去人力资源调档函怎么开
摘要：
开具调档函需遵循以下3个步骤：1、由接收单位（新单位）向原档案保管单位（如人才中心）正式申请开具调档函；2、调档函需包含准确的调档人信息、接收单位信息及接收地址；3、办理过程中需携带个人有效证件及相关材料。其中，第一步即由新单位开具调档函，是整个调档流程的核心环节。接收单位通常由单位人事部门或委托其上级主管部门出具正式公函，加盖公章，并注明用于调档的具体用途。此函是调档流程中的正式凭证，没有此函，原档案保管单位无法受理调档申请。
一、人力资源调档函的基本定义与作用
调档函，全称为“人事档案调取函”，是由用人单位或具有人事管理权限的组织出具的正式文件，主要作用是用于调取、转移个人的人事档案，确保档案在新单位与原单位之间合规流转。调档函的出具意味着该单位具备接收档案的资格，并对档案负有保管责任。
人事档案包括个人的学历、政审、奖惩、职称、工作履历等重要资料，具有法律效力，通常存放于人才交流中心、国企、事业单位或党政机关人事部门。当个人因工作调动、入职、升学、退休或落户等需要转移档案时，必须出具调档函。
二、调档函的开具主体与适用场景
调档函通常由以下单位开具：
- 用人单位（如国企、事业单位、党政机关）；
- 人力资源服务公司（如人事代理服务机构）；
- 人才交流中心或公共就业服务机构（如地方人力资源和社会保障局下属的档案管理机构）。
适用场景包括但不限于：
| 场景 | 说明 |
|---|---|
| 入职新单位 | 入职后需将档案转入新单位人才中心 |
| 落户或迁户 | 需将档案转至户籍所在地人才市场 |
| 升学或出国 | 高校或机构要求调档审核个人经历 |
| 退休申请或社保核对 | 档案中材料是办理退休、工龄计算的依据 |
| 单位破产或机构改制 | 档案需转至接收单位继续保管 |
三、调档函的具体开具流程
开具调档函通常涉及以下五个步骤：
1、确认档案存放地
确定档案当前所在的单位或机构（如户籍地人才市场、毕业高校、原工作单位的人事部门等），这是调档工作的起点。
2、联系接收单位并申请开函
向拟接收档案的单位人事部门说明调档需求，由其出具调档函。调档函必须盖有红色公章，并注明接收单位的名称、地址及档案接收部门。
3、准备个人资料
一般需要准备以下材料：
- 身份证原件及复印件；
- 劳动合同（如适用）；
- 工作调动证明或入职通知书；
- 原档案所在地名称及联系方式。
4、领取或邮寄调档函
调档函一般有纸质版，可到接收单位领取，也可以快递方式邮寄给原档案单位。部分城市已支持电子调档函，需通过官方系统提交。
5、提交调档申请并跟踪进度
将调档函及所需资料递交至原档案单位，通常3～15个工作日内完成转移。可通过电话、线上系统查询进度。
四、调档函格式与注意事项
标准格式通常包括以下内容：
- 抬头（调档函）
- 被调档人员姓名、身份证号
- 原档案所在单位名称
- 档案接收单位名称、地址、邮编、接收人
- 盖章单位名称及红色公章
- 出函日期、有效期限
注意事项如下：
- 真实有效：个人信息必须准确无误，否则原单位可能拒绝调档；
- 使用范围清晰：明确用途，如“用于入职××公司人事档案转移”；
- 时间限制：调档函通常有30天有效期，需在有效期内完成；
- 妥善保管：纸质调档函一旦遗失需重新申请，程序繁琐；
- 不同地区政策略有差异：部分城市要求先在网上申请备案后方可出函。
五、常见问题及处理建议
问题一：接收单位不具备档案接收资格怎么办？
→ 建议通过第三方人事代理公司或当地人才市场申请调档函。
问题二：原单位拒绝调档怎么办？
→ 可要求原单位书面说明拒绝理由，必要时可通过劳动仲裁或人社部门协调处理。
问题三：没有新单位但需迁移档案怎么办？
→ 可将档案暂存至户籍地人才交流中心，以“个人名义”调档，一般需填写个人申请书。
