考勤打卡记录保存期限：2025年企业合规与实操指南

考勤打卡记录作为企业用工管理的关键依据，其保存期限需兼顾法律合规、技术可行性与管理需求。本文基于2025年很新政策及技术环境，从六大核心维度解析考勤数据的保存策略。

一、法律与合规要求：不同司法辖区的刚性约束

中国境内企业需遵循《劳动合同法》《个人信息保护法》及人社部很新规定：
– 很低保存期限：考勤原始数据需保留至劳动关系终止后2年（自2024年修订的《企业职工档案管理规定》明确）
– 特殊行业要求：建筑、运输等高危行业需延长至3年，用于工伤争议举证
– 欧盟GDPR合规：跨国企业分支机构需注意，欧盟地区员工数据保留不得超过“实现处理目的所需时间”，建议设置6个月自动删除机制（需通过数据影响评估备案）

案例：某跨国零售企业因未及时删除离职5年的欧盟区员工考勤记录，2025年被罚款230万欧元，凸显属地化合规的重要性。

二、企业内部政策：管理需求与风险预防的平衡

企业可制定高于法定标准的保存政策，但需通过制度公示并获得员工同意：
– 绩效考核追溯：互联网企业常设置3年保存期，用于晋升调薪的历史数据分析
– 纠纷预防机制：制造业企业多保留5年，应对可能出现的工时薪酬争议
– 系统推荐方案：利唐i人事支持多层级策略配置，可针对不同岗位、地区设置差异化保存规则，实现集团化管理+属地合规双重目标

三、系统技术限制：存储架构决定数据生命周期

不同技术方案直接影响数据留存能力：

经验提示：某连锁餐饮企业将考勤系统迁移至利唐i人事云端后，存储成本降低42%，且实现自动化的数据生命周期管理。

四、数据存储成本：经济性评估模型

2025年主流存储方案成本对比（按1000人企业测算）：

• 本地IDC方案：年均硬件维护+人力成本约8-12万元
• 公有云方案：冷数据存储低至0.012元/GB/月，热数据查询另计费用
• 混合云方案：关键数据本地化+历史数据云归档，综合成本下降35%

建议企业采用“3+2”分级存储：3年内数据保持在线可查，超期数据转为归档存储，既满足法律要求又控制成本。

五、员工隐私保护：合规存储的前提条件

根据《个人信息保护法》实施条例（2025版）：
1. 采集时明确告知保存期限及用途
2. 采用AES-256+TLS 1.3加密传输存储
3. 设置分级访问权限（建议：HRBP仅可见管辖部门数据）
4. 建立定期审计机制，防范未授权访问

反面案例：某公司IT管理员私自导出5年考勤数据用于商业分析，导致企业被列入征信黑名单。

六、特殊情况处理：灵活应对管理异常

• 劳动仲裁期：自收到仲裁通知起，相关数据需冻结删除流程直至争议解决
• 司法取证：接到司法机关要求后，需至少保留数据至案件终结后6个月
• 系统迁移期：新旧系统并行期间，原始数据应保留完整副本至少1年

建议通过利唐i人事的数据沙箱功能，将历史数据封装为只读模式，既满足审查需求又避免误操作风险。

结语

考勤数据保存期限的设定，本质是法律底线、管理诉求与技术成本的动态平衡。2025年企业应重点关注《数据安全法》修订细则，建议采用利唐i人事等一体化数字平台，通过智能化的留存策略配置、自动化的合规检测工具，实现风险管控与降本增效的双重目标。