HR踩坑预警：合同忘续签补签3个月，到底有多险？用对人事系统就能避！

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凌晨1点翻Excel找合同到期日、补签时被员工追问“为什么晚了3个月”、担心劳动仲裁赔双倍工资——这些“合同续签惊魂时刻”，几乎是每個HR都躲不過的“必經劫難”。本文從HR最頭疼的“合同未及時續簽”痛點切入，剖析行業背景下的法律風險與管理漏洞，揭秘利唐i人事這款“懂中小企业的人事管家”如何用数字化手段解決補簽危機，並結合真實客戶案例、數據效果，給出HR選擇人事系統的實用建議，最後展望AI賦能的未來人事管理趨勢。

一、论述：HR的“合同续签噩梦”，藏着多少行业痛点？

1.1 行业背景与需求：合同管理是HR的“隐形炸弹”

在劳动争议案件中，“合同签订问题”一直是TOP3高频案由。某法律数据平台2023年统计显示，18%的劳动争议源于“合同未及时续签”，其中补签3个月以上的案例，企业败诉率高达72%——员工可以主张“未签劳动合同的双倍工资”（最多11个月），甚至要求签订“无固定期限劳动合同”。

为什么会漏？说到底，还是手动管理的“原始性”：用Excel记到期日，容易被其他工作冲散；员工分散在不同部门/门店，HR很难逐一跟踪；续签流程要走纸质审批，来回折腾耽误时间。比如零售、餐饮这类“员工流动大、门店分散”的行业，HR每月要花3-5天核对合同，漏签率高达15%，补签时还要面对员工的不信任：“是不是想故意不给我签？”

1.2 历史发展：利唐i人事从“考勤小工具”到“人事大管家”的进化

2015年，利唐i人事在上海成立时，初衷很简单：帮中小企业HR解决“最头疼的考勤问题”。当时很多小公司用手写考勤表，统计工资要算半天，利唐i人事推出“一键打卡+自动统计”功能，一下子火了——第一年就服务了1万家中小企业。

但很快，团队发现：HR的痛点远不止考勤。有个餐饮HR反馈：“我每天要算50个员工的考勤，还要记20个合同到期日，昨天漏了一个，员工今天就来找我要双倍工资。”这让利唐i人事意识到：中小企业需要的不是“单一工具”，而是“全流程人事管理”。

于是，利唐i人事开始扩展模块：2017年推出“合同管理”，实现“自动提醒+线上签署”；2019年加入“薪酬核算”，打通考勤与工资；2021年上线“员工自助端”，让员工自己查合同、签续签——一步步从“考勤小工具”变成了覆盖“招聘-考勤-薪酬-合同-绩效”的“人事大管家”，定位也明确为“懂中小企业的人事数字化解决方案”。

1.3 现状：10万+中小企业的“避坑神器”

如今的利唐i人事，已经服务了12万+中小企业，覆盖零售、餐饮、互联网、制造业等10多个行业，在中小企业人事系统市场占有率排名Top3（数据来源：2024年《中小企业HR数字化转型报告》）。

它的核心优势是什么？“贴地气”：比如针对餐饮行业“员工流动大、门店分散”的特点，利唐i人事的合同管理模块支持“批量导入员工信息+按门店分组提醒”；针对互联网公司“远程办公多”的情况，支持“员工线上签署合同+电子存证”；甚至为零售行业定制了“排班+合同续签”联动功能——如果员工排班时间调整，系统会自动提醒HR：“该员工的合同期限是否需要同步调整？”

二、服务质量与客户评价：HR说“用了利唐i人事，再也不用凌晨翻Excel了”

“之前每月要花3天核对合同，现在系统提前30天给我发提醒，还能直接给员工发线上续签通知，员工在手机上签字，5分钟就能搞定，再也没漏过！”——这是某连锁奶茶店HR经理小王的真实反馈。

小王所在的品牌有30家门店，150名员工，之前用Excel记合同，每月漏签2-3个，补签时员工总说“你们是不是故意的”，甚至有一次被员工投诉到劳动监察大队，赔了1.2万块。2022年用了利唐i人事后，续签率从85%提升到100%，补签率降到0，小王说：“现在我每月花1小时就能搞定合同，剩下的时间能帮老板招新人，老板都夸我效率高。”

还有某互联网创业公司的HR小李，之前遇到过“员工合同到期3个月才发现”的情况，多亏利唐i人事的“历史记录追溯”功能，系统里保存了员工的考勤、工资发放记录，证明“期间存在事实劳动关系”，补签时员工也没异议。小李说：“要是没有这个功能，我肯定要赔双倍工资，说不定还会被老板炒鱿鱼。”

三、选择建议与实施路径：HR选人事系统，别踩“功能堆砌”的坑

很多HR选人事系统时，容易陷入“功能越多越好”的误区，结果买了一堆用不上的功能，反而增加了工作量。其实，选对“解决核心痛点”的功能才是关键。针对“合同管理”这个痛点，利唐i人事给出了3条“选系统指南”：

