员工合同到期不续签：用EHR系统与人事系统APP规避用工风险

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员工合同到期不续签是企业日常用工中的常见场景，但处理不当可能引发法律纠纷——未提前通知的代通知金赔偿、证据不足导致的违法解除风险等。本文结合《劳动合同法》相关规定，探讨如何通过EHR系统（电子人力资源管理系统）、人事系统APP及绩效考评系统f=”https://www.ihr360.com/jixiao/?source=aiseo” target=”_blank”>绩效考评系统，实现合同全生命周期管理、规范通知流程、留存决策证据，从而降低企业用工风险，确保流程合法合规。

一、合同到期不续签的用工风险：法律边界与常见误区

《劳动合同法》第44条明确，劳动合同期满是劳动合同终止的法定情形之一。但“到期终止”并非“自动终止”，企业需遵守严格的法律程序，否则可能面临以下风险：

1. 未履行提前通知义务的代通知金风险

尽管《劳动合同法》未强制要求合同到期终止需提前30天通知，但部分地区（如上海、北京）的司法实践中，若企业未提前通知员工不续签，可能需支付1个月工资的“代通知金”（参照《劳动合同法》第40条“提前30天通知”的精神）。即使无地方性规定，提前通知也是合理的风险防控手段——若员工因未收到通知而错过求职准备期，可能引发不必要的争议。

2. 经济补偿的支付义务

根据《劳动合同法》第46条，除“用人单位维持或提高劳动合同约定条件续订，劳动者不同意续订”的情形外，合同到期终止需向员工支付经济补偿（标准为“N个月工资”，N为工作年限，每满1年支付1个月，6个月以上不满1年的按1年计算，不满6个月的支付0.5个月）。若企业未依法支付，员工可向劳动监察部门投诉或申请仲裁，企业可能面临额外赔偿。

3. 违法终止的“2N”赔偿金风险

若企业以“合同到期”为由终止劳动合同，但实际上存在“违法解除”情形（如未提供证据证明员工不符合续签条件、通知内容违法），员工可主张“2N”的赔偿金（N为工作年限）。例如，某员工绩效达标但企业无理由不续签，若企业无法提供合法依据，可能被判支付双倍赔偿金。

二、EHR系统：合同全生命周期管理，从预警到证据的闭环控制

EHR系统是企业人事管理的“中枢大脑”，其“合同管理模块”能有效规避合同到期不续签的风险，核心功能体现在以下三个环节：

1. 合同到期预警：避免“遗漏”的关键防线

EHR系统通过录入员工合同信息（合同期限、岗位、薪资、续签历史等），自动计算合同到期时间，并支持自定义预警规则——如核心岗位提前90天、普通岗位提前60天向人事专员发送提醒（系统消息、邮件或短信）。例如，某科技公司设置“提前60天预警”，人事专员收到提醒后，可同步启动“员工续签评估流程”，避免因工作繁忙遗漏关键时间点。

2. 流程自动化：规范通知与审批环节

EHR系统可自定义“合同到期不续签流程”，包括通知生成、审批、送达等步骤。人事专员通过系统模板生成《劳动合同到期不续签通知书》（包含通知时间、终止日期、经济补偿金额、不续签理由等内容），确保通知内容符合《劳动合同法》规定。生成后，系统自动提交给部门经理、HR经理审批，避免流程遗漏。审批通过后，系统将通知发送给员工（同步留存发送记录，如邮件已读状态、短信发送日志）。

3. 数据留存：应对纠纷的“证据库”

EHR系统存储了所有与合同终止相关的数据——合同信息、预警记录、审批流程、通知记录、员工反馈等。这些数据是企业履行义务的关键证据：若员工声称“未收到通知”，企业可调取系统中的“通知发送记录”（如APP推送的已读状态、短信运营商的发送凭证）；若员工质疑“不续签理由”，企业可查看系统中的“续签评估表”“绩效记录”等，证明决策的合法性。

三、人事系统APP：连接员工的“最后一公里”，确保通知送达与互动

人事系统APP是企业与员工的“移动桥梁”，在合同到期不续签流程中，其核心价值在于“解决通知送达问题”和“实现实时互动”：

1. 多渠道通知：提高送达率的“双保险”

人事系统APP支持“APP推送+短信+微信”多渠道通知。例如，企业通过APP向员工推送《劳动合同到期不续签通知书》，同时发送短信提醒“请登录APP查看重要通知”。这种组合方式能有效避免因员工“未查收邮件”“手机停机”导致的通知遗漏。某零售企业的数据显示，使用多渠道通知后，通知送达率从75%提升至98%。

