人事SaaS系统如何助力企业规避劳动合同风险？从三年未签合同辞退纠纷看人力资源软件的价值

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本文结合一起“企业未签劳动合同三年后辞退员工”的典型纠纷，深入分析了双倍工资赔偿的计算标准（应领工资而非基本工资），并探讨了企业在劳动合同管理中的核心痛点。在此基础上，阐述了人事SaaS系统、人力资源软件通过合同全生命周期管理、数据实时留存、法律合规预警等功能，如何帮助企业规避此类风险；同时，解读了人事系统白皮书对企业构建合规化人事管理体系的指导性意义，为企业实现劳动风险防控提供了数字化解决方案。

一、从一起“三年未签合同辞退纠纷”看企业劳动合同管理的痛点

某物流企业的司机老张，入职三年来一直未与企业签订书面劳动合同。2023年底，企业因业务调整决定辞退老张，老张随后向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求企业支付三年的双倍工资差额（按应领工资计算，包括计件工资、车补、通讯费及外出劳务补助）。最终，仲裁委员会支持了老张的诉求，企业需支付近15万元的赔偿。

这起纠纷暴露了企业在劳动合同管理中的三大核心痛点：首先是合同管理流程混乱，企业未建立明确的合同签订流程，HR因事务繁杂未能及时跟进新员工的合同签订，导致“入职满一个月未签合同”的法律风险持续累积；其次是数据留存意识薄弱，企业未保留老张的工资发放记录（如银行流水、工资条）、考勤记录及工作沟通记录，无法证明“双方已形成事实劳动关系但企业无过错”；最后是法律合规意识缺失，企业误以为“未签合同超过一年视为无固定期限劳动合同”即可免除双倍工资赔偿，却忽略了《劳动合同法》第八十二条规定的“双倍工资请求权时效”（一般为一年，但部分地区支持“持续侵权”的时效计算）。这些痛点的背后，本质是企业缺乏数字化的人力资源管理工具——若企业使用了人事SaaS系统或人力资源软件，上述问题本可避免。

二、双倍工资赔偿的计算标准：应领工资而非基本工资的法律依据

在老张的案例中，企业辩称“双倍工资应按基本工资计算”，但仲裁委员会最终支持了“应领工资”的主张。这一结论的法律依据是什么？

1. 法律条款的明确规定

根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”《劳动合同法实施条例》第六条进一步明确：“用人单位向劳动者每月支付两倍工资的起算时间为用工之日起满一个月的次日，截止时间为补订书面劳动合同的前一日。”而关于“工资”的范围，《关于工资总额组成的规定》第四条规定：“工资总额由下列六个部分组成：（一）计时工资；（二）计件工资；（三）奖金；（四）津贴和补贴；（五）加班加点工资；（六）特殊情况下支付的工资。”这意味着，双倍工资的计算基数应包含劳动者所有应得收入，而非仅基本工资。

2. 司法实践的统一共识

司法实践中，各地仲裁委员会及法院均认可“双倍工资应按劳动者的应领工资计算”这一标准。例如，《北京市高级人民法院、北京市劳动争议仲裁委员会关于劳动争议案件法律适用问题的解答》明确：“双倍工资的计算基数应为劳动者当月的应得工资，包括计时工资、计件工资、奖金、津贴和补贴等所有应得收入。”回到老张的案例，其工资结构中的“计件工资”（按运输量计算）、“车补”（车辆使用补贴）、“通讯费”（工作沟通费用）及“外出劳务补助”（异地运输补贴）均属于“应领工资”，应纳入双倍工资的计算基数。企业以“基本工资”为由拒绝支付，缺乏法律依据。

三、人事SaaS系统如何破解劳动合同管理难题？

老张的案例并非个例。据《2023年中国劳动争议案件大数据报告》显示，“未签劳动合同”是劳动争议的TOP3案由，占比达18.7%。而人事SaaS系统作为数字化的人力资源管理工具，能通过以下功能彻底解决企业的劳动合同管理痛点：

1. 合同全生命周期管理：从“被动补签”到“主动预警”

