EHR系统如何助力企业应对劳动合同续签难题？——兼谈人事管理系统的选择与成本

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第二次劳动合同到期时，企业面临“续签无固定期限劳动合同”的法律约束，若因战略调整需取消岗位，如何合规终止劳动合同并规避法律风险？本文结合《劳动合同法》具体规定，剖析企业在劳动合同续签中的合规痛点，探讨EHR系统（人力资源管理系统）通过合同全生命周期管理、考勤数据联动等功能破解难题的实践路径，并从功能需求、成本构成等角度，为企业选择人事管理系统提供可操作参考框架。

一、劳动合同续签的法律痛点：企业必须直面的合规考验

在企业人事管理场景中，劳动合同续签是最易引发法律纠纷的环节之一。根据《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）第十四条第二款第三项规定，连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定情形的，续订劳动合同时，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。这意味着，当员工第二次劳动合同到期时，企业若想继续聘用，通常需签订无固定期限劳动合同；若因战略调整（如岗位取消）需终止劳动合同，必须严格遵循法律规定的条件和程序。

1. 岗位取消能否终止劳动合同？法律边界在哪里？

假设某企业因业务转型取消某岗位，而该岗位员工的第二次劳动合同恰好到期，企业能否以“岗位取消”为由终止劳动合同？根据《劳动合同法》第四十四条第一项，劳动合同期满的，劳动合同终止，但用人单位应当向劳动者支付经济补偿（第四十六条第五项）。同时，若企业能证明“岗位取消”是因“客观情况发生重大变化”（如市场需求变化、技术升级），且无法与劳动者协商变更劳动合同（如调岗），根据第四十条第三项，企业可以解除劳动合同，但需支付经济补偿。

但需注意，若员工符合订立无固定期限劳动合同的条件（如第二次劳动合同到期且未提出订立固定期限），企业应当订立无固定期限劳动合同，除非存在《劳动合同法》第四十四条规定的终止情形（如劳动合同期满、用人单位被依法宣告破产等）。企业若因岗位取消需终止劳动合同，必须证明三点：一是“岗位取消”是客观事实（如董事会决议、业务调整文件）；二是已与员工协商变更劳动合同（如调岗）但未达成一致；三是终止程序合法（如提前30天通知或支付代通知金）。若无法证明上述几点，可能被认定为“违法终止”，需支付赔偿金（经济补偿的二倍）。例如，某企业未与员工协商调岗，直接以“岗位取消”为由终止第二次劳动合同，被员工申请仲裁，最终被判支付二倍经济补偿的赔偿金。

2. 证据留存：人事管理的“隐形难点”

在劳动仲裁中，“谁主张，谁举证”是基本原则。企业若主张“岗位取消”合法，需提供充分证据，如岗位取消的董事会决议、与员工协商调岗的记录（如邮件、短信）、员工的绩效数据（如考核不合格记录）、考勤数据（如迟到、早退记录）。这些证据的收集和管理，恰恰是人事管理的“隐形难点”——如何高效跟踪合同期限、留存关键数据、避免证据丢失？若企业采用“纸质档案+Excel”的传统方式，容易出现“合同到期忘记提醒”“协商记录丢失”“绩效数据篡改”等问题，导致法律风险。

二、EHR系统：破解人事合规难题的技术利器

EHR系统（人力资源管理系统）作为数字化人事管理工具，通过“自动化流程+数据留存”直接针对企业的“合规痛点”，帮助实现“高效管理+风险规避”，其核心功能包括以下几方面：

1. 合同全生命周期管理：从“被动应对”到“主动预警”

劳动合同的期限管理是合规的基础，若企业未及时跟踪合同到期时间，可能错过续签窗口期，导致员工主张无固定期限劳动合同或违法终止的风险。EHR系统的“合同管理模块”实现了“从签订到续签”的全流程跟踪，解决了“忘记提醒”的问题：系统可自动提取劳动合同中的期限、岗位、薪资、试用期等关键信息存入员工电子档案，避免人工录入错误；提前设置的到期预警机制（如到期前60天、30天）会通过系统通知、邮件或短信提醒HR和部门负责人，例如某企业设置“二次合同到期前60天预警”，当员工合同到期前60天，系统自动向HR发送提醒，HR可提前启动“岗位评估流程”；针对第二次劳动合同到期的员工，系统还会自动标记“需评估无固定期限劳动合同”，并弹出《劳动合同法》第十四条的规定提示，避免HR遗漏关键条款。

