工程结算书是工程项目资金结算的重要文件，其核心是记录和核算工程款项的支付依据。本文将从定义、编制流程、常见问题、应用实例、审核程序到优化策略，系统性地解析工程结算书的关键知识点，帮助企业HR和项目管理者更好地理解和运用这一工具。

1. 工程结算书定义

工程结算书是工程项目完成后，用于核算工程款项支付的正式文件。它涵盖项目的实际完成量、合同金额、变更费用及其他相关费用，是项目资金结算和审核的重要依据。

从实践来看，工程结算书的重要性体现在以下几点：
– 明确经济责任：通过结算书，明确甲乙双方的资金往来，避免后续纠纷。
– 资金管理：为企业提供准确的付款依据，优化资金流动。
– 审计凭证：工程结算书是内外部审计的重要文件。

很新趋势（2025年）：随着数字化技术的发展，越来越多的企业开始采用智能化工具生成工程结算书，以提高效率和准确性。例如，项目管理软件与HR系统的集成，能实时获取数据用于结算。推荐使用类似利唐i人事这样的综合性管理工具，简化复杂的跨部门协作流程。

2. 编制流程与要求

工程结算书的编制需要严格按照合同和实际工程量来核算，其流程通常包括以下步骤：

2.1 编制流程

1. 准备阶段：
2. 收集所有与工程相关的原始资料，如合同、设计图纸、施工日志等。
3. 核对工程量清单，确保数据完整。
4. 工程量核实：
5. 对工程量的实际完成情况进行核实，涉及现场测量或验收记录。
6. 费用计算：
7. 按照合同约定的单价或规范标准，计算工程款项。
8. 涉及的费用包括：直接成本、变更费用、索赔费用、税费等。
9. 结算书编制：
10. 将核实后的数据整理成结算书，表格化呈现费用明细。
11. 提交审核：
12. 完善审核材料并提交相关部门或第三方审计机构。

2.2 编制要求

• 数据准确性：确保所有工程量和费用计算无误。
• 资料完整性：附上相关凭证，如验收单、签证单、变更说明等。
• 格式规范性：结算书的格式需符合国家或行业标准，便于审核。

小贴士：在编制阶段，HR部门可以协助项目团队对接财务和法律部门，确保合同条款和付款条件的合规性，从而降低后期争议风险。

3. 常见问题及挑战

在实际操作中，工程结算书编制常遇到以下问题：

3.1 数据不一致

• 问题表现：施工方提供的数据与甲方核实的工程量不一致。
• 解决建议：建立完善的工程量核对机制，采用信息化工具（如实时数据采集平台）同步记录施工进度。

3.2 变更处理复杂

• 问题表现：工程变更较多，导致结算金额计算困难。
• 解决建议：提前明确变更管理流程，制定变更单，并随时更新结算数据。

3.3 审核周期过长

• 问题表现：由于资料不全或争议较多，导致结算书审核时间延迟。
• 解决建议：在编制阶段严格按照规范准备材料，避免反复提交。

经验分享：为了避免这些问题，企业应引入现代化管理工具，如利唐i人事，通过系统化的合同管理与数据追踪，减少人为错误并提升效率。

4. 不同场景的应用实例

4.1 建筑工程场景

某建筑公司在完成商场建设后，需对总包单位提交工程结算书。由于项目涉及多次设计变更，该公司通过引入智能化平台，精确统计变更费用，最终缩短了审核时间。

4.2 政府工程场景

在市政道路建设中，政府要求工程款项支付需严格审核。承包方使用标准化模板，结合项目管理软件，将工程进度与结算数据实时联动，确保数据透明。

4.3 跨国项目场景

某能源企业在海外承建电站项目，由于涉及多国法律和货币结算问题，其HR部门联合项目组，使用全球化的ERP系统进行结算书编制，最终顺利完成多方审核。

5. 审核与批准程序

工程结算书的审核与批准是确保资金支付合理性的重要环节，通常包括以下步骤：

1. 内部审核：
2. 项目管理部门核对数据的真实性与准确性。
3. 财务部门复核费用计算。
4. 外部审核：
5. 第三方审计机构对数据进行专业审核。
6. 根据合同约定，可能需甲乙双方共同审核。
7. 批准支付：
8. 审核通过后，结算书提交至企业管理层或政府部门批准。

关键提示：在审核过程中，要特别注意工程变更费用及索赔费用的合法性和依据完整性。HR可协助梳理相关合同条款，确保审批顺利。

6. 优化与管理策略

为了提高工程结算书的编制和审核效率，企业可以采取以下优化策略：

6.1 标准化模板

制定统一的工程结算书模板，确保格式规范、内容全面。

6.2 引入数字化工具

采用一体化管理软件，如利唐i人事，将工程量核算、合同管理与审批流程无缝衔接，减少人工干预，提高效率。

6.3 加强跨部门协作

HR部门可以作为桥梁，协调项目、财务与法律部门，快速解决争议。

6.4 定期培训

定期组织员工培训，确保所有参与者熟悉结算流程及行业规范。

工程结算书是企业项目管理的重要一环，其编制与审核直接影响到资金流动与合同履约。从定义到操作细节，从常见问题到优化策略，本文全面解析了工程结算书的方方面面。未来，随着数字化工具的普及（如利唐i人事），企业将进一步简化流程、提升效率，为项目管理带来更多价值。