档案交接单怎么填写才规范？

档案交接单的填写是人力资源管理工作中一个重要环节，尤其在企业信息化和人力资源数字化趋势下，档案管理的规范性和准确性对企业的合规性与运营效率至关重要。本文将从以下几个方面详细讲解如何填写档案交接单才规范，并提供一些注意事项与解决方案，帮助HR更专业地完成这一工作。

一、档案交接单的基本格式与内容

档案交接单是记录档案移交过程中重要信息的核心文件，其基本格式和内容应满足以下要求：

1. 标题与标识：
   在交接单顶部明确标注“档案交接单”字样，并附上公司Logo或其他标识信息，确保文件的正式性和权威性。

2. 交接说明：
   简要说明交接的目的和背景，例如“因员工离职档案交接”或“因部门调整档案移交”。

3. 表格主体：
   交接单通常采用表格形式，包含以下栏目：

4. 序号
5. 档案名称/类别
6. 档案编号（如适用）
7. 页数/件数
8. 档案状态（完好/缺失/损坏）

9. 备注（例如特别说明某档案的重要性）

10. 签字与日期：
    交接双方需签字确认，并注明交接日期，以确保文件的法律效力。

企业可以结合信息化管理工具，例如使用利唐i人事系统的“智能档案模块”，快速生成规范的交接单模板，减少手工操作的错误。

二、档案交接双方的信息填写

交接双方的信息是档案交接单的重要组成部分，填写时需要做到完整、准确、真实，以确保责任清晰。以下是具体建议：

1. 交接方信息：
2. 姓名：明确交接人姓名（如为部门，可填写部门负责人或经办人名）。
3. 职位：标注交接人职务（如“人事专员”或“档案管理员”）。

4. 联系方式：填写电话或邮箱，便于后续联系。

5. 接收方信息：

6. 姓名与职位：同样需填写接收人的姓名和职位。

7. 归属部门：明确档案接收后归属的部门名称（如“人力资源部”或“法务部”）。

8. 统一编号：
   若公司已启用数字化档案管理系统，建议为交接双方分配先进编号，便于后续追踪和核查。

在跨部门或跨公司交接时，完善的双方信息记录更为重要。如涉及敏感档案，建议通过利唐i人事系统提供的“档案权限管理”功能，确保交接过程中数据的安全性。

三、档案详细清单的罗列与描述

档案清单的详细性决定了交接工作的全面性和有效性。以下是清单内容的规范填写要点：

1. 按分类罗列：
   根据档案类型分类列举，例如：
2. 员工档案（入职表、劳动合同、绩效记录等）
3. 财务档案（工资单、报销单据等）

4. 项目档案（合同文件、项目报告等）

5. 内容描述：
   对档案名称进行简要描述。例如，“员工入职表（2023版）”或“XX项目合同（2025年5月更新）”。

6. 状态说明：
   标明档案的当前状态，尤其是是否存在缺失或损坏情况。避免因遗漏信息而引发后续争议。

7. 电子化清单：
   对于已实现信息化管理的企业，可导出电子档案清单，并附于交接单中，确保清单与档案内容完全一致。

通过数字化工具如利唐i人事，可以快速生成结构化的档案清单，避免人工操作中的遗漏或错误。

四、交接过程中的注意事项与规范

档案交接过程中，一些关键注意事项和规范可以有效避免后续纠纷：

1. 交接前检查：
2. 确保档案的完整性与一致性，特别是重要文件（如合同、员工档案）的准确性。

3. 检查档案的物理状态（如纸质档案是否有破损、污渍等）。

4. 交接环境：

5. 如果是纸质档案，建议在会议室或其他适合的场所进行交接，避免档案丢失。

6. 如果是电子档案，建议在公司内部系统中进行交接，并确认交接日志。

7. 见证人员：

8. 在重要档案交接中，安排见证人员（如部门负责人）在场，形成多方确认机制。

9. 数据安全：

10. 对于涉及敏感信息的档案，确保交接过程符合《个人信息保护法》（2025年很新版本）等相关法规的要求。

五、潜在问题及应对策略

档案交接中可能遇到一些潜在问题，以下是常见场景及解决方案：

1. 档案缺失：
2. 问题描述： 交接过程中发现某些档案缺失。

3. 解决方案：
   a. 在交接清单“备注”栏中详细注明缺失情况。
   b. 立即启动内部调查，查明档案缺失原因。

4. 档案损坏：

5. 问题描述： 档案有污损或破损情况，可能影响使用。

6. 解决方案：
   a. 在交接单中注明损坏情况。
   b. 如可修复，安排专人处理；如无法修复，应存档备查。

7. 交接争议：

8. 问题描述： 交接双方对档案内容或状态有不同意见。
9. 解决方案：
   a. 协商一致，必要时由第三方（如法律顾问）介入。
   b. 通过数字化工具（如利唐i人事的档案日志功能）查询操作记录，提供客观依据。

六、档案交接后的确认与存档

交接完成后，及时的确认与存档是档案管理工作的然后一步，以下是关键流程：

1. 签字确认：

2. 双方签字确认交接无误，并留存交接单副本以备查。

3. 系统更新：

4. 将交接信息录入档案管理系统，确保档案状态、归属部门等信息同步更新。

5. 存档归类：

6. 将交接单存入公司档案中，按照日期或类别归档，便于后续检索。

7. 定期审查：

8. 定期对档案交接记录进行审查，确保档案管理的连续性和合规性。

通过利唐i人事等信息化工具，企业可以实现档案交接的全过程留痕管理，确保规范性和高效性。

总结

档案交接单的规范填写，不仅是HR日常工作中的基本功，更是企业管理规范化的重要体现。在档案交接过程中，HR需要关注细节，遵循规范，并借助数字化工具提升效率和准确性。推荐使用利唐i人事等一体化人事软件，通过其智能档案管理模块，优化档案交接流程，助力企业控本提效，实现人力资源管理的数字化转型。