人力资源档案怎么拆开

一、摘要

人力资源档案拆开是指对员工档案进行拆分、整理和重新归类的过程。通常在以下几种情况下，企业或组织需要进行档案拆分：1、员工转岗或离职，2、员工档案资料整理不清，3、企业更换档案管理系统等。拆分档案的目的是确保每位员工的个人信息、工作经历等可以更加清晰、有序地管理。在拆开人力资源档案时，最为关键的步骤是合理规划档案的分类和整理。例如，员工的合同、考核记录、培训记录等资料应进行独立的分类，确保信息可以迅速检索并使用。

二、拆开人力资源档案的步骤

一、准备工作

在拆开人力资源档案之前，首先需要进行以下几项准备工作：

确认档案拆分的必要性：评估是否需要拆分档案，通常情况下拆分是在员工离职、转岗或管理系统更替时发生的。
明确档案类别：根据档案的内容，将档案分为个人基本信息、合同文件、考核与评估记录、培训记录、社会保险、医疗记录等几大类。
建立档案拆分标准：为了方便后续的管理与查找，拆分前要有一套明确的标准，比如哪些信息归属于哪一类，哪些档案需要长期保存，哪些可以进行归档销毁等。

二、档案拆分操作

拆分原始档案：将原始档案逐一拆开，按类别逐项归档。例如，将员工的个人身份证明、学历证书、职务变动等资料放入“个人基本信息”文件夹中，将合同文件放入“劳动合同”类别中，考核和绩效记录放入“工作评估”文件夹中。
检查档案完整性：拆开档案时，确保每一项材料完整无缺，若发现某项资料缺失，及时联系相关部门或员工补充。
重新归档并编号：拆分后，应为每一类档案资料进行编号，便于查找和管理。每份档案应具有清晰的编号和归档说明，记录档案的拆分时间、目的以及管理人员的名称。
电子化管理：如果条件允许，拆分后的档案应当尽可能进行电子化存储，避免纸质档案的损坏和丢失。电子化存档后，建立相应的档案管理系统进行数字化管理。

三、文件的分类与整理

个人基本信息类：包括员工的身份证明、出生日期、婚姻状况、家庭情况、联系方式等。此类信息应单独分类，并标明存储期限。
合同与协议类：包括劳动合同、非竞争协议、保密协议等。所有与员工的法律关系相关的文件应归为一类，并根据需要保留一定年限。
考核与评估记录类：包括员工的绩效考核、奖惩记录、晋升记录等。这部分信息对员工的职业发展至关重要，需长期保存并便于随时查找。
培训与教育记录类：包括员工参加的各类培训、继续教育记录、技能证书等。这类文件应详细记录员工的成长轨迹，对人力资源的后续培训工作具有参考意义。
社会保险与福利类：包括员工的社保缴纳情况、医疗记录、退休金缴纳记录等，特别是涉及员工福利的文件需妥善保存。
离职与转岗记录类：若员工离职或发生职位调整，需要特别记录这些变动，并确保员工档案相应的分类调整。

四、档案拆分后的管理

拆分后的人力资源档案需要进行高效的管理，确保其完整性和安全性：

档案保密性：员工档案含有大量个人隐私信息，因此在档案拆分过程中，务必确保档案的安全性。档案管理人员应接受严格的保密培训，并采取有效的安全措施，如加锁文件柜、电子档案加密等。
档案存储与备份：对于拆分后的纸质档案，应妥善存放在专门的档案室中，并定期进行档案的备份与检查。电子档案应定期进行云备份，以防数据丢失。
定期清理：定期清理不再需要保存的档案，对于已经过期的档案，按照相关规定进行销毁。

五、拆开人力资源档案的常见问题与解决方法

资料缺失：拆分过程中，常会遇到某些档案资料缺失的情况。此时，应与员工或相关部门沟通，尽可能补全缺失的资料。若确实无法找到，需在档案上标明缺失部分，并作出说明。
档案不完整或损坏：对于过于陈旧的档案，纸质材料可能出现破损或信息缺失。此时，除了补全信息外，企业可以考虑重新扫描保存电子档案，并向员工说明档案管理的困难。
档案系统不兼容：如果企业更换了档案管理系统，可能会遇到新的系统与旧系统的数据不兼容问题。此时，应进行系统数据的转换工作，确保历史数据能够顺利迁移到新的系统中。

三、总结与建议

拆开人力资源档案的过程是对员工个人信息进行重新整理和归类的一个重要工作，目的是为了更好地管理和利用档案信息。在拆分过程中，合理分类和清晰的管理是确保档案可用性和安全性的关键。企业在拆开档案时，应注意每个步骤的规范性，避免遗漏重要信息。与此同时，应通过引入数字化管理手段，提高档案的效率和安全性。建议企业定期检查档案管理工作，确保档案信息的更新和完整。

通过标准化的操作流程和信息化管理手段，拆开人力资源档案不仅能提升工作效率，还能有效避免数据丢失和信息泄露。