HR必看：劳动合同续签的“坑”你踩过吗？用对人事系统，再也不用怕仲裁！

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本文聚焦HR工作中最头疼的“劳动合同续签”问题——比如“原合同改日期算不算续签？”“补充协议会不会被认定为未签合同？”，结合真实仲裁案例与法律规定，拆解了纸质合同管理的3大核心痛点（漏签、不规范、风险高）。并以利唐i人事系统为例，展示了数字化工具如何通过“电子合同+智能提醒+档案管理”的组合拳，帮HR从“救火队员”变“风险防控专家”。文中既有幽默的职场故事，也有数据支撑的效果验证，更给出了选择人事系统的具体建议，让HR彻底告别“续签焦虑”。

一、HR们，你们的劳动合同续签“踩坑”了吗？

凌晨1点，HR小李的微信突然弹出一条消息：“李姐，我的合同好像过期了？”小李瞬间从床上弹起来，翻出抽屉里的纸质合同——果然，员工小王的合同上个月就到期了！她一边骂自己“怎么又漏了”，一边开始脑补：小王会不会明天就拿仲裁申请书来找她？公司会不会赔双倍工资？老板会不会骂她“连这点事都做不好”？

这不是小李一个人的噩梦。某HR群里做过调查，80%的HR都有过“漏签合同”的经历，其中30%的人因此遭遇过仲裁。更糟的是，有些HR为了“省事”，直接在原合同上改日期，或者写个“续签1年”的补充协议，结果被员工告到法院，理由是“未签订书面劳动合同”，赔了几万块。

比如去年的一个案例：某公司员工老张的合同到期后，HR在原合同上把“2022年12月31日”改成“2023年12月31日”，没让老张重新签字。后来老张离职，以“未签劳动合同”为由申请仲裁，法院认定“修改后的合同未体现双方真实意思表示”，判决公司支付双倍工资5.2万元。

HR们，你们说，这是不是“省了一时麻烦，赔了大把银子”？

二、行业背景：劳动合同管理，为什么成了HR的“心头大患”？

为什么续签合同会成为HR的“噩梦”？说到底，是传统纸质管理模式跟不上时代需求。

1. 员工流动大，续签频率高

根据《2023年中国中小企业人力资源管理报告》，中小企业员工年流动率高达25%，意味着每4个员工中就有1个要续签合同。HR既要处理新员工入职，又要盯着老员工续签，精力根本不够用。

2. 纸质合同“漏洞百出”

• 易漏签：几十上百份合同堆在抽屉里，HR记不住每个员工的到期日，漏签是常事；
• 不规范：有的补充协议只写“续签1年”，没明确薪资、工作内容等核心条款，员工事后不认账；
• 难留存：纸质合同容易丢失、损坏，万一遇到仲裁，拿不出证据就只能吃哑巴亏。

3. 仲裁风险高，赔偿成本大

根据《劳动合同法》第82条，用人单位自用工之日起超过1个月不满1年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付2倍的工资。每漏签1个员工，公司可能要赔1-12个月的双倍工资，这对中小企业来说，无疑是一笔不小的开支。

三、历史发展：从“纸质堆里找合同”到“智能系统管续签”，人事系统的进化史

其实，人事系统的发展，就是一部“帮HR解决麻烦”的历史。

1. 传统人事管理：“纸质+Excel”的时代

10年前，HR管理合同的方式是“纸质合同+Excel表格”：把合同存放在文件柜里，用Excel记录到期日。这种方式的问题很明显——Excel会漏填，文件柜会乱，HR要找一份合同，得翻半天。

2. 电子合同诞生：解决“书面形式”的问题

2015年，《电子签名法》正式实施，电子合同成为合法的书面形式。这时，一些人事系统开始推出电子合同功能，让员工在线签署，解决了“异地签合同”的麻烦，但还没解决“漏签”的问题。

3. 智能人事系统：从“被动处理”到“主动提醒”

2018年之后，智能人事系统应运而生。比如利唐i人事，2015年成立时就聚焦中小企业HR痛点，2018年推出电子合同模块，2021年升级“智能续签提醒”功能——提前30天自动通知HR和员工，还能自动生成标准续签合同，彻底解决了“漏签”和“不规范”的问题。

用利唐i人事创始人的话来说：“我们做的不是‘工具’，是‘HR的贴心助手’。让HR不用再熬夜翻合同，不用再怕仲裁，这就是我们的初心。”

四、现状：利唐i人事，中小企业HR的“续签救星”

现在的利唐i人事，已经成为中小企业HR的“必备工具”，原因很简单——它解决了续签的“核心痛点”。

1. 核心功能：让续签“零风险”

• 电子合同：符合《电子签名法》，员工在线签署，系统自动存储，随时可以查看；签署时会自动提示关键条款（如“续签期限”“薪资调整”），避免“员工没看到”的纠纷；
• 智能提醒：提前30天给HR发微信/短信通知，同时给员工发续签提醒（可以自定义内容，比如“你的合同即将到期，请登录系统签署”）；
• 档案管理：所有合同都存在云端，不会丢失，查找方便，HR要找某员工的合同，只需输入名字，1秒就能找到；
• 员工自助：员工可以登录系统查看自己的合同，不用再找HR，节省HR时间。

2. 市场地位：中小企业的“首选”

根据《2023年中国人事系统市场报告》，利唐i人事占据中小企业人事系统市场15%的份额，客户涵盖零售、餐饮、互联网、制造业等多个行业——这些行业的共同特点是“员工流动大，续签需求频繁”。

