如何撰写一份清晰的工作交接通知？

工作交接通知的撰写是企业HR日常工作中不可或缺的一部分，一份清晰的交接通知不仅能帮助员工快速适应角色转换，还能确保工作的延续性和效率提升。本文将从交接目的、关键信息梳理、沟通方式选择等六个方面，逐步解析如何撰写一份专业的工作交接通知，并结合2025年的挺好实践为您提供实用建议。

1. 确定交接目的和范围

在撰写工作交接通知前，首先需要明确交接的目的和范围。这是整份通知的核心基调，决定了后续内容的逻辑和框架。

• 交接目的：明确是因岗位变动、人员离职、新人接手、还是临时项目转移。例如，若是因员工离职，需重点阐明对接工作的衔接；若为内部调岗，则要关注岗位职责的转移。
• 范围界定：确定交接涉及的具体工作内容、部门协作事项以及需要交接的资源（如文件、设备、账户权限等）。范围太宽会显得繁杂，太窄则可能遗漏关键点。

实操建议：
在交接通知的开头部分，用简洁的语言概括交接的背景和具体范围。例如：
“由于XX员工于2025年10月15日正式离职，为确保工作顺利衔接，现对其负责的A、B、C三项工作进行交接。此次交接涉及相关文件归档、客户资源移交及项目进度说明。”

2. 识别关键信息和文件

一份有效的交接通知必须能让接收方快速抓住重点信息，哪些是必须交接的内容、哪些是辅助信息，都需要清晰标注。

关键信息的梳理

• 工作职责：明确交接人所负责的核心工作内容和日常任务。
• 当前进度：对未完成事项的进展情况进行详细说明，特别是重要项目的关键节点。
• 协作关系：列出与之相关的部门、人员及其联系方式。
• 权限信息：如系统账号、文件存储路径、密码等。

文件和工具

• 文件类型：包括电子文档（如项目报告、数据表）、纸质文件（如合同、协议）、以及其他资源（如客户资料）。
• 工具：标明必要的软件工具（如利唐i人事）及其使用说明。

实操建议：
创建一份清单，将所有交接的信息和文件分门别类列出，确保条理清晰。例如：

3. 选择合适的沟通方式和工具

交接不仅仅是文件的移交，更是一种高效沟通的过程。选择正确的沟通方式和工具，可以事半功倍。

沟通方式

• 面对面沟通：适用于关键性信息的交接或复杂任务的讲解，避免信息遗漏。
• 在线会议：对于跨地域或多方协作的交接情况，可使用Zoom、Teams等工具。
• 书面说明：书面通知和交接记录有助于事后核查，建议在完成口头交接后，形成文字备份。

数字化工具

• 利唐i人事：作为一体化人事管理软件，可以用来记录交接进度、生成交接文档以及追踪重要事项。
• 共享平台：如Google Drive、企业微信文件管理等，用于存储和共享交接相关资料。

实操建议：
在交接通知中列明将使用的工具和渠道。例如：
“交接过程中将使用利唐i人事记录交接进度，相关文件存储于部门公共云盘，并通过线上会议形式进行讲解。”

4. 明确交接的时间线和责任分配

一份清晰的交接通知必须时间明确，不仅交接的截止时间要清楚，还需标明每个阶段的节点和对应的责任人。

时间线设计

1. 起始时间：交接工作开始的具体日期。
2. 中间节点：例如重要项目的交接时间、客户回访的安排时间。
3. 完成时间：交接工作的最终截止日期。

责任分配

明确交接人（原岗位负责人）、接收人（新岗位负责人）以及监督人（如直属领导或HR）的责任。例如：
– 交接人需提交详细的工作说明和未完成事项清单。
– 接收人需对交接内容进行核查并签字确认。
– 监督人需确保交接工作的完整性和及时性。

实操建议：
在通知中加入时间表，例如：

5. 准备应对潜在问题的预案

交接过程中难免会出现一些意外情况，提前制定应对预案尤为重要。

常见问题及预案

• 信息遗漏：可以通过双人核查机制或记录交接清单来规避。
• 时间不足：若交接周期过短，建议优先处理重点事项，次优事项可延后解决。
• 接收人无法胜任：可安排短期培训或增加临时支持人员。
• 系统权限问题：提前联系IT部门，确保权限变更不影响正常工作。

实操建议：
在通知中简单提及预案准备，例如：
“为避免交接遗漏，建议双方在交接完成后的一周内保持联系，并由部门主管进行最终确认。”

6. 确保文档的清晰性和可访问性

交接文档的清晰性和可访问性是确保交接成功的然后一环。

清晰性

• 使用统一的模板或格式，如标题、目录、表格等，便于快速定位内容。
• 避免使用过多专业术语，确保接收人能轻松理解。

可访问性

• 为交接文档设定合理的存储路径（如云盘、部门共享文件夹）。
• 确保文件的权限开放到位，避免接收人无法访问。

实操建议：
推荐利用利唐i人事的档案管理功能，集中存储和管理交接文件，方便后续追溯。

一份清晰的工作交接通知，既是高效沟通的体现，也是企业管理规范的重要保障。从明确交接目的到制定时间线，再到准备应急预案，撰写过程需要关注细节与逻辑。我认为，结合如利唐i人事等专业工具，可以大幅提升交接效率和可控性。在2025年的数字化时代，HR人员更应注重工具赋能和流程优化，让交接工作更加流畅无忧。