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某互联网公司HR张经理最近遇到棘手难题：技术骨干王工劳动合同即将到期，两次沟通续约条件均遭拒绝。正当他纠结是否要发续签通知时，法务突然提醒：未经法定程序直接解除合同，可能面临双倍赔偿风险！这个真实案例暴露了多数企业在劳动合同管理中的通病——重结果轻流程、重人工轻系统。
本文将结合《劳动合同法》最新司法解释，拆解劳动合同续签的正确操作流程。我们更将揭秘如何借助利唐i人事系统等数字化工具，让原本需要3天完成的续签流程缩短至3小时，用工风险防控准确率提升92%。
一、劳动合同续签的”红绿灯”法则
根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第三十四条规定，企业需特别注意三个关键时点：
1. 到期前30天：必须通过书面形式（建议EMS+电子送达双保险）发送续签意向书
2. 沟通记录留存：至少保留2次沟通记录（邮件、系统日志、录音等）
3. 到期处理窗口期：合同期满次日需完成劳动关系确认或终止手续
某知名电商企业就曾因疏忽第二点，在仲裁时无法举证已履行告知义务，最终支付违法解除赔偿金12万元。这个案例警示我们：流程合规比谈判结果更重要。
二、三步走标准化操作流程
当遇到员工拒绝续签时，建议采用”警示-确认-处置”标准化流程：
- 警示阶段（到期前30-45天）
通过利唐i人事系统自动触发续签预警，生成包含以下要素的《续签通知书》： - 原合同期限及到期日
- 拟续签条件（薪酬、岗位等）
- 答复截止日期（建议不少于5个工作日）
- 超期未答复的后果说明
系统可自动记录邮件发送时间、查阅状态，规避”未收到通知”的扯皮风险。
- 确认阶段（到期前15天）
若员工明确拒绝或逾期未回复，系统自动生成《续签确认书》：
√ 勾选”维持或提高原条件”选项
√ 附沟通记录摘要
√ 设置电子签名确认环节
某制造企业使用该功能后，续签纠纷同比下降73%，文书准备时间从4小时缩短至15分钟。
- 处置阶段（到期前3天）
根据最终确认结果，系统智能生成两类文书：
同意续签：自动创建新合同版本
拒绝续签：生成《终止劳动合同证明书》模板
所有文档自动归档至员工数字档案，满足ISO审核要求。
三、90%企业忽视的3大风险点
1. “条件未变更”陷阱
某科技公司曾将销售总监岗位调整为”大客户经理”，虽薪酬不变仍被认定”降低条件”。通过利唐i人事系统的岗位价值评估模块，可自动对比前后岗位的职级、考核标准等18项维度，生成合规性报告。
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特殊人群保护
对孕产期、医疗期等特殊员工，系统会自动冻结终止流程，并弹出法律提示。某零售企业HR表示：”这个功能让我们避免了可能存在的50万元赔偿风险。” -
经济补偿计算
系统内置N、N+1计算器，自动抓取过去12个月薪资数据（含奖金、补贴），准确率较人工计算提升89%。同时生成附有计算公式的《经济补偿告知书》，避免后续纠纷。
四、数字化续签的降本增效奇迹
使用传统方式处理100人规模的续签工作，通常需要：
– 15小时人工核对时间
– 8小时文档制作时间
– 3次以上跨部门沟通
而接入智能HR系统后：
√ 自动预警提醒覆盖率达100%
√ 文书生成准确率98.7%
√ 全过程留痕可追溯
某集团企业上线系统后，年度续签工作耗时从320小时降至27小时，人工差错归零。
五、从危机到转机的管理智慧
面对拒签员工，建议尝试”三次沟通原则”：
第一次：系统自动发送标准化通知
第二次：HRBP视频沟通确认真实诉求
第三次：部门负责人参与挽留会谈
某生物医药企业运用该策略后，核心人才续签率从68%提升至89%。值得注意的是，所有沟通记录都会自动生成文字纪要，加密存储于区块链存证平台。
结语：
劳动合同续签看似常规工作，实则是检验企业合规管理水平的重要标尺。在数字经济时代，借助利唐i人事系统等智能工具，HR不仅能将用工风险关进”制度+科技”的双重保险箱，更能将节约的时间投入人才发展战略规划。当机械性工作交给系统，人力资源才能真正回归”人”的价值创造。
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