例如，某企业通过EHR系统的“合同预警功能”成功避免了一起“违法终止”纠纷：该企业有一名员工的第二次劳动合同到期，HR因工作繁忙忘记续签，系统提前30天提醒后，HR及时与员工协商，签订了无固定期限劳动合同，避免了员工主张违法终止的风险。

2. 考勤数据联动：为“岗位取消”提供客观证据

在岗位取消的情况下，企业需证明“岗位取消”的必要性及员工无法适应新岗位的事实，此时考勤数据、绩效数据是最有力的证据。EHR系统的“考勤管理模块”与“绩效模块”联动，可实时记录员工的工作状态，为终止劳动合同提供客观依据：系统支持多终端打卡（手机、考勤机、电脑），自动记录员工的打卡时间、请假情况（如迟到、早退、旷工），生成月度考勤报表，例如某员工近6个月迟到15次，系统自动生成“考勤异常报表”，作为其“无法适应原岗位”的证据；绩效模块根据考勤数据、工作任务完成情况生成绩效评估报告，例如某员工因迟到导致工作任务延误，绩效评估为“不合格”，系统自动将考勤数据与绩效数据关联，形成“绩效不合格”的证据；同时，EHR系统的考勤数据和绩效数据均存储在云端或本地服务器，不可篡改，具有较高的证据效力，例如某员工否认“迟到”，但系统提供了“手机打卡记录”（带有定位信息），仲裁委员会采纳了该证据。

例如，某企业因岗位取消需终止劳动合同，通过EHR系统调取了员工的“考勤异常报表”（近6个月迟到12次）和“绩效评估报告”（连续2个月不合格），并上传了“岗位取消的董事会决议”，最终成功证明终止的合法性，避免了赔偿金的支付。

3. 合规知识库：实时更新法律条款，降低决策风险

劳动法律法规更新较快，HR需及时掌握最新规定才能做出合规决策。EHR系统的“合规知识库模块”可实时更新国家及地方的劳动法规（如《劳动合同法》的修订、最低工资标准的调整），并与合同管理、考勤管理模块联动，降低决策风险：系统定期从官方渠道（如人力资源和社会保障部网站）获取最新法规，自动更新知识库，例如2023年《劳动合同法》修订后，系统自动调整“无固定期限劳动合同的订立条件”，并提示HR；当HR处理合同续签或终止时，系统会弹出“法律依据”窗口，提示当前操作的合规性，例如HR准备终止第二次劳动合同时，系统弹出提示“根据《劳动合同法》第十四条，若员工未提出订立固定期限劳动合同，应当订立无固定期限劳动合同，除非存在第四十四条规定的终止情形”；系统还能生成“人事合规报告”，统计企业的合同续签率、无固定期限劳动合同占比、经济补偿支付情况等，帮助企业评估人事合规状况，例如某企业通过“合规报告”发现“二次合同到期未续签无固定期限劳动合同”的比例达15%，及时启动“合同整改流程”，避免了法律风险。

二、EHR系统：破解人事合规难题的技术利器

EHR系统（人力资源管理系统）作为数字化人事管理工具，通过“自动化流程+数据留存”直接针对企业的“合规痛点”，帮助实现“高效管理+风险规避”，其核心功能包括以下几方面：

1. 合同全生命周期管理：从“被动应对”到“主动预警”