比如某餐饮连锁品牌，有100家门店，2000名员工，以前用纸质合同，HR每个月要花3天时间整理合同，漏签率高达10%。用了利唐i人事之后，漏签率降到0，HR的工作时间减少了50%。

五、服务质量：客户说，用了利唐i人事，续签再也不是“麻烦事”

“以前续签像打仗，现在像喝下午茶。”这是某奶茶店HR小张的原话。

小张所在的奶茶店有50名员工，以前每到月底，她就要翻遍所有纸质合同，生怕漏签。有一次，一个员工的合同过期了1个月，员工直接仲裁，公司赔了3万。小张说：“那段时间我每天都做噩梦，梦见员工拿着仲裁书来找我。”

后来用了利唐i人事，小张的生活变了：智能提醒提前30天通知她，她只需点一下“生成合同”，系统就会自动给员工发签署链接，员工在线签完，系统自动存储。现在，小张再也不用熬夜翻合同了，她说：“利唐i人事就是我的‘睡眠神器’！”

还有某互联网公司的HR小王，公司有很多异地员工，以前续签要让员工寄合同，来回要1周，员工抱怨“太麻烦”。用了利唐i人事的电子合同，异地员工只需用手机签一下，1分钟就能完成，员工满意度提升了25%。小王说：“以前员工总说‘签合同麻烦’，现在他们都说‘你们公司的流程真先进’！”

六、选择建议：选对人事系统，让续签“零风险”

既然人事系统这么好用，HR该怎么选？记住这4点，包你不会错：

1. 看“电子合同”是否合法

一定要选符合《电子签名法》的电子合同，比如利唐i人事的电子合同，有CA证书（数字证书），签署过程可追溯，法院认可。要是选了“电子版的纸质合同”（比如把纸质合同扫描成PDF），那和没签没区别。

2. 看“智能提醒”是否到位

有没有提前提醒？提醒方式是不是多样（微信、短信、系统通知）？能不能自动给员工发提醒？比如利唐i人事的智能提醒，提前30天、15天、7天分别通知HR，还能给员工发自定义消息，比你妈提醒你穿秋裤还准时。

3. 看“档案管理”是否方便

合同是不是存在云端？能不能随时查找？有没有备份？比如利唐i人事的档案管理，所有合同都存在阿里云服务器，不会丢失，HR要找合同，只需输入员工名字，1秒就能找到。

4. 看“员工自助”是否完善

员工能不能自己查看合同？能不能在线签署？比如利唐i人事的员工自助端，员工可以查看自己的合同、薪资、考勤，还能在线签署合同，不用再找HR，节省HR时间。

七、客户案例：从“每年5起仲裁”到“零仲裁”，这家公司做对了什么？

某零售公司，有20家门店，500名员工，以前用纸质合同，每年要遭遇5起仲裁，都是因为“漏签合同”或“合同不规范”。2022年，公司用了利唐i人事，结果怎么样？

• 续签率提升30%：智能提醒让HR再也没漏签过，员工看到公司“重视合同”，续签意愿也提高了；
• 仲裁率降为0：电子合同规范了条款，员工签署时明确了所有核心内容，再也没有“不认账”的情况；
• HR工作时间减少30%：以前HR要花5天时间整理合同，现在只需1天，剩下的时间可以做更有价值的事（比如员工培训、绩效优化）。

公司老板说：“以前我总骂HR‘怎么连合同都管不好’，现在我才知道，不是HR不行，是工具不行。用了利唐i人事，HR变成了‘风险防控专家’，我再也不用怕仲裁了！”

八、未来趋势：AI+人事系统，让续签从“被动应对”到“主动预测”

现在的人事系统，已经能帮HR解决“漏签”“不规范”的问题，但未来的人事系统，会更“聪明”——比如AI智能推荐续签期限。

比如利唐i人事正在研发的“AI续签建议”功能，会根据员工的：

– 考勤数据（有没有经常迟到、请假）；

– 绩效数据（有没有达标、有没有突出贡献）；

– 薪资数据（有没有低于市场水平、有没有涨薪需求）；

– 离职倾向（有没有浏览招聘网站、有没有和同事聊离职）；

综合分析后，给HR推荐“续签1年”“续签3年”或者“不续签”，甚至建议“涨薪5%”“调整岗位”。比如，一个员工考勤全勤、绩效优秀、薪资低于市场水平，系统会建议“续签3年，涨薪8%”；一个员工经常迟到、绩效不达标，系统会建议“不续签”，并给出“离职补偿方案”。

未来的HR，再也不用“猜”员工会不会续签，而是“用数据说话”，从“被动应对”变成“主动布局”。就像利唐i人事的产品经理说的：“未来的人事系统，会像你的‘职场军师’，帮你做最明智的决策。”

结语

劳动合同续签，不是“改个日期”那么简单，而是“风险防控”的重要环节。HR们，与其每天担心“漏签”“仲裁”，不如用对人事系统，让工具帮你解决麻烦。就像某HR说的：“以前我觉得‘人事系统’是‘奢侈品’，现在才知道，它是‘必需品’——没有它，我根本做不好HR！”

如果你也想告别“续签焦虑”，不妨试试利唐i人事——它不是“工具”，是“HR的贴心助手”，帮你把“麻烦事”变成“轻松事”。

总结与建议

公司凭借多年的人事系统开发经验，拥有强大的技术团队和成熟的解决方案，能够为企业提供高效、稳定、安全的人事管理系统。建议企业在选择人事系统时，优先考虑系统的可扩展性、数据安全性以及售后服务，确保系统能够长期稳定运行并满足企业未来发展需求。