人事SaaS系统的“合同管理模块”实现了从入职合同签订到续签、终止的全流程数字化，帮助企业从“被动补签”转向“主动预警”。系统通过自动提醒功能，在员工入职满25天时向HR发送合同签订提醒，预留5天处理时间；同时设置续签预警机制，在劳动合同到期前30天提醒HR协商续签事宜；此外，系统内置各地最新劳动合同模板（如《上海市劳动合同示范文本》）并根据法规变化实时更新，避免“模板过时”导致的法律风险。若老张所在企业使用了这一系统，HR会在其入职满一个月前收到提醒，及时签订劳动合同，根本不会产生“三年未签合同”的纠纷。

2. 数据实时留存：从“证据缺失”到“有迹可循”

人事SaaS系统的数据留存功能可实时记录员工的工作数据，彻底解决“证据缺失”的问题。系统会自动生成包含基本工资、计件工资、补贴等项目的工资条，通过电子签名确认后留存至云端（保存期限不少于10年），清晰记录工资发放情况；通过人脸识别、GPS定位等方式记录员工的上下班时间及外出工作轨迹（如老张的运输路线），形成完整的考勤记录；内置的即时通讯工具还能留存HR与员工的沟通记录（如“关于劳动合同签订的提醒”）。若企业使用了这一功能，在老张的案例中就能随时调取工资发放记录证明应领工资金额、用考勤记录证明事实劳动关系、用沟通记录证明企业曾要求签订合同，从而降低赔偿风险。

3. 法律合规预警：从“事后救火”到“事前防控”

系统的“合规预警模块”则帮助企业从“事后救火”转向“事前防控”。它会根据企业所在地区的法规变化，实时提醒HR关注各项合规要点：比如提醒“未签合同超过一年的，劳动者的双倍工资请求权可能超过时效”（部分地区规定“时效从入职满一年的次日起算”）；当员工连续工作满十年时，提醒HR与员工签订无固定期限劳动合同；还会检查员工工资结构是否符合当地最低工资标准（如深圳市2024年最低工资标准为2360元/月），避免“基本工资低于最低工资”的风险。这些预警功能让企业提前规避风险，不再因“不懂法”或“忘处理”而陷入纠纷。

四、人事系统白皮书：企业规避劳动风险的指导性工具

除了人事SaaS系统，人事系统白皮书也是企业规避劳动风险的重要工具。白皮书通常由行业权威机构（如中国人力资源开发研究会）或头部人力资源软件厂商发布，内容涵盖行业最佳实践（如“如何通过人事SaaS系统实现合同管理的数字化”）、法律合规指南（如“双倍工资赔偿的计算标准及时效规定”）及系统实施建议（如“中小企业如何选择适合自身的人事SaaS系统”）。

以某头部人力资源软件厂商发布的《2024人事系统白皮书》为例，其中明确提到：“企业应通过数字化工具实现合同管理的‘痕迹化’，确保每一份合同的签订、变更都有电子记录，从而在劳动争议中占据主动。”该白皮书还提供了“合同管理流程模板”，指导企业如何通过人事SaaS系统搭建合规的合同管理体系。对于老张所在企业而言，若提前阅读了这份白皮书，就能了解“未签合同的法律风险”及“人事SaaS系统的解决方案”，从而避免不必要的赔偿。

结语

老张的案例提醒我们：劳动合同管理是企业人力资源管理的“底线”，一旦出现漏洞，可能给企业带来巨大的经济损失。而人事SaaS系统作为数字化的人力资源软件，通过合同全生命周期管理、数据实时留存、法律合规预警等功能，能帮助企业彻底规避此类风险；人事系统白皮书则为企业提供了行业最佳实践及法律合规指南，是企业构建合规化人事管理体系的重要参考。

对于企业而言，选择一款适合自身的人事SaaS系统，并结合人事系统白皮书的指导，不仅能降低劳动纠纷的发生率，还能提升人力资源管理的效率，实现“合规与效率”的双赢。毕竟，在劳动法规日益完善的今天，“合规”已不是企业的“选择题”，而是“必答题”。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括招聘管理、员工档案、考勤统计、薪资计算等模块，支持多终端访问，数据安全可靠。建议企业根据自身需求选择合适的功能模块，并充分利用系统的数据分析功能优化人力资源管理决策。