EHR系统如何助力企业规避未签劳动合同风险？人事云平台的合规管理实践

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企业员工入职后未及时签订劳动合同的情况并不少见，比如某企业有员工入职3个月未签合同，却因考核未通过想辞退，此时企业将面临双倍工资赔偿、违法解除劳动合同等法律风险。本文结合《劳动合同法》具体条款，详细解析未签劳动合同辞退的法律后果与赔偿标准，并探讨EHR系统（人力资源管理系统）、人事云平台在合同管理、合规流程中的核心功能，通过实际场景演示说明其如何帮助企业规避此类风险，为企业提供更高效的合规管理解决方案。

一、企业未签劳动合同的潜在风险：从“入职3个月未签”说起

在企业人力资源管理中，“未及时签订劳动合同”是常见的合规漏洞，尤其当企业因员工考核未通过想辞退时，这一漏洞会被进一步放大。以“入职刚满3个月未签合同想辞退”的场景为例，企业通常会面临三类风险：

1. 双倍工资赔偿风险

根据《劳动合同法》第10条，建立劳动关系应当订立书面劳动合同，且需自用工之日起一个月内订立；若超过1个月未签，根据第82条，企业需向员工每月支付二倍工资。以月工资5000元、入职3个月未签合同的员工为例，企业需支付2个月的双倍工资差额，即10000元（5000元×2）。

2. 违法解除劳动合同的赔偿金风险

若企业未签合同且无合法理由辞退员工（如仅以“考核未通过”为由却无法提供有效证据），根据《劳动合同法》第48条，员工有权要求继续履行劳动合同或要求企业支付赔偿金——赔偿金为经济补偿标准的二倍。经济补偿按工作年限计算：每满一年支付一个月工资，六个月以上不满一年的按一年计算，不满六个月的支付半个月工资（第47条）。以上述月工资5000元、工作3个月的员工为例，经济补偿为0.5个月工资（2500元），赔偿金则为5000元（2500元×2）。

3. 举证困难风险

未签劳动合同的情况下，企业若想证明“考核未通过”的合法性，需提供考勤记录、考核指标、培训记录等一系列证据。若这些数据未通过系统规范留存，企业很可能因证据不足而承担不利后果。

二、未签合同辞退的法律依据与赔偿计算：精准理解才能规避风险

要解决“未签合同想辞退”的问题，企业需准确掌握以下法律条款及赔偿计算方式：

1. 未签合同的双倍工资计算规则

《劳动合同法》第82条第1款明确规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。双倍工资的计算期间为用工之日起满一个月的次日至补订书面劳动合同的前一日，最长不超过11个月——若超过一年未签，则视为已订立无固定期限劳动合同，不再支持双倍工资。以2023年1月1日入职、未签合同且2023年4月1日想辞退的员工为例，双倍工资期间为2023年2月1日至2023年3月31日，共2个月，需支付10000元（5000元×2）。

2. 辞退的合法性判断标准

企业辞退员工需符合《劳动合同法》第39条（过失性辞退）或第40条（非过失性辞退）的规定。若以“考核未通过”为由，需满足三个核心条件：一是考核指标明确且已通过劳动合同或员工手册告知员工；二是有充分证据（如考核表、工作记录）证明员工未达到考核要求；三是若考核未通过属于“不能胜任工作”，企业需先给予员工培训或调整工作岗位。未满足上述任何一个条件，辞退都将被认定为“违法解除”，企业需支付赔偿金。

3. 赔偿总额计算方式

以上述月工资5000元、工作3个月的员工为例，若企业未签合同且违法解除，赔偿总额为：双倍工资10000元（5000元×2个月）加上赔偿金5000元（5000元×0.5个月×2），总计15000元。

三、EHR系统：从“被动救火”到“主动预防”的合同管理变革

面对未签合同的风险，传统人事管理依赖人工提醒，易因疏忽导致遗漏。EHR系统通过自动化流程、数据留存等功能，将合同管理从“被动救火”转向“主动预防”。

1. 合同签订自动提醒，彻底杜绝“逾期”漏洞

EHR系统的“合同管理模块”可设置“入职后30天内签订合同”的自动提醒机制：当员工入职满25天时，系统通过邮件、系统消息向HR及部门经理发送“倒计时提醒”；若超过30天未签，提醒将升级至法务部门，确保责任到人。某企业使用后，未签合同的逾期率从15%降至0，彻底规避了双倍工资风险。

