150人公司养29个职能岗？HR这样提建议领导抢着听

最近有HR同行发愁：150人的公司，人力行政8人、财务6人、职能岗15人，加起来快占总人数20%。更头疼的是，其中3人还是兄弟公司划转过来的”关系户”。该不该跟领导提优化建议？怎么提才不踩雷？

这个问题就像发现会议室摆满盆栽——都知道该整理，但谁都不愿当那个挪花盆的”坏人”。别急，教你三招既专业又不伤人的沟通秘籍。

一、人员结构优化的三个黄金法则

1. 先看数据再说话

某互联网公司曾闹过笑话：行政部6个人管80人工位，结果查考勤发现，3人每天主要工作竟是帮领导养鱼。用利唐i人事系统拉出《岗位效能分析表》，所有问题自动现形。

操作指南：
– 统计各岗位月度有效工时（剔除事务性工作）
– 对比行业人效标杆（某制造业HRD透露：150人规模公司，职能人员占比12%较合理）
– 核算人力成本占比（警惕超过营收15%的红线）

2. 找到业务部门的真实需求

去年某科技公司改革，HR以为业务部门会抱怨人手不够。结果调研发现，销售总监最头疼的竟是”走报销流程比见客户还费时间”。后来用利唐i人事的智能报销模块，直接砍掉2个财务岗。

关键动作：
– 制作《业务痛点收集表》（包含5个灵魂拷问：你最常找哪个部门？最耗时的流程是？）
– 组织跨部门流程穿越（让研发总监亲自走一遍入职手续）
– 搭建线上建议墙（匿名吐槽更敢说真话）

3. 用科技力量破冰

某零售企业曾为调整3个冗余岗位僵持半年，后来HR总监祭出大招：在利唐i人事系统部署智能排班模块。当领导看到”周三下午所有行政都在摸鱼”的数据看板，第二天就主动要求开会讨论优化方案。

数字化工具的正确打开方式：
– 效能仪表盘：实时显示各部门人效比
– 流程机器人：自动处理70%的常规审批
– 人才画像系统：识别出能兼岗的”多边形战士”

二、数字化工具如何助攻组织优化

1. 效率仪表盘让问题现形

某医疗集团曾发现分公司HR效率差异惊人：同样处理100份简历，A团队用3天，B团队要1周。深入分析才发现，B团队还在手动录入信息。上线利唐i人事的AI简历解析功能后，人力成本直降40%。

2. 智能排班破解隐形浪费

教育机构最经典的案例：用利唐i人事的智能排班系统，发现周末值班配置比日常还多。调整后每月节省368个无效工时，相当于4.2个人力成本。

3. 人才画像精准匹配需求

某制造企业把3个行政岗合并成1个综合岗的秘密武器，是人才画像系统的”技能雷达图”。发现前台小姐姐竟然有新媒体运营潜质，转岗后公众号阅读量翻了3倍。

三、提建议的三大避坑指南

1. 避开”裁员”这个敏感词

试试这个话术公式：”优化人员配置=释放30%精力聚焦战略事项+提升员工人效产出”。某物流公司HR总监就是用这招，成功把6人团队缩减为4人效能小组。

2. 把选择题变成填空题

别问”要不要优化”，而是说：”现有三种方案能提升20%人效，您看哪个更合适？”附上利唐i人事系统自动生成的《人效提升方案对比表》，让数据替你说话。

3. 用试点成果说话

先找个小部门做试验田。某快消公司HR在行政部试点流程优化，2个月省出1.5个人力。拿着这个成绩单，其他部门领导反而主动要求参加二期项目。

结语

人员优化不是简单的加减法，而是通过数字化工具重新配置组织能量。下次再遇到类似困局，记得先打开利唐i人事系统的工作流分析模块——让AI帮你找出那些藏在考勤记录里的效率密码，用数据编织出让人无法拒绝的优化方案。