劳动合同的期限管理是合规的基础，若企业未及时跟踪合同到期时间，可能错过续签窗口期，导致员工主张无固定期限劳动合同或违法终止的风险。EHR系统的“合同管理模块”实现了“从签订到续签”的全流程跟踪，解决了“忘记提醒”的问题：系统可自动提取劳动合同中的期限、岗位、薪资、试用期等关键信息存入员工电子档案，避免人工录入错误；提前设置的到期预警机制（如到期前60天、30天）会通过系统通知、邮件或短信提醒HR和部门负责人，例如某企业设置“二次合同到期前60天预警”，当员工合同到期前60天，系统自动向HR发送提醒，HR可提前启动“岗位评估流程”；针对第二次劳动合同到期的员工，系统还会自动标记“需评估无固定期限劳动合同”，并弹出《劳动合同法》第十四条的规定提示，避免HR遗漏关键条款。

例如，某企业通过EHR系统的“合同预警功能”成功避免了一起“违法终止”纠纷：该企业有一名员工的第二次劳动合同到期，HR因工作繁忙忘记续签，系统提前30天提醒后，HR及时与员工协商，签订了无固定期限劳动合同，避免了员工主张违法终止的风险。

2. 考勤数据联动：为“岗位取消”提供客观证据

在岗位取消的情况下，企业需证明“岗位取消”的必要性及员工无法适应新岗位的事实，此时考勤数据、绩效数据是最有力的证据。EHR系统的“考勤管理模块”与“绩效模块”联动，可实时记录员工的工作状态，为终止劳动合同提供客观依据：系统支持多终端打卡（手机、考勤机、电脑），自动记录员工的打卡时间、请假情况（如迟到、早退、旷工），生成月度考勤报表，例如某员工近6个月迟到15次，系统自动生成“考勤异常报表”，作为其“无法适应原岗位”的证据；绩效模块根据考勤数据、工作任务完成情况生成绩效评估报告，例如某员工因迟到导致工作任务延误，绩效评估为“不合格”，系统自动将考勤数据与绩效数据关联，形成“绩效不合格”的证据；同时，EHR系统的考勤数据和绩效数据均存储在云端或本地服务器，不可篡改，具有较高的证据效力，例如某员工否认“迟到”，但系统提供了“手机打卡记录”（带有定位信息），仲裁委员会采纳了该证据。

例如，某企业因岗位取消需终止劳动合同，通过EHR系统调取了员工的“考勤异常报表”（近6个月迟到12次）和“绩效评估报告”（连续2个月不合格），并上传了“岗位取消的董事会决议”，最终成功证明终止的合法性，避免了赔偿金的支付。

3. 合规知识库：实时更新法律条款，降低决策风险

劳动法律法规更新较快，HR需及时掌握最新规定才能做出合规决策。EHR系统的“合规知识库模块”可实时更新国家及地方的劳动法规（如《劳动合同法》的修订、最低工资标准的调整），并与合同管理、考勤管理模块联动，降低决策风险：系统定期从官方渠道（如人力资源和社会保障部网站）获取最新法规，自动更新知识库，例如2023年《劳动合同法》修订后，系统自动调整“无固定期限劳动合同的订立条件”，并提示HR；当HR处理合同续签或终止时，系统会弹出“法律依据”窗口，提示当前操作的合规性，例如HR准备终止第二次劳动合同时，系统弹出提示“根据《劳动合同法》第十四条，若员工未提出订立固定期限劳动合同，应当订立无固定期限劳动合同，除非存在第四十四条规定的终止情形”；系统还能生成“人事合规报告”，统计企业的合同续签率、无固定期限劳动合同占比、经济补偿支付情况等，帮助企业评估人事合规状况，例如某企业通过“合规报告”发现“二次合同到期未续签无固定期限劳动合同”的比例达15%，及时启动“合同整改流程”，避免了法律风险。

三、人事管理系统的选择：功能与成本的平衡

EHR系统的价值已得到企业认可，但如何选择适合自身的人事管理系统？需从“功能需求”和“成本构成”两方面考量，实现“功能匹配”与“成本可控”的平衡。

1. 核心功能需求：企业必须具备的“刚需”