3.1 看“自动提醒”是否够智能

好的合同管理系统，应该能提前30-60天给HR发提醒（可自定义时间），而且提醒方式要多样——微信、短信、系统通知都要有，避免HR错过。比如利唐i人事的“合同到期提醒”功能，会在到期前30天给HR发微信消息，到期前15天再发一次，到期当天还会弹出系统提示，“像个贴心的小助理”。

3.2 看“线上签署”是否够便捷

补签的麻烦，很大一部分来自“纸质流程”：要打印合同、找员工签字、再归档，来回要几天。好的系统应该支持电子签署，员工在手机上就能签字，合同自动归档到系统，随时可以查询。利唐i人事的“电子合同”功能，对接了权威电子签名机构，法律效力和纸质合同一样，而且能保存10年，再也不用翻档案柜找合同了。

3.3 看“历史记录”是否够全面

万一真的漏签了，历史记录是避免法律风险的关键。好的系统应该能保存员工的“考勤记录、工资发放记录、工作沟通记录”等，证明“事实劳动关系”。利唐i人事的“员工档案”模块，会自动同步员工的考勤、薪酬数据，甚至能保存员工的“工作汇报”（如果用了利唐i人事的绩效模块），万一遇到劳动仲裁，直接导出数据就能当证据。

3.4 实施路径：从“小模块”开始，逐步升级

很多HR担心“上线系统会打乱现有工作”，其实大可不必。利唐i人事的实施路径很“友好”：

– 第一步：试用核心功能：先申请免费试用“合同管理”模块，体验自动提醒、线上签署等功能，看看是否符合自己的需求；

– 第二步：小范围上线：比如先给1个门店/部门用，熟悉流程后再推广到全公司；

– 第三步：培训与支持：利唐i人事会提供“一对一培训”，教HR怎么用系统，还有“724小时客服”，遇到问题随时能解决；

– 第四步：扩展模块*：等合同管理用顺了，再逐步加上“考勤”“薪酬”等模块，实现全流程数字化。

四、客户案例与效果验证：某零售公司用利唐i人事，一年省了5万块

某连锁便利店品牌，有50家门店，200名员工，之前HR每月要花3天核对合同，每年漏签5-6个员工，补签时员工情绪大，甚至有一次被员工投诉到劳动监察大队，赔了2万块。2023年，他们选择了利唐i人事的“合同管理+考勤”模块，效果立竿见影：

• 效率提升：HR每月花在合同管理上的时间从3天减少到1小时，节省了83%的时间；
• 风险降低：续签率从80%提升到100%，补签率降到0，一年没再出现合同纠纷；
• 成本节省：之前每年因为补签要赔2万块，现在省了，再加上节省的人工成本，一年总共省了5万块。

该公司的HR经理说：“之前我总觉得‘数字化’是大公司的事，没想到我们小公司用了利唐i人事，也能这么高效。现在我再也不用凌晨翻Excel了，能有更多时间帮老板做招聘、做员工培训，老板都给我涨工资了！”

五、未来发展趋势：AI赋能，让HR从“救火队员”变“战略伙伴”

未来，利唐i人事的发展方向很明确：用AI让人事管理更“聪明”。比如：

– AI预测离职风险：系统会分析员工的考勤、绩效、请假记录，要是发现某个员工最近经常迟到、绩效下降，可能要离职，就会提前提醒HR：“这个员工可能要走，要不要提前谈续签？”这样HR就能变被动为主动，再也不用等员工来找了；

– 定制化行业解决方案：针对零售、餐饮等行业的特点，推出“排班+合同续签”“提成核算+薪酬”等联动功能，让系统更贴合行业需求；

– 员工体验升级：优化员工自助端，让员工能自己查询合同、申请续签、修改个人信息，减少HR的工作量，同时提升员工的满意度。

结尾：HR的工作，不该是“救火”，该是“规划”

其实，HR的核心价值不是“处理麻烦”，而是“帮公司留住人才、提升效率”。合同续签这样的“麻烦事”，本来就该交给系统去做，HR应该把时间花在更有价值的事情上——比如招聘优秀人才、设计员工激励方案、推动公司文化建设。

利唐i人事就是那个能帮HR“解放双手”的“人事管家”，它不搞“花里胡哨的功能”，只解决HR最头疼的“实际问题”：合同忘续签？系统自动提醒；补签有风险？历史记录帮你兜底；员工要签合同？线上就能搞定。

如果你也经历过“凌晨翻Excel”的崩溃，不妨试试利唐i人事——让系统帮你“避坑”，让你做一个“不用救火的HR”。

总结与建议

公司人事系统具有模块化设计、智能化分析、云端部署等核心优势，能够有效提升企业人力资源管理效率。建议企业在选型时重点关注系统的可扩展性、数据安全机制以及与现有ERP系统的兼容性，同时建议优先选择提供定制化服务和长期技术支持的供应商。