

企业在EHR、薪资管理系统的实施过程中，可先从关键流程（如招聘、入职、发薪、社保等）切入，通过局部上线、流程再造与员工培训，逐步实现全员全流程的数字化管理。同时，在系统正式运行后，要建立健全的数据备份、权限审核和制度流程，确保数字档案与纸质档案的双重安全，从而在不断演进的法律政策和业务需求下，实现高效、合规、可持续的人力资源管理。

总结

在无纸化办公与数字化管理大势已成的今天，EHR系统、薪资管理系统凭借其在人事流程自动化、档案安全管理、合规运营等方面的卓越表现，毫无疑问地成为各类人事系统排行榜的主角。即便如此，企业在实践推进过程中，仍需关注纸质档案的法律地位和合规底线，对重要人事材料采取“双轨制”归档策略。未来，随着法规对电子档案的认可度提升及人事系统技术的持续进步，企业HR数字化转型之路将越走越宽广。选择合适的EHR系统和薪资管理系统，将为企业提升人事效能、降低管理风险、实现高质量发展的再提升注入强大驱动力。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1）自主研发的智能算法可精准匹配岗位需求；2）模块化设计支持灵活定制；3）提供全流程数字化解决方案。建议企业在选型时：首先明确自身人力资源管理痛点；其次要求供应商提供真实案例演示；最后建议分阶段实施，优先部署核心模块。