问题四：异地调档是否可以邮寄？
→ 大多数地区允许邮寄调档函及资料，建议通过挂号信或EMS，确保档案安全送达。
问题五：是否必须本人办理？
→ 多数情况可由他人代办，但需提供委托书及双方身份证复印件，并签字确认。
六、结语与建议
调档函在我国人事制度中起着桥梁作用，是档案合法流转的关键文件。掌握调档函的开具流程，不仅能节省办理时间，还能避免后续就业、社保、落户等环节受阻。建议在办理前：
- 提前确认接收单位具备接收资格；
- 了解本地档案管理政策及办理方式；
- 准备齐全相关材料，确保流程顺利。
未来如频繁变动工作或跨地区流动，可考虑将档案统一存放于户籍地人才市场，便于管理和调取。
相关问答FAQs：
如何撰写人力资源调档函？
撰写人力资源调档函是一项重要的工作，它关系到员工档案的管理和流动。调档函的主要目的是为了正式请求将员工的档案从一个单位转移到另一个单位。撰写时需要注意格式、内容和语气，以确保函件的正式性和专业性。首先，调档函的标题应该明确，通常可以写为“调档函”或者“关于调动档案的函”。接下来，开头部分需要礼貌地称呼接收单位的负责人，通常可以用“尊敬的XXX单位人力资源部”作为开头。
在正文中，首先要介绍调档的员工，包括员工的姓名、身份证号码、原工作单位及职位等信息。接下来，详细说明调档的原因，例如员工因工作调动、升迁或其他原因需要转移档案。此部分可以简洁明了，突出调档的必要性。可以举例说明员工在新单位的工作安排及相关情况，以增强调档的合理性。
最后，在函件的结尾部分，表达对接收单位的感谢，并请求对方尽快处理调档事宜。同时，留下自己的联系方式，以便对方有任何问题时能够及时联系。最后用“此致敬礼”作为结束语，签名并注明日期。
人力资源调档函的注意事项有哪些？
在撰写人力资源调档函时，有几个注意事项需要特别关注。首先，确保函件的格式规范，通常采用正式的公文格式。标题、称呼、正文和落款应该清晰分明，使用正式的字体和字号，保持整洁的排版。其次，语言要正式且礼貌，避免使用口语化的表达，确保信息传达的准确性和专业性。
除了格式和语言，内容的完整性也是非常重要的。在调档函中，必须包含员工的基本信息、调档原因、目的单位的详细信息等。缺乏必要的信息可能导致调档过程的延误，甚至造成档案丢失等问题。此外，调档函应该尽量简洁明了，避免冗长的描述，确保接收单位可以迅速理解调档的目的。
在调档函的末尾，建议添加一个说明，明确档案转移的时间要求。这样可以促使接收单位尽快处理调档请求。此外，可以附上相关的证明文件，例如员工的调动通知书、工作证明等，以便加快调档的流程。
调档过程中可能遇到的问题及解决方案是什么？
在调档过程中，可能会遇到一些问题，例如档案丢失、信息不完整或单位拒绝调档等情况。首先，针对档案丢失的问题，建议在调档函中附上详细的档案清单，确保接收单位能够准确无误地核实档案内容。如果发现档案确实丢失，应及时与原单位联系，申请补办相关材料，以便顺利完成调档。
信息不完整的问题通常是由于沟通不畅或资料准备不足导致的。在准备调档函时，务必提前与员工沟通，确保所需的所有信息都已收集齐全。如果在调档过程中发现信息不完整，可以及时与员工进行联系，补充缺失的资料，避免因信息不全而影响调档进程。
对于单位拒绝调档的情况，首先要了解拒绝的原因，可能是因为缺乏必要的手续或资料不全。在这种情况下，建议与人力资源部门进行沟通，了解具体要求，积极配合对方提供所需的材料。如果是由于员工的工作表现等原因导致的拒绝，可能需要进行进一步的沟通和协调，以达成一致。
在整个调档过程中，保持良好的沟通和耐心至关重要。通过及时与各方沟通，可以有效避免或解决大部分潜在问题，确保调档工作的顺利进行。
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