人事管理系统的核心功能需覆盖“选、用、育、留”全流程，针对劳动合同续签等合规需求，以下功能是“刚需”：合同管理模块（支持合同模板定制、期限跟踪、续签预警、电子签名、合同档案存储）、考勤管理模块（支持多终端打卡、自动统计考勤数据、生成考勤报表）、绩效模块（支持目标设定、考核流程、绩效评估、绩效数据存储）、合规知识库（实时更新法律条款、提供法律提示、生成合规报告）、员工档案模块（集中存储员工的合同、考勤、绩效、薪资等数据，便于查询和留存）。

此外，企业可根据自身需求选择“增值功能”，如与ERP系统集成（实现人事数据与财务数据的联动，如薪资计算与ERP系统对接）、移动应用（支持员工通过手机查看合同、打卡、提交请假申请）、自定义流程（支持企业根据自身情况定制流程，如特殊考勤规则、合同续签流程）。

2. 人事管理系统多少钱？影响成本的关键因素

人事管理系统的成本主要由软件license费、实施费、维护费构成：

软件license费：云端系统通常按“每人每年”收费（50-200元/人/年），本地部署按“站点数”或“用户数”收费（10-50万元/套）；实施费：云端系统实施费较低（0-5万元），主要用于系统配置、数据迁移；本地部署实施费较高（5-20万元），主要用于定制化功能开发、与现有系统集成；维护费：云端系统每年收取“服务费”（为license费的10%-20%），主要用于系统升级、技术支持；本地部署每年收取“维护费”（为初期成本的10%-15%），主要用于服务器维护、bug修复。

（1）不同规模企业的成本选择

中小企业（100人以下）适合选择云端EHR系统（如钉钉人事、企业微信人事、飞书人事），成本低且易维护。例如，100人规模的企业选择云端系统，license费约为100人×80元/人/年=8000元/年，实施费约1万元，第一年总成本约1.8万元；中型企业（100-500人）可选择“中端云端系统”（如北森云端版、金蝶云端版），功能更完善。例如，500人规模的企业选择云端系统，license费约为500人×120元/人/年=6万元/年，实施费约3万元，第一年总成本约9万元；大型企业（500人以上）适合选择本地部署系统（如北森本地版、金蝶本地版），数据安全性高且个性化强。例如，1000人规模的企业选择本地部署系统，初期成本约30万元（license费+服务器成本），实施费约10万元，维护费约3万元/年，第一年总成本约43万元。

（2）影响成本的关键因素

企业规模：员工越多，云端系统的license费越高，本地部署的成本优势越明显。例如，1000人规模的企业选择本地部署系统，每年license费约30万元（初期成本），而云端系统每年license费约12万元（1000人×120元/人/年），但本地部署的初期成本更高；功能需求：定制化功能（如与ERP系统集成、特殊考勤规则）会增加实施费，例如某企业需要“与SAP系统集成”，实施费增加了5万元；部署方式：云端系统适合中小企业（成本低、易维护），本地部署适合大企业（数据安全性高、个性化强）；厂商选择：不同厂商的价格差异较大，例如北森的云端系统价格约为100-200元/人/年，而钉钉人事的价格约为50-100元/人/年。

四、案例复盘：EHR系统如何支持企业合规终止劳动合同？

某制造企业因业务转型，决定取消“传统生产线岗位”，涉及10名员工，其中3名员工的第二次劳动合同即将到期。企业通过EHR系统完成了以下流程，成功实现“合规终止”：

合同预警：提前启动流程。EHR系统提前60天向HR发送“二次合同到期提醒”，HR查看员工档案，发现这3名员工的岗位是“传统生产线操作工”，而企业已决定取消该岗位。

岗位评估：收集证据。HR通过EHR系统调取了岗位取消的董事会决议（上传至系统的“业务调整文件”模块）、3名员工近6个月的考勤记录（系统自动生成“考勤异常报表”，显示迟到12次）、3

总结与建议

公司人事系统解决方案具有以下优势：1）模块化设计，可根据企业需求灵活配置；2）云端部署，支持多终端访问；3）数据安全保障，采用银行级加密技术；4）智能分析功能，提供人力资源决策支持。建议企业在选型时：1）明确自身管理需求；2）考虑系统扩展性；3）重视供应商的售后服务能力；4）做好员工培训计划。