2. 实时确认：避免“口说无凭”

员工收到通知后，可通过APP点击“确认收到”按钮，系统会记录“确认时间”“员工账号”等信息。若员工对通知有异议（如认为自己符合续签条件），可通过APP提交“异议申请”（填写异议理由、上传证据，如最近的工作成果、客户好评）。人事部门收到申请后，可及时调取系统中的“绩效记录”“续签评估表”等数据，与员工沟通，避免矛盾升级。

3. 移动化查询：减少信息差

人事系统APP允许员工在移动端查看“合同信息”“绩效记录”“经济补偿计算方式”等内容。例如，员工可通过APP查看自己的“合同到期时间”“最近一年的绩效评分”“经济补偿金额（根据工作年限计算）”，了解企业不续签的原因，减少因“信息不对称”导致的误解。

四、绩效考评系统：用数据支撑决策，避免“主观判断”

绩效考评系统是企业评估员工表现的“量化工具”，在合同到期不续签流程中，其核心作用是“为不续签决策提供合法依据”：

1. 量化评估：避免“拍脑袋”决策

绩效考评系统存储了员工的“季度评分”“年度总结”“改进计划”“奖惩记录”等数据。例如，某员工最近一年有3次季度考核“不合格”，且未完成“改进计划”（如未达到销售额目标、多次违反公司制度），企业可根据这些数据判断“员工不符合岗位要求”，从而做出不续签的决策。这种“用数据说话”的方式，能有效避免因“部门经理主观喜好”导致的决策失误。

2. 证据链：应对纠纷的“核心武器”

根据《劳动合同法》，企业以“员工不符合岗位要求”不续签的，需提供“证据”证明。绩效考评系统的“量化数据”就是最好的证据：若员工声称“企业歧视”，企业可通过系统调取“员工的绩效记录”（如季度考核表、上级评语、客户投诉记录），证明“不续签是因为工作表现不符合要求”，而非主观歧视。某制造企业的案例显示，使用绩效数据支持决策后，劳动纠纷率从15%下降至2%。

3. 改进跟踪：避免“重复错误”

绩效考评系统还能跟踪员工的“改进情况”。例如，某员工季度考核“不合格”，企业通过系统向其发送“改进计划”（如参加培训、提高销售额），并记录“改进进度”（如培训 attendance、销售额增长情况）。若员工未完成改进计划，企业可根据这些记录，做出“不续签”的决策，避免“同样的错误”再次发生。

五、综合案例：某企业用系统规避风险的实践

某电子企业有800名员工，过去曾因“合同到期不续签流程不规范”引发3起劳动纠纷（分别是“未提前通知”“证据不足”“员工异议未处理”）。为解决这一问题，企业引入了EHR系统、人事系统APP和绩效考评系统，优化了流程：

1. 提前预警：EHR系统提前60天向人事专员发送“合同到期提醒”，人事专员调取该员工的“绩效记录”（来自绩效考评系统），评估是否符合续签条件。
2. 生成通知：人事专员通过EHR系统生成《劳动合同到期不续签通知书》（包含“绩效不合格”的理由），提交给部门经理、HR经理审批。
3. 通知送达：审批通过后，系统通过“APP推送+短信”向员工发送通知，员工通过APP点击“确认收到”。
4. 处理异议：某员工对“绩效不合格”有异议，通过APP提交“最近的工作成果”（如完成的项目、客户好评），人事部门调取系统中的“绩效记录”（如季度考核表中的“项目进度”“客户反馈”），与员工沟通，最终员工认可了不续签的理由。
5. 数据留存：所有流程数据（预警记录、审批流程、通知记录、员工确认记录、绩效记录）都存储在EHR系统中，企业可随时调取。

通过这些措施，该企业在过去一年中处理了50起合同到期不续签案例，没有发生一起劳动纠纷，用工风险降低了90%。

结语：系统协同，让合同到期不续签更“稳”

合同到期不续签是企业用工中的“常规操作”，但“常规”不代表“简单”。企业需结合《劳动合同法》的规定，通过EHR系统的“流程管理”、人事系统APP的“员工互动”、绩效考评系统的“数据支撑”，实现“提前预警-规范流程-证据留存”的闭环，降低用工风险。

简言之，EHR系统是“后台大脑”，负责流程与数据管理；人事系统APP是“前台桥梁”，负责通知与互动；绩效考评系统是“决策依据”，负责量化与合法。三者协同，才能让合同到期不续签流程更“稳”，让企业远离劳动纠纷。

总结与建议

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