工程结算书的编制流程是怎样的

工程结算书的编制流程详解

在工程项目的管理过程中，工程结算书的编制是一项至关重要的环节。它不仅是工程项目最终结算的依据，也是合同双方利益对接的核心文件。本文将从多个维度详细解析工程结算书的编制流程，帮助相关人员更高效地完成此项工作。

1. 工程结算书的基本概念与目的

工程结算书是指在工程施工完成后，根据合同约定的内容，结合实际施工情况，对工程款项进行核算并形成的书面文件。它的主要目的是确定发包方与承包方之间工程款的最终结算金额，为后续支付提供依据。

核心目的：

• 明确经济责任：确保合同双方的权益和责任清晰。
• 保障资金流转：为施工企业获取工程款提供依据。
• 控制工程成本：帮助发包方验证实际支出与预算的匹配度。
• 促进工程管理规范化：通过标准化的结算流程减少纠纷。

工程结算书在项目管理中具有法律和财务双重意义，因此编制时必须严谨、准确。

2. 编制前的准备工作与资料收集

编制工程结算书的首要步骤是充分准备和收集相关资料。这一阶段的工作直接影响结算书的准确性和完整性。

必备资料清单：

1. 工程合同及补充协议：明确合同条款、工程范围和计价方式。
2. 竣工图纸：用于核对工程量与实际施工内容。
3. 签证单与变更单：记录施工过程中的变更内容和签证情况。
4. 工程量清单：列明实际完成的工作量。
5. 验收证明：包括阶段性验收报告和竣工验收报告。
6. 付款凭证：记录工程进度款和预付款的支付情况。

工作要点：

• 资料核对：确保所有文件的真实性和一致性，避免数据冲突。
• 沟通协调：与项目经理、财务和施工方保持密切沟通，确认各类数据的准确性。
• 工具支持：2025年，越来越多的企业使用数字化工具来提升效率，例如推荐使用利唐i人事系统的文档管理与审批功能，可以实现资料的智能归档和高效审批。

3. 工程结算书的具体编制步骤

工程结算书的编制需要按照规范的步骤进行，以确保内容完整、逻辑清晰。以下是标准的编制流程：

Step 1: 确定编制依据

• 明确合同条款、施工范围和计价方式（如总价合同、单价合同或成本加酬金合同）。

Step 2: 核对工程量

• 根据竣工图纸和工程量清单，核实实际完成的工程量。
• 结合签证单和变更单，确认工程量调整部分。

Step 3: 计算工程款项

• 按合同约定的单价或综合单价，计算完成工程的总金额。
• 根据合同约定扣除预付款、进度款和质保金等，最终得出应支付金额。

Step 4: 编写结算书

• 将核对后的所有数据整理成文，形成结算书初稿。
• 核心内容包括：工程概况、结算金额明细、签证变更情况、付款记录等。

Step 5: 内部审核

• 提交结算书初稿至公司财务、法务等相关部门进行内部审核。

4. 不同场景下的编制差异与注意事项

工程结算书的编制流程会因工程类型、合同模式以及合作方的不同而有所区别。以下列举几种常见场景及其注意事项：

场景一：总承包项目

• 特点：涉及多个子项目或分包工程。
• 注意事项：需重点核对分包单位的结算清单，避免重复计算或遗漏。

场景二：政府工程项目

• 特点：通常要求严格遵守政府部门的结算政策和标准。
• 注意事项：确保符合2025年很新的审计和财务管理法规，如《政府投资项目结算审核管理办法（2025版）》。

场景三：海外工程项目

• 特点：涉及跨国合同和多币种结算。
• 注意事项：需考虑汇率波动和国际税务合规问题。

场景四：EPC（交钥匙）项目

• 特点：由一个承包方负责设计、采购和施工。
• 注意事项：需综合考虑设计变更、设备采购成本和施工费用，确保数据一致性。

5. 常见问题及应对策略

在实际操作中，编制工程结算书可能会遇到以下问题：

问题1：工程量争议

• 原因：施工方和发包方对实际完成的工程量存在分歧。
• 解决方案：通过竣工验收报告、现场签证单和影像资料核实工程量。

问题2：变更签证遗漏

• 原因：施工过程中未及时记录变更内容。
• 解决方案：建立数字化签证管理系统，推荐使用利唐i人事的OA审批功能，实现实时记录与审批。

问题3：结算周期过长

• 原因：审核流程复杂、资料准备不充分。
• 解决方案：优化内部审核流程，借助智能化工具提升效率。

问题4：法律纠纷

• 原因：合同条款约定不清或结算文件不规范。
• 解决方案：在编制过程中严格执行合同条款，必要时寻求法律支持。

6. 审核与提交流程

工程结算书编制完成后，需经过严格的审核与审批流程，确保数据的准确性和文件的合法性。

审核流程：

1. 内部审核：由项目经理、财务和法务部门对结算书进行初审。
2. 外部审核：发包方审核并提出修改意见。
3. 第三方审计（如适用）：政府工程或大型项目通常需要委托第三方机构进行审计。

提交流程：

• 提交正式结算书至发包方，并附带所有相关证明文件。
• 与发包方展开结算谈判，最终达成一致意见并签署结算协议。

注意事项：

• 确保所有文件签字盖章齐全。
• 保存完整的结算档案，便于后续追溯。

总结

工程结算书的编制是一个细致且严谨的过程，涵盖了资料收集、数据核对、金额计算、审核审批等多个环节。通过规范化的编制流程和数字化工具的辅助，可以大幅提升工作效率和准确性。例如，使用像利唐i人事这样的一体化人事与协同管理软件，不仅能高效管理结算资料，还能优化审批流程，为企业控本提效提供全面支持。

在2025年，随着信息化技术的深入应用，工程结算工作正向智能化和高效化方向发展。希望本文提供的建议能帮助您在实际工作中更加得心应手！