人力资源档案怎么看

摘要
1、人力资源档案是组织用来记录员工基本信息、工作经历、业绩考核等的资料集。
2、通过人力资源档案，企业可以了解员工的历史表现与当前状态，为人力资源管理决策提供支持。
3、要查看人力资源档案，需遵循相关法律法规，保障员工隐私与档案的安全性。
在人力资源管理中，档案的查看不仅仅是为了获取信息，还涉及到合法合规性的问题。对于员工的个人信息、工作记录等，企业和人事管理部门需严格遵守保密规定与隐私保护要求，以确保企业管理的科学性和合法性。

一、什么是人力资源档案

人力资源档案是记录员工个人情况、职业生涯、工作业绩及其他相关资料的综合性文件。它不仅仅是一个存储员工信息的载体，更是企业在人才管理、人才选拔、晋升、评定等多方面决策的重要依据。具体内容包括但不限于员工的身份证明、学历证书、工作经历、培训记录、奖惩记录、薪酬及福利等。

基本个人信息：包括员工的姓名、性别、出生日期、身份证号、家庭住址、联系方式等。
职业生涯资料：包括员工的入职日期、岗位历史、职称变化、职位调动记录等。
业绩考核和评估：记录员工的工作表现、各类考核结果、年度评估等。
培训和发展：包括员工参加的各类培训课程、技能认证、学术研究等记录。
奖惩记录：记录员工的奖惩事项，帮助公司了解员工的表现和纪律情况。

二、人力资源档案的管理与保管

人力资源档案不仅关乎员工的个人隐私，还涉及到企业的管理合规性，因此它的管理和保管必须严格遵循相关的法律和法规。正确的档案管理不仅有助于提升员工的工作效率，还能降低企业面临的法律风险。

档案管理的制度化：企业应设立专门的档案管理部门或岗位，负责档案的接收、存储、更新和查询等工作，确保信息准确无误且及时更新。
档案的保密性：员工档案中包含大量个人信息，因此企业必须建立严格的保密制度，确保只有授权的人员才能访问员工档案。
档案存储与安全性：传统的纸质档案需要在专门的档案柜中保存，避免档案的丢失、损坏或泄露；对于数字化档案，企业应采取加密存储及备份措施，防止数据丢失或被篡改。
档案更新的时效性：员工在职期间，其档案应定期进行更新，包括薪资、职位变动、考核成绩等，以确保档案信息的时效性和准确性。

三、如何查看人力资源档案

查看人力资源档案的流程涉及到多方面的操作步骤，需遵循相关的管理规定与程序。不同的企业在查看人力资源档案时可能会有所不同，但一般来说，查看档案时需要遵循以下步骤：

明确查看目的：在查看员工档案之前，首先需要明确查看档案的目的。不同的目的可能会决定你需要查看档案的内容。例如，如果目的是为了评定员工的晋升资格，则重点查看其业绩考核和奖惩记录；如果是为了办理退休手续，则重点查看工作年限和社会保险记录。
申请查看权限：查看员工档案通常需要相关部门或管理者的批准。员工档案属于敏感信息，非授权人员不得随意查看。因此，相关人员需要填写档案查看申请表，提供查看档案的具体理由，并获得批准。
依据法律法规操作：依据《劳动法》以及《档案管理法》等法规，员工档案不得随意公开或泄露。在查看档案时，必须严格遵循数据保护法规，确保仅限于必要的人员和用途。
档案查询与获取：在获得查看权限后，可根据管理部门的规定，进入档案室或者通过数字化平台进行档案查询。如果是纸质档案，需要在档案管理员的陪同下查阅；如果是电子档案，则需使用企业指定的系统进行查阅。

四、查看档案的合规性和隐私保护

在查看人力资源档案的过程中，确保合规性与隐私保护至关重要。根据相关法律法规，员工个人信息的隐私权应受到严格保护，企业必须采取适当的措施以防止档案信息泄露或滥用。

合规性要求：员工档案属于个人隐私范畴，查看档案的行为必须遵循《劳动法》和《档案管理条例》等法律规定，避免非法查看或泄露员工信息。企业还需确保档案的使用目的明确且正当，不得用于与员工知情权无关的事项。
隐私保护措施：企业在管理和查看档案时，应采取加密措施确保电子档案的安全，同时限制能访问档案的人员范围。对纸质档案，应定期检查档案柜的安全性，确保只有授权人员能接触到档案。
透明度与员工知情权：员工有权知晓自己的档案内容，并且可以申请查看自己的档案。企业应确保员工能够通过合适的途径了解并核对自己档案的内容，保证信息的透明性和公正性。