2. 全流程自动化，大幅减少人工失误

EHR系统可实现合同从草拟到签订的全流程自动化：根据员工岗位、薪资等信息自动调取符合当地法律法规的合同模板（包含“试用期”“社会保险”等必备条款）；员工通过系统在线签署合同，签名数据实时归档，避免“代签”“漏签”；签署后的合同自动存入员工档案，支持“合同到期日”“岗位”等关键词检索，方便后续查询。

3. 整合数据留存，有效解决举证难题

EHR系统可整合员工考勤记录、考核结果、培训记录等数据，形成“全流程证据链”。例如，当员工因“考核未通过”被辞退时，HR可通过系统导出员工签字确认的考核指标文件、包含工作任务完成情况及评分的月度考核表，以及针对考核未通过的培训内容、时间和员工签到表等记录。这些数据通过系统加密存储，具有法律效力，能有效应对劳动仲裁中的举证需求。

四、人事云平台：赋能企业合规管理的“智慧大脑”

相较于传统EHR系统，人事云平台通过“云端部署”“实时更新”“跨部门协同”等优势，进一步提升企业的合规管理能力。

1. 法律条款实时更新，避免“过时”风险

劳动法律法规常因政策调整而变化，如某地区2023年调整了最低工资标准，人事云平台的“合规数据库”会定期同步国家及地方最新条款，并自动提醒企业修改合同中的相关内容（如“基本工资”条款）。某企业使用后，当当地最低工资标准从2000元调整至2200元时，系统自动提醒HR修改所有未签合同员工的薪资条款，成功避免了“低于最低工资标准”的风险。

2. 跨部门协同，打破信息差

人事云平台支持HR、法务、部门经理等多角色协同：HR发起合同签订流程时，部门经理可在线审核员工岗位信息，法务部门可审核合同条款合规性；若出现“未签合同想辞退”的情况，法务部门可通过平台查看员工入职时间、考核结果等所有数据，快速给出“需支付双倍工资”“需补充考核证据”等法律意见，避免因信息差导致决策失误。

3. 大数据风险预警，提前识别隐患

人事云平台的“风险预警模块”可通过大数据分析企业合同管理情况，例如筛选出“入职超过30天未签合同”的员工列表，显示逾期天数、所属部门；分析“考核未通过”员工中未签合同的比例，提醒企业重点关注此类人群；预测合同到期员工数量，提前安排续签流程。

五、人事系统演示：看EHR与人事云平台如何解决实际问题

为更直观说明人事系统的作用，我们通过“未签合同想辞退”的场景，演示EHR系统与人事云平台的具体操作：

1. 场景一：未签合同风险的快速排查

HR登录EHR系统，进入“合同管理”模块，点击“未签合同员工”筛选条件，系统立即显示：员工张三，2023年1月1日入职，逾期天数60天（已超过30天），所属销售部。系统同时弹出提醒：“张三未签合同，需支付2个月双倍工资（10000元），请尽快处理。”

2. 场景二：考核结果的证据留存

部门经理登录人事云平台，进入“考核管理”模块，上传张三包含“销售额未达标”“客户投诉记录”等内容的月度考核表，并标注“员工签字确认”；HR查看考核表后，添加2023年3月1日至3月15日的销售技巧培训记录，形成完整的“不能胜任工作”证据链。

3. 场景三：赔偿计算与流程审批

法务部门登录人事云平台，输入张三入职时间（3个月）、工资（5000元），系统自动计算出双倍工资10000元（5000元×2个月）、赔偿金5000元（5000元×0.5个月×2），总计15000元。法务部门将赔偿方案提交总经理审批，审批通过后，系统自动生成“赔偿协议”，张三通过电子签名确认，流程结束。

结语

未签劳动合同的风险并非不可规避，通过EHR系统与人事云平台的合规管理功能，企业可实现“提前提醒、流程自动化、数据留存”的全流程管控，从根源上避免双倍工资、违法解除等风险。对企业而言，与其在“未签合同想辞退”时被动应对，不如通过人事系统建立“预防为主、全程管控”的合规体系，让人力资源管理更高效、更安全。

注：本文赔偿计算案例中的工资标准为假设，实际以员工本人工资为准。

总结与建议

公司优势在于提供一体化的人事系统解决方案，涵盖招聘、考勤、薪酬、绩效等全流程管理，支持多终端访问，数据安全可靠。建议企业根据自身规模选择适合的版本，并在实施前做好需求调研和员工培训，以确保系统顺利上线和高效使用。